Étude de cas
Stillwell-Hansen, un important représentant de fabricants spécialisé dans le chauffage et la climatisation, s’appuie sur la même application de base pour gérer ses ventes et ses commandes de services depuis la fin des années 1990. Lorsque la plate-forme a atteint la fin de son cycle de vie de support, l’équipe savait qu’elle avait besoin d’une solution meilleure et plus tournée vers l’avenir pour gérer l’entreprise.
Notre défi
La création d’une plateforme fonctionnant pour un groupe diversifié d’utilisateurs était essentielle à la réussite. L’ancien logiciel de Stillwell-Hansen était désespérément cloisonné. Bien qu’il ait été conçu pour suivre le cycle de vie d’un contrat, depuis le processus de devis jusqu’aux ordres de service en cours, l’application était frustrante à naviguer et buggée. Il était difficile et fastidieux de passer d’une commande à l’autre, d’un travail à l’autre, d’un rapport à l’autre et d’une vue à l’autre, et certains utilisateurs contournaient le système par des solutions ad hoc bricolées. Aussi, lorsque Microsoft a annoncé que la plate-forme sur laquelle il était construit, Access, ne serait plus prise en charge, Stillwell-Hansen a saisi cette occasion pour faire entrer ses opérations dans le XXIe siècle.
Notre processus
Le logiciel existant de Stillwell-Hansen touchait tous les aspects de l’entreprise, du suivi des commandes et des ventes à la gestion des horaires des techniciens, il était donc crucial que DOOR3 prenne en compte les besoins d’un large éventail d’utilisateurs. En même temps, toute solution devait être familière et confortable pour les employés qui utilisaient l’ancien système, certains depuis plus de 20 ans, et qui n’avaient pas le temps de suivre la longue formation et la courbe d’apprentissage abrupte qui peuvent accompagner un logiciel entièrement nouveau. Au-delà de l’intégration des fonctionnalités essentielles existantes, nous avons examiné comment les équipes travaillaient en dehors de l’application et comment ce travail pouvait être intégré et rationalisé pour encourager l’adoption dans l’ensemble de l’organisation.
Notre solution
Alors que Stillwell-Hansen s’appuyait auparavant sur Microsoft Access, DOOR3 a mis à jour la plateforme en la déplaçant vers un modèle moderne basé sur le web. Désormais, toutes les fonctions de l’entreprise sont centralisées sur une plateforme unique et intuitive qui améliore considérablement la visibilité et les capacités de reporting. Mieux encore, lorsque DOOR3 a coordonné le déploiement progressif de la nouvelle application, nous avons veillé à ce que les commandes créées au cours de ce processus soient immédiatement intégrées dans le nouveau système, assurant ainsi une transition en douceur par rapport à l’ancien.
Alors que l’ancien système ne permettait pas beaucoup de nuances, la nouvelle plateforme de Stillwell-Hansen donne aux utilisateurs les outils dont ils ont besoin pour naviguer et gérer facilement les commandes. De la possibilité de créer plusieurs commandes au sein d’un même travail au suivi transparent du temps et de la main-d’œuvre nécessaires à la réalisation d’une visite d’entretien, les équipes disposent désormais d’une grande quantité d’informations et de données à portée de main. Des outils supplémentaires, comme un gestionnaire de modèles, permettent de gagner du temps lors de la création de nouveaux documents et garantissent que les employés utilisent toujours les modèles de vente et de contrat les plus récents.
Avec une fonctionnalité unifiée, DOOR3 a également introduit de nouvelles fonctionnalités pour aider Stillwell-Hansen à travailler plus intelligemment. L’application permet aux responsables et aux fonctions administratives de superviser l’ensemble de la plateforme, en introduisant la possibilité de suivre les chiffres de vente et le travail entrant, les centres de coûts et de profits, ainsi que la santé et les progrès de chaque division dans l’ensemble de l’organisation. Grâce à des rapports nouveaux et améliorés, ils disposeront des outils nécessaires pour faire progresser leur entreprise.
Conclusion
Stillwell-Hansen s’est adressé à DOOR3 pour faire entrer son système interne de suivi des commandes dans le 21e siècle. C’est ce que nous avons fait, et plus encore, en créant une interface utilisateur (https://www.door3.com/ux-design-agency-nyc/ui-design-company/) élégante et intuitive sur une plateforme web moderne qui a permis à Stillwell-Hansen de tirer plus de valeur de son logiciel que jamais auparavant. Nous avons écouté les utilisateurs et incorporé des fonctionnalités qui faciliteraient leur travail, et nous les avons associées à des données qui aideraient les dirigeants à prendre les bonnes décisions. Tout cela se traduit par une application qui a le pouvoir de changer la façon dont Stillwell-Hansen travaille - pour le meilleur.
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