Comment les projets internes peuvent remplacer les produits prêts à l'emploi, en changeant la dynamique d'équipe pour le mieux

06.09.2021

Pandémie ou pas, toutes les entreprises cherchent des moyens de fonctionner plus efficacement. La stratégie en matière de personnel ne fait pas exception. DOOR3 s’engage à assurer le bien-être de ses employés et à veiller à ce que ses équipes soient heureuses et performantes. Dans le même temps, nous essayons également d’apporter notre point de vue de consultant en technologie pour résoudre les problèmes dans tous les départements. Ainsi, lorsque le moment est venu de réévaluer notre plateforme d’évaluation des performances, je me suis rendu compte qu’il y avait moyen de faire mieux.

Au cours de l’année écoulée, nous avons réexaminé un certain nombre d’outils et nous nous sommes rendu compte qu’il y avait moyen de travailler plus intelligemment. Par exemple, nous sommes tous à l’aise avec JIRA (le produit de suivi des problèmes d’Atlassian), nous y avons donc transféré notre processus de sélection des candidats et nous avons entièrement remplacé notre système de suivi des candidats, qui était coûteux. Nos besoins en matière d’évaluation des performances étaient toutefois plus complexes. Bien que nous ayons payé pour un système tiers, celui-ci était assez basique. Cela signifiait que je passais beaucoup de temps à courir après les managers pour obtenir des évaluations et à essayer d’analyser les données pour obtenir les informations dont j’avais vraiment besoin. Il est devenu évident que nous avions besoin d’une solution différente pour améliorer la reconnaissance des talents et la dynamique d’équipe. Heureusement, je travaille avec un groupe d’ingénieurs en informatique incroyablement doués et, avec l’aide des membres de nos équipes, nous avons pu rapidement créer et lancer un nouveau système d’évaluation des performances dont nous tirons déjà des bénéfices.

Alors que les organisations envisagent de passer de produits prêts à l’emploi à des projets internes, l’intégration de l’analyse stratégique d’entreprise devient un aspect essentiel de cette transformation, favorisant une meilleure dynamique d’équipe et une prise de décision éclairée.

Un peu d’aide de mes collègues

Les entretiens annuels ont pris une tournure un peu différente pour nous cette année, comme pour beaucoup d’autres organisations, j’en suis sûr. Tout étant entièrement en ligne et réparti entre les installations de travail à domicile de notre personnel, la sécurité et la protection des données étaient de la plus haute importance. Toute plateforme créée qui ne répondrait pas à nos normes rigoureuses ne serait pas retenue. Nous voulions également que notre nouveau portail RH soit convivial et, surtout, qu’il puisse générer les rapports et les analyses dont j’avais besoin. Si un formulaire Google aurait pu répondre à certaines de ces exigences, l’extraction de résultats agrégés à partir d’une feuille Google aurait été un véritable cauchemar, sans parler de l’enchevêtrement des autorisations nécessaires.

L’un de nos développeurs de logiciels, Ivan Berezhnov, avait participé à la mise en place de notre nouveau système de recrutement JIRA et s’est empressé de nous aider lorsqu’il s’est agi de créer notre nouvelle plateforme d’évaluation des performances. J’ai travaillé en étroite collaboration avec Ivan pour définir tout ce dont nous aurions besoin, depuis les autorisations complexes des utilisateurs jusqu’aux rapports que j’espérais générer.

Nous avons démarré le projet comme n’importe quel effort de développement de logiciel. Je savais exactement ce dont j’avais besoin dans le nouvel outil et j’ai pu le formuler pour qu’Ivan puisse créer des exigences. Nous avons créé une matrice décrivant tous nos utilisateurs, des employés individuels aux examinateurs primaires et secondaires, en passant par les administrateurs du système, en détaillant exactement les fonctions que chaque rôle devrait accomplir et le niveau d’accès approprié. Nos évaluations des performances permettent plusieurs niveaux de retour d’information, de l’auto-évaluation au retour d’information à 360° où les membres de l’équipe peuvent évaluer toute personne avec laquelle ils travaillent, nous avons donc dû tenir compte d’une grande complexité.

Ivan a conçu et réalisé une plateforme très simple sur Drupal 9 (logiciel de gestion de contenu) à l’aide de formulaires Web. J’ai participé à l’élaboration de l’aspect, de la convivialité et des fonctionnalités. Il était particulièrement important de concevoir les formulaires de manière à ce que les évaluateurs donnent le bon retour d’information sur les employés afin de nous aider à évaluer correctement les performances. Sur la base de ce que nous avions entendu dans le passé, nous avons simplifié les longs formulaires en ne posant que 10 questions, mais nous les avons organisées pour aider à structurer des conversations d’évaluation plus productives. Nous avons également créé des questions uniques pour chaque équipe afin d’évaluer leurs performances dans le contexte de leur pratique. Enfin, nous avons demandé à nos équipes de tous les bureaux d’essayer le nouveau portail avant la période d’évaluation proprement dite et de nous faire part de leurs commentaires sur sa facilité d’utilisation.

Une bonne présentation

La dernière étape consistait à donner à notre plate-forme une apparence conviviale et le poli d’une véritable application d’entreprise. Si les formulaires tels qu’ils existaient fournissaient les fonctionnalités dont nous avions besoin, ils semblaient également un peu utilitaires. Nous nous sommes efforcés d’apporter une certaine discipline au projet et avons décidé qu’un nom s’imposait. Après quelques séances de remue-méninges, nous avons opté pour Flamingo, un nom qui, selon nous, apporterait la bonne dose de fantaisie, et je souris encore lorsque je le prononce. De plus, nos équipes réparties sur plusieurs continents et dans plusieurs langues comprennent toutes la signification de ce nom, ce qui était important pour nous. Comme le rose vif semblait un peu agressif, nous avons donné à Flamingo une interface violette et nous avons travaillé à l’ajout d’éléments de navigation utiles. Et je suis extrêmement fière du logo élégant qu’Ivan a conçu pour unifier l’ensemble de l’expérience.

Après seulement un mois entre l’idée originale et le développement, ainsi que des tests et des ajustements approfondis, nous étions impatients de lancer la plateforme. Nous avons enregistré des vidéos tutorielles et formé l’ensemble de l’équipe pour que le lancement se fasse en douceur. Et je suis heureux de dire que la réponse a été extrêmement positive. Nos équipes ont adoré avoir la possibilité de donner un feedback à 360° et d’entendre des collègues qui n’ont généralement pas l’occasion de s’exprimer sur leurs performances ou de féliciter des coéquipiers qui ne font pas partie de leur chaîne de commandement directe.

Aujourd’hui, j’en récolte également les fruits. Nos entretiens sur les performances se sont déroulés sans problème, avec des rappels automatiques pour inciter nos managers les plus occupés et une grande efficacité grâce à l’automatisation intégrée de Flamingo. De plus, je dispose désormais de rapports plus robustes que jamais pour visualiser les performances dans l’ensemble de l’organisation. Cela nous a permis de prendre des décisions dynamiques concernant notre personnel, et m’a permis de me concentrer davantage sur la recherche d’informations dans la dynamique de notre équipe plutôt que de courir après les employés pour qu’ils complètent leurs évaluations.

Dès que nous serons en mesure d’importer les résultats des années précédentes, nous en tirerons encore plus d’avantages. Nous envisageons également des améliorations futures, comme la création de pages de profil pour les employés, avec des “badges” pour leurs talents uniques, afin que nos équipes puissent découvrir et exploiter les points forts de chacun. Nous envisageons également la possibilité d’ajouter des témoignages et même de modifier l’expérience pour que nos chefs de projet puissent l’utiliser pour les rétrospectives de fin de projet.

Nous sommes impatients d’explorer tous les avantages qu’une plateforme personnalisée comme Flamingo peut apporter à nos capacités RH. Ce n’est qu’un autre exemple de la manière dont l’exploitation de l’expertise unique de votre organisation peut ouvrir de nouvelles possibilités, tout en réduisant les coûts actuels et en créant un investissement significatif dans l’outil maison à long terme. En ayant l’espace nécessaire pour faire preuve de créativité, nous avons pu créer un atout majeur pour notre entreprise, et je sais que tous ceux qui y ont contribué étaient très fiers de leur travail. Nous sommes impatients de voir comment l’exploitation des compétences et de l’expertise uniques de nos équipes peut révolutionner nos opérations pour le prochain cycle d’évaluation des performances et au-delà.