Wenn eine Schätzung richtig ist, dann ist sie nicht richtig. Und das ist richtig (oder das Paradoxon der Schätzung)

Als Kunde erhalte ich oft Kostenvoranschläge und denke, dass ich jetzt genau weiß, was ich bekommen werde und wann es fertig sein wird. Ich warte auf meine Bestellung in einem Restaurant, ich erwarte aufgrund der Wegbeschreibung, dass ich pünktlich zur Arbeit komme, oder ich glaube, dass die Bauarbeiter die Reparaturen an meinem Haus bis nächsten Samstag abgeschlossen haben werden.

*Ich erinnere mich an die Worte:

• “Ihre Bestellung wird in 20 Minuten fertig sein”
• “Die Fahrt dauert eine halbe Stunde”
• “Wir machen das jeden Tag. Wir werden Ihr Haus in 33 Tagen reparieren”

Aber warum geschieht es nie pünktlich oder so, wie ich es erwarte? Und warum bin ich immer noch optimistisch, dass das Ergebnis dieses Mal tatsächlich den Erwartungen entsprechen wird?

Ich stelle mir vor, dass ich als Kunde meine Erwartungen auf der Vorstellung aufbaue, dass Kostenvoranschläge in Stein gemeißelt sind. Vielleicht, weil ich tief in meinem Innern glauben möchte, dass ich die Kontrolle habe und die Situation vollständig verstehe. Oder ich vertraue darauf, dass die Leute, mit denen ich zusammenarbeite, Profis sind, die wissen, was sie tun, und deshalb vertraue ich ihren Einschätzungen. Dann erhalte ich meine Produkte oder Dienstleistungen mit Verspätung, irgendetwas stimmt nicht, oder die Qualität ist einfach nicht vorhanden. Und dann erinnere ich mich daran, dass ich in meinem Berufsleben Projektmanager bin.

Von Punkt A nach Punkt B kommen

Als Projektmanagerin liebe ich Ordnung. Andererseits freue ich mich aber auch über die Herausforderung des Chaos. Wenn man Angst vor Chaos und Ungewissheit hat, wäre es schwierig, Projektmanager zu sein, denn echte Projekte bringen viele Überraschungen mit sich - und nicht immer positive. Wir gehen mit dem Chaos um und schaffen Ordnung; dies ist ein ständiger Prozess. Und die erste Stufe in diesem Spiel ist der Prozess der Schätzung.

Google Maps zum Beispiel ist ein sehr gutes Modell für die Straßen einer Stadt. Aber es ist nur ein Modell, es ist nicht die tatsächliche Stadt, heute, um 8:00 Uhr morgens.

Angenommen, Sie sind ein guter Autofahrer, kennen Sie die Stadt oder zumindest den Weg zu Ihrem Büro. Sagen wir, normalerweise dauert es etwa 30-45 Minuten. Als Projektleiter Ihres Projekts mit dem Titel “Ins Büro kommen” kalkulieren Sie vorsichtshalber 15 Minuten mehr ein und machen sich auf den Weg. Sie schreiben Ihrem Kollegen eine SMS und sagen: “Sicher, wir sehen uns um 9” Ihr Navigationsgerät sagt “38 Minuten” und ein eingängiger Song läuft. In fünf Minuten sehen Sie eine orangefarbene Linie auf Ihrer Karte, die sich nach ein paar Minuten in eine rote Linie verwandelt, und eine Benachrichtigung besagt “+12 Minuten” Nicht toll, aber wenigstens hat man einen Zeitpuffer. Dann wird es schlimmer, man biegt auf eine alternative Route ab, ist fast gerettet - und dann ist der Autoreifen platt und das Spiel vorbei.

**Was sind Ihre Optionen?

a) einen Ersatzreifen aufziehen (schnelle Lösung)

b) einen Reparaturdienst finden (das Projekt neu planen und den Zeitplan und das Budget ändern)

c) oder das Auto am Straßenrand stehen lassen und ein Taxi nehmen (ebenfalls zusätzliches Budget für einen zusätzlichen “Entwickler”, der in der Regel heute nicht anfangen kann, was ebenfalls zu zusätzlichen Kosten und Verzögerungen führt)

Vielleicht schaffen Sie es im besten Fall bis 9:30 Uhr ins Büro. Oder Sie müssen Ihre Besprechung absagen oder neu ansetzen (den Termin ändern).

Aber wer weiß, vielleicht können Sie sich ja ein Hubschraubertaxi leisten! Und wenn Ihre Besprechung um 9.00 Uhr sehr wichtig ist, kann es sinnvoll sein, dafür zu bezahlen.

Natürlich gibt es auch ein umgekehrtes Szenario. Heute ist ein Feiertag, aber aus irgendeinem Grund gehen Sie trotzdem zur Arbeit ins Büro. In diesem Fall können Sie in 15 Minuten dort sein, was ebenfalls von Ihrer Schätzung von 30 bis 45 Minuten abweicht.

Natürlich geht es in diesem Beispiel um Risiken, und Sie können sagen: “Sie sollten Ihre Risiken besser managen.” Aber wie viel besser können Sie es machen, wenn Sie “Budgetbeschränkungen” in Höhe von einer Stunde haben? (Und “weniger schlafen” ist sicherlich keine vertretbare langfristige Lösung.)

Schätzung von Entwicklungsprojekten wie ein Actionheld

Um auf die IT zurückzukommen, möchte ich sagen, dass es unzählige Risiken gibt, die eintreten können oder auch nicht. Sollten Projektmanager sie alle in eine Schätzung einbeziehen? Das wäre unvernünftig, und auch Faktoren wie die Größe des Teams und die Frage, wer genau welche Aufgabe übernimmt, wirken sich auf die Genauigkeit der Schätzung aus und können sie drastisch verändern.

Einige Fragen, die ich mir bei der Erstellung einer Schätzung gerne stelle, sind:

• Kenne ich die genauen Teammitglieder, wenn ich einen Kostenvoranschlag für ein Projekt erstelle, das noch nicht verkauft wurde?

In der Regel nein.

• Kenne ich die Höhe des Risikos, das die Kunden akzeptieren können, und füge ich gleichzeitig einen Puffer hinzu?

Nein, ich kann nur raten oder meine Annahmen auf akzeptable Risiken für mein Unternehmen stützen.

• Habe ich vor der Schätzung einen genau definierten Umfang?

Ich bezweifle es.

Aber warum spreche ich überhaupt über Kostenvoranschläge, wenn die meisten unserer Kunden nach Zeit und Material arbeiten wollen (im Gegensatz zu einem Festpreis für ein Projekt)? Weil Sie, ob Sie wollen oder nicht, selbst wenn Sie bereit sind, nach Zeit und Material zu arbeiten, immer noch das Budget des Projekts und die entsprechenden Fristen kennen wollen. Selbst wenn man auf der Basis von T&M arbeitet, muss ein Unternehmen die Ressourcen für mindestens ein Quartal veranschlagen. Wenn Sie zu Beginn des Projekts einen groben Kostenvoranschlag oder eine vorläufige Schätzung erhalten haben, ist es gut, all diese Überlegungen im Hinterkopf zu behalten. Es handelt sich dabei nur um eine Schätzung, ähnlich wie bei einer Google Maps-Fahrzeitprognose.

Jeder Held im Film glaubt, dass seine erste Handlung zum gewünschten Ziel führen wird, und gewöhnlich hören wir den Satz: “Ich habe einen Plan.” Glauben Sie wirklich, dass für unseren Helden alles nach Plan laufen wird?

Der Satz “Ich habe einen Plan” ist dasselbe wie “Hier ist deine Schätzung” Dann stößt der Protagonist auf Hindernisse und die ursprünglichen “Schätzungen” oder “Pläne” müssen revidiert oder sogar geändert werden. Und etwas, das “richtig” war, wird ungenau oder sogar ganz falsch. Vielleicht lautet die richtige Frage nicht: “Haben Sie eine genaue Schätzung?”, sondern: “Haben Sie einen guten Fahrer, der die Stadt kennt?”

Ich denke, dass selbst die Schätzung von Google Maps für Ihre Fahrt nur annähernd richtig ist, aber selbst dieses Schätzungsmodell ist mit all seinen Fehlern unglaublich ausgeklügelt. Und kein Modell kann die dynamische Realität vollständig abbilden. Das heißt, selbst wenn Sie für Ihre Schätzung bezahlen können und wollen und viel Zeit haben, um die Details auszuarbeiten, gibt es keine Garantie, dass Ihre Schätzung zu 100 % korrekt ist. Wenn Ihr Kostenvoranschlag also zu Beginn korrekt ist, dann gilt das nicht für die gesamte Dauer des Projekts, und das ist richtig so.

Dennoch ist ein Kostenvoranschlag eine gute Grundlage für den Projektstart, und ein guter Fahrer wird alle erforderlichen Korrekturen vornehmen, um Sie von Punkt A nach Punkt B zu bringen.

Übrigens, wie sehen Ihre Pläne für 2020 aus? Gibt es Änderungen? Auch wenn Ihre Schätzungen nicht genau wie geplant ausgefallen sind, hat Ihre Organisation hoffentlich neue Wege gefunden, um sich in diesem turbulenten Jahr neu auszurichten und auf Kurs zu bleiben.