Intranet-Lösungen | Wie man die 3 größten Intranet-Probleme löst

Auswahl der richtigen Intranet-Lösungen für Ihr Unternehmen

Im digitalen Zeitalter sind Intranetlösungen zu einem Eckpfeiler für die Förderung der internen Kommunikation und Zusammenarbeit in Unternehmen geworden. Diese digitalen Plattformen dienen als zentrales Nervensystem eines Unternehmens und bieten den Mitarbeitern ein sicheres und effizientes Mittel zum Austausch von Informationen, zur Verwaltung von Dokumenten und zur gemeinsamen Arbeit an Projekten.

Unter all den Intranet-Lösungen für kleine Unternehmen bis hin zu Unternehmen, die heute zur Verfügung stehen, ist die Auswahl der richtigen für Ihr Unternehmen eine wichtige Entscheidung, die den Erfolg und die Akzeptanz innerhalb eines Unternehmens maßgeblich beeinflussen kann. Der Prozess beginnt mit einer gründlichen Bewertung des Geschäftsbedarfs, bei der die wichtigsten Herausforderungen und Anforderungen im betrieblichen Kontext des Unternehmens ermittelt und die Interessengruppen einbezogen werden, um ein umfassendes Verständnis dieser Anforderungen zu gewährleisten. Dieser kollaborative Ansatz ist von entscheidender Bedeutung, da er Einblicke aus verschiedenen Bereichen des Unternehmens ermöglicht und zu einem fundierten Entscheidungsprozess führt. Der nächste Schritt umfasst einen sorgfältigen Vergleich verschiedener Intranet-Plattformen, bei dem die Funktionen, die Skalierbarkeit und das Nutzerfeedback bewertet werden, um festzustellen, wie gut sie mit den ermittelten Geschäftsanforderungen übereinstimmen. Darüber hinaus ist eine sorgfältige Analyse der Gesamtbetriebskosten und der potenziellen Kapitalrendite von entscheidender Bedeutung, da diese Faktoren langfristige finanzielle Auswirkungen auf das Unternehmen haben werden. Indem sie sowohl die funktionalen als auch die finanziellen Aspekte der Intranet-Softwarelösungen berücksichtigen, können Unternehmen eine Plattform auswählen, die nicht nur ihre unmittelbaren Anforderungen erfüllt, sondern auch ihr Wachstum und ihre Entwicklung im Laufe der Zeit unterstützt.

Es gibt einige häufige Probleme, die wir bei der Arbeit mit unseren Kunden feststellen, unabhängig davon, ob ein Unternehmen eine der besten Intranetlösungen auf dem Markt verwendet oder eine zehn Jahre alte.

Bevor wir auf diese häufigen Probleme eingehen, sollten wir zunächst die Grundlagen des Intranets erläutern.

Intranet-Lösungen verstehen

Die Geschichte und die Entwicklung von Intranet-Systemen haben einen bemerkenswerten Wandel vollzogen: Von ihren Anfängen als einfache vernetzte Systeme für die interne Kommunikation haben sie sich zu umfassenden digitalen Arbeitsplätzen entwickelt, die ein wesentlicher Bestandteil der betrieblichen Infrastruktur moderner Unternehmen sind. Ursprünglich waren Intranets auf Servern vor Ort untergebracht und erforderten erhebliche Investitionen in Hardware und IT-Ressourcen. Es hat jedoch eine deutliche Verschiebung hin zu Cloud-basierten Lösungen stattgefunden, die eine größere Skalierbarkeit, Flexibilität und Kosteneffizienz bieten und es Unternehmen jeder Größe ermöglichen, die Vorteile von Intranets zu nutzen, ohne eine umfangreiche physische Infrastruktur zu benötigen. Die heutigen Intranet-Softwarelösungen zeichnen sich durch ihre grundlegenden Komponenten aus, die interne Arbeitsabläufe rationalisieren, aber auch eine vernetztere und produktivere Arbeitsumgebung fördern.

Intranet-Lösungen für kleine Unternehmen im Vergleich zu Großunternehmen

Beim Vergleich zwischen Intranetlösungen für kleine Unternehmen und Unternehmen spielen der Umfang und die Komplexität der Anforderungen des Unternehmens eine entscheidende Rolle bei der Bestimmung der richtigen Lösung. Intranetlösungen für kleine Unternehmen sind oft kostengünstig, einfach zu implementieren und erfordern nur minimale Anpassungen. Bei Intranet-Lösungen für kleine Unternehmen stehen außerdem benutzerfreundliche Oberflächen, unkomplizierte Tools für die Zusammenarbeit und einfache Dokumentenverwaltungssysteme im Vordergrund, die die Flexibilität des Unternehmens unterstützen und die direkte Kommunikation fördern. Unternehmen hingegen benötigen Intranet-Lösungen, die einen größeren Umfang an Operationen, komplexere Sicherheitsanforderungen und eine Vielzahl von Integrationen mit bestehenden Unternehmenssystemen bewältigen können. Diese Lösungen müssen umfassend angepasst werden können, um den unterschiedlichen Anforderungen der einzelnen Abteilungen gerecht zu werden, und sie müssen fortschrittliche Funktionen für die Dokumentenverwaltung sowie eine robuste Skalierbarkeit bieten, um einer wachsenden Anzahl von Benutzern und komplexen Organisationsstrukturen gerecht zu werden.

##Die wichtigsten Merkmale effektiver Intranet-Lösungen

Effektive Intranet-Softwarelösungen zeichnen sich durch Schlüsselfunktionen aus, die nicht nur die Benutzerfreundlichkeit verbessern, sondern auch die Geschäftsprozesse unterstützen. Im Vordergrund stehen dabei die Benutzeroberfläche und das Benutzererlebnis, wobei intuitives Design und Navigation, personalisierte Dashboards für einzelne Benutzer und die Zugänglichkeit über verschiedene Geräte und Plattformen hinweg im Vordergrund stehen, was das Intranet zu einem vielseitigen Werkzeug für die moderne Belegschaft macht.

Die Zusammenarbeit wird durch Tools erleichtert, die die Bearbeitung und gemeinsame Nutzung von Dokumenten in Echtzeit ermöglichen, sowie durch spezielle Arbeitsbereiche für das Projektmanagement und Funktionen für soziale Netzwerke, die sich nahtlos in die Arbeitsumgebung integrieren.

Eine weitere Säule ist die Dokumentenverwaltung, die mit sicherer Speicherung, einfachem Abruf, Versionskontrolle und Prüfpfaden dafür sorgt, dass die Dokumente sicher und gut organisiert sind und gleichzeitig die Datenschutzbestimmungen eingehalten werden.

Anpassbarkeit und Skalierbarkeit von Intranet-Softwarelösungen sind ebenfalls von entscheidender Bedeutung, da sie auf die spezifischen Bedürfnisse eines Unternehmens zugeschnitten werden können, mit diesem wachsen und flexibel genug sind, um eine Reihe von Benutzerrollen und -berechtigungen zu berücksichtigen.

Und schließlich muss das Intranet über moderne Integrationsfunktionen verfügen, die eine nahtlose Verbindung mit externen Anwendungen und Diensten ermöglichen, mit Unternehmenssystemen wie CRM und ERP synchronisiert werden können und eine einheitliche Suche über alle Plattformen hinweg bieten.

Betrachten wir nun drei verschiedene Überlegungen zur Erstellung effektiver Intranet-Lösungen:

Intranet-Lösung 1: Machen Sie es mobil

Laut StatCounter hat die mobile Nutzung im Oktober 2016 weltweit die Desktop-Nutzung überholt. Die mobile Nutzung hat weiter zugenommen, und die Mitarbeiter erwarten, dass sie ihre Telefone für den Zugriff auf Informationen nutzen können. Wenn Ihr Intranet schon einige Jahre alt ist, hatte die mobile Nutzung bei der Erstellung wahrscheinlich keine Priorität. Kunden, die noch nicht bereit sind, neue Intranet-Lösungen zu entwickeln, bitten uns oft, mobile und responsive Vorlagen zu erstellen, um ihre bestehenden Systeme zu aktualisieren.

Allerdings ist die mobile Nutzung nicht das einzige Problem. Bei unserer Arbeit mit über 200 Unternehmen haben wir festgestellt, dass die meisten Unternehmen 7-10 Jahre warten, bevor sie eine Erneuerung ihres Intranets in Betracht ziehen. Intranets müssen regelmäßig gewartet und aktualisiert werden, damit sie über viele Jahre hinweg brauchbar und nützlich bleiben. Wir wissen zwar, dass der Aufbau neuer Intranet-Lösungen eine beträchtliche Investition an Zeit und Geld bedeutet, aber wir wissen auch, dass die Mitarbeiter eine langsame, fehlerbehaftete Oberfläche nicht nutzen werden, wenn sie sich damit konfrontiert sehen.

Stellen Sie sicher, dass Sie einen regelmäßigen Wartungsplan für Ihr bestehendes Intranet haben und planen Sie Ressourcen für einen Ersatz ein, wenn der technologische Fortschritt dies erforderlich macht.

Intranet-Lösung 2: Geben Sie jemandem einen Namen

Im Journalismus gibt es ein Sprichwort: “Namen machen Nachrichten” Das Gleiche gilt für Intranets. Jemand muss das Intranet (oder einen Teil davon) persönlich besitzen, um optimalen Erfolg zu haben.

Stellen Sie sich einen Mitarbeiter vor, der sich durch alte Dokumente im Intranet des Unternehmens wühlt und nach den Urlaubsrichtlinien sucht. Er klickt sich durch ein paar veraltete Dokumente, bevor er aufgibt und sich per E-Mail an die Personalabteilung wendet. Damit wird die Erwartung geweckt, dass das Intranet für sie Zeitverschwendung ist.

Die Akzeptanz beginnt nicht auf der Seite der Nutzer, sondern auf der Seite der Produzenten. Das bedeutet, dass jemand in der Organisation für die Erstellung von Inhalten für das Intranet, die Verwaltung dieser Inhalte und deren Pflege verantwortlich sein muss. Wir haben festgestellt, dass es fast wichtiger ist, alte Inhalte zu löschen als neue Inhalte zu erstellen. Laut einer aktuellen Gallup-Umfrage geben nur 32% der Angestellten in den USA an, an ihrem Arbeitsplatz engagiert zu sein. Das Intranet Ihres Unternehmens ist ein Berührungspunkt, der diese Kennzahl verbessern kann, wenn es gut genutzt wird.

In größeren Unternehmen gibt es vielleicht einen (oder mehrere) Mitarbeiter, der für den Inhalt des Intranets verantwortlich ist. In kleineren Unternehmen ist es dennoch wichtig, dass eine Person das Intranet betreut, auch wenn es nur ein paar Stunden pro Monat sind.

Intranet-Lösung 3: Schulung

Sie können Ihre Mitarbeiter dazu ermutigen, das Intranet zu nutzen, aber Sie können sie nicht dazu zwingen. Wenn Sie planen, ein neues Intranet einzuführen (oder ein bestehendes zu aktualisieren), verbringen Sie viel Zeit damit, es zu entwerfen, das Layout und die Struktur zu planen, es zu kodieren, zu testen und es für die Einführung vorzubereiten. Der große Fehler, den manche Leute machen, besteht darin, dass sie glauben, sie könnten das neue Intranet einfach allen Mitarbeitern vorstellen und erwarten, dass es von allen angenommen wird. Es muss ein Plan vorhanden sein, um die Benutzer einzubinden und ihnen den Wert der Lösung zu verdeutlichen, was letztendlich dazu beiträgt, die Akzeptanz zu erhöhen. [Die Nielsen Norman Group empfiehlt, die Mitarbeiter zu ermitteln, die während der Entwurfsphase Ihres Intranets am meisten Interesse und Engagement gezeigt haben (https://www.nngroup.com/articles/intranet-study-guide/). Diese Benutzer können als Fürsprecher fungieren, die ihre Kollegen zur Nutzung der neuen Site ermutigen und schulen.

Personen, die an der Entwicklung von Intranet-Lösungen beteiligt waren, vergessen möglicherweise, dass neue Benutzer geschult werden müssen, um das System effektiv zu nutzen. Der Großteil der Benutzer wird nur lesen und braucht vielleicht nicht viel technisches Training, aber einige sollten in der Inhaltsverwaltung geschult werden. Sie müssen nicht nur wissen, wie man Inhalte hinzufügt, bearbeitet und entfernt, sondern auch, wann und warum sie diese Dinge tun sollten und was ihre Aufgaben sind. Benutzer, die mit dem Intranet vertraut sind und wissen, wie es funktioniert, werden es auch eher nutzen.

Dies gilt nicht nur für die Einführung, sondern auch für neue Mitarbeiter, die für die Nutzung des Intranets geschult werden müssen. Machen Sie die Intranet-Schulung zu einem Teil des Onboarding-Prozesses für neue Mitarbeiter, damit diese das Unternehmen kennen lernen und die Erwartung haben, dass das Intranet ein wichtiger Teil der Unternehmenskultur ist.

Best Practices für die Verwaltung eines Intranets

Sobald Ihr Intranet eingerichtet und in Betrieb ist, ist seine effektive Verwaltung entscheidend für die Aufrechterhaltung seines Wertes für das Unternehmen.

Content Governance

• Legen Sie klare Richtlinien für die Erstellung, Genehmigung und Archivierung von Inhalten fest.
• Beauftragen Sie Content Manager mit der Überwachung der verschiedenen Bereiche des Intranets.

Techniken für die Benutzerakzeptanz

• Fördern Sie das Engagement der Benutzer, indem Sie die Vorteile und die Benutzerfreundlichkeit des Intranets hervorheben.
• Aktualisieren Sie regelmäßig Inhalte und Funktionen, damit das Intranet relevant und nützlich bleibt.

Sicherheit und Compliance

• Implementieren Sie robuste Sicherheitsmaßnahmen, um sensible Informationen zu schützen.
• Sicherstellen, dass das Intranet die einschlägigen Datenschutzgesetze und Branchenvorschriften einhält.

Benötigen Sie Hilfe bei der Entdeckung von Intranet-Lösungen?

Intranet-Lösungen sind mehr als nur interne Websites; sie sind dynamische, interaktive Werkzeuge, die die Arbeitsweise eines Unternehmens verändern können. Wenn Unternehmen die in diesem Artikel beschriebenen Richtlinien und bewährten Verfahren befolgen, können sie sicherstellen, dass ihre Intranet-Lösungen nicht nur bei der Einführung effektiv sind, sondern sich auch ständig weiterentwickeln und an die sich ändernden Bedürfnisse ihrer Mitarbeiter anpassen. Mit Blick auf die Zukunft werden Intranet-Lösungen zweifellos noch stärker in das Gefüge unserer digitalen Arbeitsplätze integriert werden und die Produktivität und Konnektivität weiter verbessern.

Dies sind nur drei der Intranet-Probleme, mit denen wir bei unseren Kunden zu kämpfen haben. Wenn Sie andere Intranetprobleme haben, die wir hier nicht angesprochen haben, lassen Sie es uns wissen. Wir helfen Ihnen gerne. Auch wenn Sie mehr über bewährte Intranet-Design-Verfahren wissen möchten, um einen ansprechenden digitalen Arbeitsplatz zu schaffen, kontaktieren Sie uns hier.