Haben Sie die Politik schon satt? Lassen Sie nicht zu, dass sie Ihr Intranet-Design ruiniert

Politik kann Ihr Intranet-Design ruinieren

Das richtige Intranet-Design für Ihr Unternehmen zu finden, kann wirklich schwierig sein. Der Grund dafür ist vielleicht nicht das, was Sie denken. Es liegt nicht am Geld … es liegt nicht an der Technologie … es liegt an der Politik. Nicht die Politik der Republikaner gegen die Demokraten, sondern die gute alte unternehmensinterne Politik. Deshalb ist es wichtig, [Best Practices der Intranetgestaltung] zu kennen (https://www.door3.com/blog/intranet-design-best-practices-to-create-an-engaging-digital-workplace).

Die Art von Politik, die wir bei Intranet-Design-Projekten beobachten, besteht in der Regel darin, dass Menschen sich nicht darüber einig sind, was am wichtigsten ist, weil sie sich für ihre Gruppe, Abteilung, Praxis usw. engagieren und wollen, dass ihre Prioritäten auf der Homepage oder auf wichtigen Landing Pages erscheinen. Diese Politik resultiert daraus, dass man sich nicht einig ist, was das Ziel des Intranet-Designs im Allgemeinen ist.

Im Gegensatz zur Politik gibt es eine erreichbare Lösung, die die meisten umsetzen können. Organisationen mit klar definierten Aufgaben, Zielen und Strukturen haben es leichter, mit diesen Problemen umzugehen, da das Intranet-Design in gewissem Maße ein Abbild der Organisation ist.

Was sagen die Umfragen?

[Eine Studie der Nielsen Norman Group (https://www.nngroup.com/articles/intranet-users-stuck-low-productivity/) zeigt, dass “ein Unternehmen mit 10.000 Mitarbeitern 4 Millionen Dollar pro Jahr einsparen kann, wenn es von einer schlechten Intranet-Nutzbarkeit zu einer durchschnittlichen Intranet-Nutzbarkeit übergeht.” Es steht also außer Frage, dass die Verbesserung Ihres Intranet-Designs Ihr Endergebnis verbessern wird. Die Frage ist nur, wie Sie das Design und die Funktionalität Ihres Intranets verbessern und gleichzeitig die politischen Probleme eines unternehmensweiten Projekts dieser Größenordnung vermeiden können

Manager und Führungskräfte auf oberster Ebene sind es vielleicht gewohnt, Entscheidungen für ihre Teams zu treffen, aber bei diesem Projekt ist es wichtig, die Meinung derjenigen einzuholen, die das Intranet tagtäglich nutzen. Und wer nutzt es jeden Tag? Nun, das ist die erste Frage, die Sie stellen sollten. Oft sind es gerade die Personen, die bei der Gestaltung des Intranets nicht mit am Tisch sitzen, die es am meisten nutzen. Bei der Gestaltung eines Intranets können Sie mit Hilfe von Benutzertests sicherstellen, dass die täglichen Benutzer ebenso zu Wort kommen wie die Unternehmensleitung.

Auch wenn sich Unternehmenspolitik unerwünscht anfühlt, können leidenschaftliche Meinungen gut für Ihr Projekt sein, wenn sie auf Benutzerdaten beruhen. Wir schlagen nicht vor, dass Sie Tausende oder gar Hunderte von Mitarbeitern an der Gestaltung Ihres neuen Intranets beteiligen. Bei der Entwicklung von über 20 kundenspezifischen Intranet-Designlösungen haben wir gelernt, dass Sie mindestens acht Power-User brauchen, die Sie befragen und mit denen Sie Benutzertests durchführen können. Es kann zwar von Vorteil sein, wenn mehr Benutzer an den Tests beteiligt sind, aber das Wichtigste ist, dass sie durchgeführt werden.

Eine Strategie, die wir dabei anwenden, besteht darin, in Form eines Dreiecks zu denken. Die Personen am unteren Ende des Dreiecks sind die Benutzer, mit denen man spricht und von denen man Informationen sammelt, und die Person am oberen Ende des Dreiecks, höchstwahrscheinlich ihr Manager oder der Leiter ihrer Abteilung, ist diejenige, die die Ergebnisse überprüft und die Entscheidung über die Priorisierung trifft. Eine Ebene darüber sprechen Sie mit allen Abteilungsleitern, um die Informationen zu sammeln (z. B. für die Homepage), aber Sie können auch mit dem CEO (oder einem Titel auf der nächsthöheren Ebene) zusammenarbeiten, um die Entscheidung über die Priorisierung zu treffen. Wenn Sie das Projekt verstehen und so strukturieren, dass es innerhalb dieser Befehlsketten funktioniert, kann es recht einfach sein, alles zu erledigen.

Wie Sie Ihr Intranet gestalten (Sie brauchen keinen Kampagnenmanager)

Wenn Sie nach Beispielen für gutes Intranet-Design suchen, werden Sie wahrscheinlich nicht fündig. Die meisten Unternehmensintranets befinden sich hinter einer Firewall, so dass Sie keinen Blogbeitrag finden werden, der Bilder der “Top 10 Intranet Design Trends” zeigt, die Ihnen als Inspiration dienen könnten. Wenn Sie sich für eine bestehende und nicht für eine maßgeschneiderte Lösung entscheiden, müssen Sie sich mit den verfügbaren Vorlagen begnügen, die möglicherweise nicht den Bedürfnissen Ihrer Benutzer entsprechen.

Wir sind der Meinung, dass es sich lohnt, sich die Zeit zu nehmen, Nutzerforschung zu betreiben, bevor Sie überhaupt darüber nachdenken, wie das Intranet-Design aussehen soll. Warum sind diese Daten wichtig? Was kann man damit machen? die Nutzertestdaten machen deutlich, welche Funktionen in das Intranet-Design Ihres Unternehmens aufgenommen werden sollten. Wir haben festgestellt, dass 80 % der Intranets ähnliche Funktionen aufweisen. Die strategische Gestaltung der anderen 20 % Ihres individuellen Intranets wird die Akzeptanz und die Produktivität Ihrer Mitarbeiter erhöhen. Und wir wagen zu behaupten, dass die Nutzung des Intranets tatsächlich Spaß machen wird. Es ist witzig, denn 80 % des Intranets mögen typisch sein, business as usual, aber die anderen 20 % sind sehr spezifisch für Ihre Unternehmensziele und -vorgaben. (Und diese 20 Prozent beziehen sich oft auf Dinge, die Ihr Unternehmen in Bezug auf Ihr Wertversprechen, Ihre Struktur, Ihr Fachwissen und sogar Ihre Unternehmenskultur einzigartig machen)

Schritte zur Erstellung eines erfolgreichen Intranet-Designs

Die Durchführung von Nutzerforschung mag überwältigend klingen, aber das muss sie nicht. Wenn Sie die Forschung und das Design selbst durchführen möchten, empfehlen wir Ihnen die folgenden Schritte:

1. Führen Sie einige Tests durch. Sie können einfache Online-Kartensortiertests mit den Benutzern durchführen. Diese erfordern weniger als 30 Minuten Zeitaufwand und können bequem online durchgeführt werden. Es müssen keine Zeitpläne konsultiert werden, es muss kein Besprechungsraum reserviert werden, und die Teilnehmer können zu einem Zeitpunkt teilnehmen, der für sie am besten geeignet ist.

2. Nachbereitung. Untersuchen Sie interessante Punkte, indem Sie ausführliche Interviews führen, um die wichtigsten Daten zu sammeln. Wie viel Zeit verbringt der Mitarbeiter mit der Nutzung des Intranets? Welche Aufgaben muss diese Person erledigen? Was sind die besonderen Bedürfnisse dieses Benutzers?

3. Gewichten Sie die Daten richtig. Berücksichtigen Sie, wie sehr der Benutzer das Intranet für seine Arbeit benötigt, anstatt die Meinungen nach dem Organigramm zu ordnen. Häufig wird der Fehler begangen, die Meinungen der leitenden Angestellten über die der normalen Benutzer zu stellen. Wir sagen zwar nicht, dass Sie die leitenden Interessenvertreter außer Acht lassen sollen, aber die Menschen, die das Intranet täglich für ihre Arbeit nutzen, müssen unbedingt berücksichtigt werden.

4. Lassen Sie die Homepage sich selbst aufbauen. Wir stellen uns ein Intranet-Design-Projekt als eine Art Dreieck vor, mit der Homepage an der Spitze und Seiten mit spezifischeren Informationen darunter. Die meisten Menschen würden dazu neigen, oben (mit der Homepage) anzufangen und sich nach unten vorzuarbeiten. Wir empfehlen jedoch, unten anzufangen, wo die Seiten am stärksten konzentriert sind. Entwickeln Sie zuerst die Informationsarchitektur, das Layout und die Inhaltsstrategie für diese Seiten. Auf der nächsthöheren Ebene sind die Seiten dann in der Regel eine Konsolidierung der wichtigsten Elemente der darunter liegenden Seiten. Da Sie diese Seiten bereits fertiggestellt haben, ist es einfach, sie zu betrachten und zu entscheiden, was an die Spitze kommen soll. Wenn Sie die Startseite an der Spitze des Dreiecks erreichen, baut sich die Seite fast von selbst auf, da Sie die Komponenten hervorheben, die bereits als die wichtigsten identifiziert worden sind.

Vergessen Sie nicht Ihre Wählerschaft

Wenn Sie sich die Zeit nehmen, zu verstehen, wie Ihre Mitarbeiter Ihr Intranet wirklich nutzen (und nicht, wie Sie glauben, dass sie es tun), können Sie das Design, die Benutzerfreundlichkeit und die Akzeptanz wirklich verbessern. Während Umfragen in DC irreführend sein können, finden wir bei DOOR3, dass nur 4 Stunden Forschung den Unterschied zwischen einem schlechten und einem großartigen Intranetdesign ausmachen können. Und wenn Sie auf Probleme mit dem Intranet-Design stoßen, haben wir Lösungen für sie hier. Kontaktieren Sie uns noch heute!

Bildnachweis: KOMUnews, Sarah B. Brooks