Cómo los proyectos internos pueden sustituir a los productos prefabricados y mejorar la dinámica de equipo

Pandemia o no, todas las empresas buscan formas de funcionar con mayor eficiencia. La estrategia de personal no es una excepción. En DOOR3 nos preocupamos por el bienestar de nuestros empleados y por mantener a nuestros equipos contentos y a pleno rendimiento. Al mismo tiempo, también intentamos aportar nuestra perspectiva como consultoría tecnológica a la resolución de problemas en todos los departamentos. Por eso, cuando llegó el momento de reevaluar nuestra plataforma de evaluación del rendimiento, me di cuenta de que podíamos hacerlo mejor.

El año pasado revisamos varias herramientas y nos dimos cuenta de que había una forma de trabajar de forma más inteligente. Por ejemplo, todos nos sentimos cómodos trabajando en JIRA (el producto de seguimiento de incidencias de Atlassian), así que trasladamos allí nuestro proceso de selección de candidatos y sustituimos por completo nuestro costoso sistema de seguimiento de candidatos. Sin embargo, nuestras necesidades de evaluación del rendimiento eran más complicadas. Aunque habíamos estado pagando por un sistema de terceros, era bastante básico. Eso significaba que yo pasaba mucho tiempo persiguiendo a los directivos para que hicieran revisiones e intentando analizar los datos para obtener la información que realmente necesitaba. Estaba claro que necesitábamos una solución diferente para mejorar el reconocimiento del talento y la dinámica de equipo. Por suerte, trabajo con un grupo de ingenieros de software increíblemente dotados y, con la ayuda de personas de todos nuestros equipos, pudimos crear y lanzar rápidamente un nuevo sistema de evaluación del rendimiento del que ya estamos obteniendo beneficios.

A medida que las organizaciones se plantean el cambio de productos prefabricados a proyectos internos, la incorporación del análisis estratégico de negocio se convierte en un aspecto vital de esta transformación, que fomenta una mejor dinámica de equipo y una toma de decisiones informada.

Un poco de ayuda de mis colegas

Las revisiones anuales han sido un poco diferentes para nosotros este año, como estoy seguro de que lo han sido para muchas organizaciones. Con todo completamente en línea y repartido entre las configuraciones de trabajo desde casa de nuestro personal, la seguridad y la protección de datos eran de suma importancia. Cualquier plataforma que creáramos que no estuviera a la altura de nuestros rigurosos estándares sería un fracaso. También queríamos que nuestro nuevo portal de RR.HH. fuera fácil de usar y, lo más importante para mí, que pudiera generar los informes y análisis que necesitaba. Aunque un formulario de Google podría haber cumplido algunos de estos requisitos, la obtención de resultados agregados a partir de una hoja de Google habría sido una auténtica pesadilla, por no mencionar la maraña de permisos necesarios.

Uno de nuestros desarrolladores de software, Ivan Berezhnov, había participado en la creación de nuestro nuevo JIRA de contratación y estaba dispuesto a ayudar cuando llegó el momento de crear nuestra nueva plataforma de evaluación del rendimiento. Trabajé estrechamente con Ivan para planificar todo lo que necesitaríamos, desde los complicados permisos de usuario hasta los informes que esperaba generar.

Empezamos el proyecto como lo haríamos con cualquier proyecto de desarrollo de software. Yo sabía exactamente lo que necesitaba en la nueva herramienta y fui capaz de articularlo para que Ivan pudiera crear los requisitos. Creamos una matriz en la que se describían todos nuestros usuarios, desde los empleados individuales a los revisores primarios y secundarios, pasando por los administradores del sistema, detallando exactamente qué funciones tendría que realizar cada rol y qué nivel de acceso era el adecuado. Nuestras evaluaciones de rendimiento permiten múltiples niveles de valoración, desde autoevaluaciones hasta evaluaciones 360, en las que los miembros del equipo pueden evaluar a cualquier persona con la que trabajen, por lo que tuvimos que dar cabida a una gran complejidad.

Ivan diseñó y construyó una plataforma muy sencilla sobre Drupal 9 (Content Management Software) utilizando Webforms. Yo intervine en la apariencia y la funcionalidad. Era especialmente importante crear los formularios de modo que los evaluadores dieran la información adecuada a los empleados para ayudarnos a evaluar correctamente su rendimiento. Basándonos en lo que habíamos oído en el pasado, simplificamos los extensos formularios a sólo 10 preguntas, pero las organizamos para ayudar a estructurar conversaciones de revisión más productivas. También creamos preguntas únicas para cada equipo con el fin de evaluar su rendimiento en el contexto de su práctica. Por último, pero no por ello menos importante, pedimos a nuestros equipos de todas las oficinas que probaran el nuevo portal antes del periodo de revisión real y nos dieran su opinión sobre su facilidad de uso.

Una buena imagen

El último paso consistía en dar a nuestra plataforma un aspecto agradable y el pulido de una aplicación empresarial adecuada. Aunque los formularios ofrecían la funcionalidad que necesitábamos, también parecían un poco utilitarios. Trabajamos para dotar al proyecto de cierta disciplina de producto y decidimos que era necesario darle un nombre. Tras una lluvia de ideas, nos decidimos por Flamingo, un nombre que creímos que aportaría el nivel adecuado de fantasía, y todavía sonrío cuando lo digo. Además, todos nuestros equipos de todos los continentes e idiomas entienden el significado del nombre, lo cual era importante para nosotros. Como el rosa chillón nos parecía un poco agresivo, le dimos a Flamingo una interfaz morada y trabajamos para añadir algunos elementos útiles de navegación. Y estoy muy orgulloso del elegante logotipo que Ivan diseñó para aunar toda la experiencia.

En apenas un mes, desde la idea original hasta el desarrollo y las pruebas y ajustes exhaustivos, nos entusiasmó la idea de poner en marcha la plataforma. Grabamos vídeos explicativos y formamos a todo el equipo para que el lanzamiento fuera como la seda. Y me alegra decir que la respuesta ha sido abrumadoramente positiva. A nuestros equipos les ha encantado tener la posibilidad de dar su opinión en 360 grados y escuchar a compañeros que, por lo general, no pueden opinar sobre su rendimiento o elogiar a otros compañeros fuera de su cadena de mando directa.

Ahora yo también estoy cosechando los beneficios. Nuestras conversaciones sobre el rendimiento fueron como la seda, con recordatorios automáticos para dar un empujón a nuestros directores más ocupados y un montón de eficiencias con la automatización integrada de Flamingo. Además, ahora dispongo de informes más completos que nunca para ver el rendimiento de toda la organización. Nos ha permitido tomar decisiones dinámicas sobre nuestra dotación de personal y centrarme más en encontrar las perspectivas de la dinámica de nuestro equipo en lugar de perseguir a los empleados para que completen sus revisiones”.

Cuando podamos importar los resultados de años anteriores, obtendremos aún más beneficios. Y estamos explorando futuras mejoras, como la creación de páginas de perfil para los empleados con “insignias” para sus talentos únicos, de modo que nuestros equipos puedan descubrir y aprovechar los puntos fuertes de los demás. También estamos estudiando la posibilidad de añadir testimonios e incluso de ajustar la experiencia para que nuestros jefes de proyecto puedan utilizarla en las retrospectivas de final de proyecto.

Estamos ansiosos por explorar todas las ventajas que una plataforma personalizada como Flamingo puede aportar a nuestras capacidades de RRHH. Y es sólo otro ejemplo de cómo aprovechar la experiencia única de su organización puede abrir nuevas posibilidades, al tiempo que se reducen los costes actuales y se crea una inversión significativa en la herramienta de cosecha propia a largo plazo. Al tener espacio para pensar de forma creativa, pudimos crear un gran activo para nuestra empresa, y sé que todos los que contribuyeron estaban muy orgullosos de su trabajo. Estamos impacientes por ver cómo el aprovechamiento de las habilidades y la experiencia únicas de nuestros equipos puede revolucionar nuestras operaciones para la próxima ronda de evaluaciones de rendimiento, y más allá”.

Encuentra tu propio flamenco

Estamos orgullosos de lo que hemos creado y queremos compartirlo para que otras organizaciones puedan adaptarlo a sus necesidades.

Para descargar el código: https://github.com/door3/flamingo