Wie interne Projekte vorgefertigte Produkte ersetzen und die Teamdynamik zum Besseren verändern können

Pandemie hin oder her, jedes Unternehmen sucht nach Möglichkeiten, effizienter zu arbeiten. Die Personalstrategie ist da keine Ausnahme. DOOR3 setzt sich für das Wohlergehen seiner Mitarbeiter ein und sorgt dafür, dass seine Teams zufrieden sind und gut arbeiten. Gleichzeitig versuchen wir auch, unsere Perspektive als Technologieberatungsunternehmen in die Lösung abteilungsübergreifender Probleme einzubringen. Als es an der Zeit war, unsere Leistungsbewertungsplattform neu zu bewerten, wurde mir klar, dass es einen Weg gibt, wie wir es besser machen können.

Im vergangenen Jahr haben wir eine Reihe von Tools überarbeitet und festgestellt, dass es einen Weg gibt, intelligenter zu arbeiten. Wir arbeiten zum Beispiel alle gerne mit JIRA (dem Produkt von Atlassian zur Verfolgung von Problemen), also haben wir unseren Bewerberprüfungsprozess dorthin verlagert und unser bestehendes teures Bewerberverfolgungssystem vollständig ersetzt. Unsere Anforderungen an die Leistungsüberprüfung waren jedoch komplizierter. Wir hatten zwar für ein System eines Drittanbieters bezahlt, aber es war ziemlich einfach. Das bedeutete, dass ich viel Zeit damit verbrachte, Manager für Bewertungen aufzusuchen und zu versuchen, die Daten zu analysieren, um die wirklich benötigten Erkenntnisse zu gewinnen. Es war klar, dass wir eine andere Lösung brauchten, um die Talenterkennung und die Teamdynamik zu verbessern. Glücklicherweise arbeite ich mit einer unglaublich begabten Gruppe von Software-Ingenieuren zusammen, und mit Hilfe von Mitarbeitern aus allen unseren Teams konnten wir schnell ein neues Leistungsbewertungssystem entwickeln und einführen, von dem wir bereits profitieren.

Wenn Unternehmen den Wechsel von vorgefertigten Produkten zu internen Projekten in Betracht ziehen, wird die Einbeziehung der strategischen Unternehmensanalyse zu einem wichtigen Aspekt dieser Transformation, der eine bessere Teamdynamik und eine fundierte Entscheidungsfindung fördert.

Ein wenig Hilfe von meinen Kolleginnen und Kollegen

In diesem Jahr sahen die Jahresgespräche bei uns etwas anders aus, und ich bin mir sicher, dass dies bei vielen Unternehmen der Fall war. Da alles komplett online und über die Heimarbeitsplätze unserer Mitarbeiter verteilt ist, waren Sicherheit und Datenschutz von größter Bedeutung. Jede Plattform, die nicht unseren strengen Standards entsprach, wäre für uns nicht in Frage gekommen. Außerdem sollte unser neues HR-Portal benutzerfreundlich sein und, was für mich am wichtigsten war, die von mir benötigten Berichte und Analysen erstellen können. Ein Google-Formular hätte zwar einige dieser Anforderungen erfüllen können, aber das Abrufen von Gesamtergebnissen aus einem Google Sheet wäre ein absoluter Albtraum gewesen, ganz zu schweigen von dem unübersichtlichen Netz an erforderlichen Berechtigungen.

Einer unserer Softwareentwickler, Ivan Berezhnov, war bereits an der Einrichtung unseres neuen JIRA-Systems für die Personalbeschaffung beteiligt und wollte unbedingt helfen, als es darum ging, unsere neue Plattform für die Leistungsbewertung zu erstellen. Ich arbeitete eng mit Ivan zusammen, um alles zu planen, was wir brauchen würden, von den komplizierten Benutzerberechtigungen bis hin zu den Berichten, die ich zu erstellen hoffte.

Wir begannen das Projekt wie jede andere Software-Entwicklung auch. Ich wusste genau, was ich von dem neuen Tool brauchte, und konnte es so formulieren, dass Ivan die Anforderungen erstellen konnte. Wir erstellten eine Matrix, in der alle unsere Benutzer beschrieben wurden, von einzelnen Mitarbeitern über primäre und sekundäre Prüfer bis hin zu Systemadministratoren, und in der genau beschrieben wurde, welche Funktionen jede Rolle erfüllen musste und welche Zugriffsebene angemessen war. Unsere Leistungsbeurteilungen lassen mehrere Ebenen des Feedbacks zu, von der Selbstbeurteilung bis hin zum 360°-Feedback, bei dem die Teammitglieder jeden beurteilen können, mit dem sie zusammenarbeiten, so dass wir eine große Komplexität berücksichtigen mussten.

Ivan entwarf und baute eine sehr einfache Plattform auf Basis von Drupal 9 (Content Management Software) unter Verwendung von Webforms. Ich habe bei der Gestaltung und Funktionalität mitgewirkt. Es war besonders wichtig, die Formulare so zu gestalten, dass die Prüfer das richtige Maß an Feedback zu den Mitarbeitern geben, damit wir die Leistung richtig bewerten können. Auf der Grundlage der Erfahrungen, die wir in der Vergangenheit gemacht hatten, vereinfachten wir die langwierigen Formulare auf nur 10 Fragen, gliederten diese aber so, dass sie zu einer produktiveren Gesprächsführung beitragen. Außerdem haben wir für jedes Team eigene Fragen entwickelt, um die Leistung im Kontext der jeweiligen Praxis zu bewerten. Zu guter Letzt baten wir unsere Teams in allen Niederlassungen, das neue Portal vor dem eigentlichen Bewertungszeitraum auszuprobieren und uns Feedback zu seiner Benutzerfreundlichkeit zu geben.

Das richtige Aussehen

Der letzte Schritt bestand darin, unserer Plattform ein freundliches Erscheinungsbild und den Schliff einer richtigen Unternehmensanwendung zu geben. Obwohl die Formulare in ihrer jetzigen Form die von uns benötigte Funktionalität boten, wirkten sie doch ein wenig utilitaristisch. Wir arbeiteten daran, dem Projekt eine gewisse Produktdisziplin zu verleihen, und beschlossen, dass ein Name angebracht war. Nach einigem Brainstorming kamen wir auf Flamingo, einen Namen, von dem wir dachten, er würde das richtige Maß an Laune mitbringen, und ich muss immer noch lächeln, wenn ich ihn sage. Außerdem verstehen unsere Teams auf verschiedenen Kontinenten und in verschiedenen Sprachen alle, was der Name bedeutet, was für uns wichtig war. Da das leuchtende Pink ein wenig aggressiv wirkte, haben wir Flamingo eine lilafarbene Oberfläche gegeben und einige hilfreiche Navigationselemente hinzugefügt. Und ich bin sehr stolz auf das stilvolle Logo, das Ivan entworfen hat, um das ganze Erlebnis zusammenzufassen.

Nach nur einem Monat von der ursprünglichen Idee bis zur Entwicklung und ausgiebigen Tests und Optimierungen waren wir begeistert, die Plattform auf den Markt zu bringen. Wir haben Anleitungsvideos aufgenommen und das gesamte Team geschult, um einen reibungslosen Start zu gewährleisten. Und ich freue mich, sagen zu können, dass die Resonanz überwältigend positiv war. Unsere Teams waren begeistert von der Möglichkeit, 360°-Feedback zu geben und von Kollegen zu hören, die normalerweise nicht die Möglichkeit haben, ihre Leistung zu bewerten oder Teamkollegen außerhalb ihrer direkten Befehlskette Anerkennung zu zollen.

Jetzt ernte auch ich die Vorteile. Unsere Leistungsgespräche verliefen reibungslos, mit automatischen Erinnerungen, um unsere vielbeschäftigten Manager anzustupsen, und mit viel Effizienz durch die in Flamingo integrierte Automatisierung. Außerdem verfüge ich jetzt über aussagekräftigere Berichte als je zuvor, um die Leistung im gesamten Unternehmen zu überprüfen. So können wir dynamische Entscheidungen über die Personalbesetzung treffen, und ich kann mich mehr darauf konzentrieren, Einblicke in unsere Teamdynamik zu gewinnen, anstatt Mitarbeiter zu jagen, um ihre Beurteilungen abzuschließen.

Sobald wir in der Lage sind, die Ergebnisse der Vorjahre zu importieren, werden wir noch mehr Vorteile sehen. Und wir erforschen zukünftige Verbesserungen wie die Erstellung von Profilseiten für Mitarbeiter mit “Abzeichen” für ihre einzigartigen Talente, damit unsere Teams die Stärken der anderen entdecken und nutzen können. Wir denken auch über die Möglichkeit nach, Erfahrungsberichte hinzuzufügen und das Erlebnis so zu optimieren, dass unsere Projektmanager es für Retrospektiven am Ende des Projekts nutzen können.

Wir sind gespannt darauf, alle Vorteile zu erkunden, die eine benutzerdefinierte Plattform wie Flamingo für unsere HR-Funktionen bieten kann. Und es ist nur ein weiteres Beispiel dafür, wie die Nutzung des einzigartigen Fachwissens Ihres Unternehmens neue Möglichkeiten eröffnen kann, während gleichzeitig die derzeitigen Kosten gesenkt werden und langfristig eine bedeutende Investition in das selbst entwickelte Tool entsteht. Indem wir den Freiraum hatten, kreativ zu denken, konnten wir eine großartige Bereicherung für unser Unternehmen schaffen, und ich weiß, dass alle, die dazu beigetragen haben, sehr stolz auf ihre Arbeit waren. Wir sind gespannt darauf, wie die Nutzung der einzigartigen Fähigkeiten und des Fachwissens unserer Teams unsere Abläufe für die nächste Runde der Leistungsbeurteilung - und darüber hinaus - revolutionieren wird.

Finden Sie Ihren eigenen Flamingo

Wir sind stolz auf das, was wir geschaffen haben, und möchten es anderen Organisationen zur Verfügung stellen, damit sie es an ihre Bedürfnisse anpassen können.

Zum Herunterladen des Codes: https://github.com/door3/flamingo