Capitalización de software para financiar el crecimiento

Acaba de pagar medio millón de dólares a una empresa de desarrollo de software empresarial personalizado para crear una solución de software personalizada que le ayude a organizar y gestionar su empresa. Ahora que la Fase I está en servicio, ¿cómo va a pagar la Fase II y posiblemente incluso la Fase III sin tener un impacto significativo en su flujo de caja operativo?

El mundo del desarrollo de software ha experimentado un cambio significativo en la forma de contabilizar los costes. La capitalización del software desempeña un papel fundamental en este panorama. Comprender estos costes y su importancia en la industria moderna del software es crucial tanto para las empresas como para los profesionales.

La capitalización de software se refiere a tratar la nueva solución de software empresarial personalizada de su empresa como cualquier otro activo fijo y presentarla a su banco para obtener un préstamo. Como activo en su balance, puede ayudar a financiar las siguientes etapas de su solución de desarrollo de software a medida.

Los costes de capitalización de software se refieren a costes específicos asociados con el desarrollo de software. Entre ellos se incluyen:

Remuneración del programador Pruebas de software Gastos generales relacionados con el proceso de desarrollo

Estos costes son significativos, ya que se capitalizan en el balance de una empresa, en lugar de cargarse inmediatamente a gastos. Este enfoque ofrece una representación más precisa de los activos e inversiones de una empresa.

Criterios para la capitalización de software

Cuando se trata de las normas de capitalización de software, los criterios GAAP sirven de guía. A grandes rasgos, el desarrollo de software puede capitalizarse durante dos etapas principales:

• La etapa de desarrollo de la aplicación, especialmente para el software destinado al uso interno de una empresa.
• La etapa en la que se alcanza la viabilidad tecnológica, especialmente para los programas informáticos que se venderán o comercializarán al público.

Comprender estos criterios y etapas es esencial para una contabilidad y unos informes financieros precisos. Para conocer mejor los entresijos de estos criterios, esta Bank & FIG modeling techniques guide puede ser un valioso recurso.

Software desarrollado para uso interno: Una pregunta habitual que surge en las conversaciones en torno a las normas de capitalización de software es qué lugar ocupa en este criterio el software desarrollado para uso interno. Con frecuencia se habla de programas informáticos como los sistemas de contabilidad interna y los sistemas de gestión personalizados.

Para estos tipos de software, el tratamiento en las diferentes etapas varía:

• Fase de proyecto: Normalmente se lleva a gastos
• Fase de desarrollo de la aplicación: Capitalización, con algunas excepciones
• Fase de implantación: Una vez que el software está operativo y en uso, los costes se cargan a la cuenta de resultados

Software desarrollado para uso externo: En el caso de los programas informáticos destinados a usuarios externos, los criterios de capitalización difieren ligeramente. Este tipo de software incluye productos que son:

• Vendidos
• Arrendados
• Comercializados a usuarios externos

El tratamiento de estos tipos de software en todas las etapas incluye:

• Viabilidad pretecnológica: Normalmente se contabiliza como gasto
• Cuando el software es tecnológicamente viable pero aún no está disponible para la venta: Generalmente se capitaliza, con algunas excepciones
• Una vez que el software está disponible para la venta Los costes se cargan a resultados

Financiación del desarrollo de software empresarial a medida: Prepárese para defender su caso ante su banquero

El primer paso para financiar este tipo de enfoque de capitalización de software es mantener una conversación con su banquero y exponer su plan de capitalización de software: *Al haber pagado e implementado la Fase I con su flujo de caja operativo, ha creado un activo en su balance que puede poner a trabajar para usted como garantía para financiar las fases posteriores en desarrollo

Los proyectos sobre los que se puede pedir un préstamo suelen cumplir los siguientes criterios:

• Se ha completado la Fase I, lo que permite iniciar la capitalización de los costes.

• La dirección se compromete a financiar el proyecto de software.

• La solución informática personalizada se utilizará según lo previsto.

• Se seguirán las futuras iteraciones de desarrollo hasta su finalización.

Si bien es posible que no obtenga el crédito completo por el activo, si ya está agregando valor a su negocio, su banco puede estar más de acuerdo en prestar dinero adicional contra ese activo. A la hora de determinar qué gastos de desarrollo pueden considerarse costes de capitalización de software, entran en juego varias condiciones clave:

• Remuneración del desarrollador de software: Esto incluye salarios, beneficios y otras formas de compensación para los desarrolladores que trabajan activamente en el proyecto.

• Imputación a gastos generales indirectos: Son los costes indirectamente asociados al proceso de desarrollo pero que son esenciales para su realización.

• Pruebas de software y otros costes directos: Antes de que el software salga al mercado, se somete a rigurosas pruebas. Los costes asociados a esta fase, junto con otros costes directos, también se tienen en cuenta para su capitalización.

El desarrollo de software a medida es caro. ¿Por qué pagarlo de nuestro bolsillo?

Incluso para las pequeñas y medianas empresas, los costes de diseño y creación de soluciones de desarrollo de software empresarial a medida para su negocio pueden ascender a millones. Aunque un enfoque de financiación basado en activos puede no funcionar para todas las empresas y sus socios bancarios, merece la pena explorar las posibilidades porque la lógica del concepto es válida y el valor del activo es real.

La capitalización de software permite a las empresas declarar una reducción de gastos, lo que se traduce en un aumento de los ingresos netos en sus estados financieros. Sin embargo, las normas de capitalización de software para GAAP no siempre se alinean con los tratamientos fiscales, lo que ofrece beneficios fiscales potenciales al tiempo que muestra mayores ingresos contables.

[La modernización de aplicaciones heredadas (https://www.door3.com/modernizing-legacy-systems/) es otra consideración importante para las empresas que invierten en el desarrollo de software a medida. Los sistemas heredados obsoletos no sólo pueden obstaculizar la productividad, sino también plantear importantes riesgos de seguridad. Al integrar los esfuerzos de modernización en el proceso de desarrollo de software a medida, las empresas no sólo pueden mejorar sus operaciones, sino también reducir el riesgo de posibles violaciones de datos u otras vulnerabilidades de seguridad.

Tomemos como ejemplo la “Empresa A”.

El negocio en crecimiento de la empresa A necesitaba una solución de software empresarial personalizada para aumentar la productividad, mejorar el servicio, mejorar sus tiempos de respuesta y mejorar su posicionamiento competitivo. Esto incluía los procesos implicados en la creación de presupuestos, la recepción de solicitudes de presupuesto, la gestión de sus procesos de pedido y cumplimiento, la gestión de la producción la programación y el cumplimiento de los propios trabajos, así como la gestión del personal y de una gran flota de camiones.

De hecho, casi todos los procesos internos de la empresa A debían mejorarse y racionalizarse para aumentar la eficacia operativa, lo que permitiría liberar personal clave para que se ocupara de tareas de mayor valor añadido. Al no disponer de un software de gestión comercial capaz de satisfacer estas demandas, la empresa A tuvo que buscar en otra parte y contratar a una empresa de ingeniería de software para que le ayudara a cumplir sus objetivos organizativos y de eficiencia y a impulsar su negocio.

Encontrar su solución de software a medida tras DOOR3.

Ahí es donde entra DOOR3. Una solución sofisticada de desarrollo de software empresarial a medida de esta envergadura que garantice mejoras de alta rentabilidad requiere una inversión significativa para financiar el desarrollo. Pero, ¿cómo puede un cliente permitirse semejante inversión sin someter a una gran presión a su tesorería? La solución de DOOR3 consistió en reservar seis meses para diseñar la infraestructura de software, entregarla, ponerla en producción y convertir ese gasto en un activo tangible con valor real del que el cliente fuera propietario.

En el caso de la empresa A, ya contaba con muchos activos materiales en sus libros y una relación de préstamo basado en activos con un banco. Todos estos factores ayudaron a convencer al prestamista de que la Fase I del software personalizado merecía ser considerada seriamente como un activo fijo y que la financiación de fases adicionales redundaba en beneficio de su cliente.

En estas situaciones, DOOR3 recomienda que, en lugar de lanzar una única versión “big bang”, se lancen versiones iterativas que puedan capitalizarse como garantía de préstamos bancarios para completar todo el proyecto, independientemente de que exista o no un acuerdo previo de préstamo basado en activos con un banco.

La solución de liberación iterativa de DOOR3 funciona tanto en escenarios de financiación basada en activos como en escenarios de financiación regular, ayudando a nuestros clientes a financiar sus instalaciones de software empresarial personalizado en fases sin inmovilizar el flujo de caja operativo. Cada fase recién completada que se añade al balance se convierte en un activo que ayuda a financiar las fases siguientes. El impacto del desarrollo de software empresarial personalizado en el flujo de caja se reduce significativamente para ambas empresas y se garantiza la finalización de toda la instalación e implementación del software.

Involucre a su contable en las primeras fases cuando piense en la capitalización del software empresarial.

Es importante implicar a tu contable, ya que existen varias normas de capitalización de software en contabilidad que dependen de la fase de desarrollo del proyecto: Desde las fases iniciales, cuando se planifica y se toman decisiones sobre el proveedor que proporcionará la solución de desarrollo de software empresarial a medida; pasando por la fase de desarrollo e implantación y, por último, los costes relacionados con la formación y el mantenimiento de los sistemas. Otro aspecto clave es que su empresa debe funcionar con una contabilidad de ejercicio. Este escenario de financiación no funciona con la contabilidad de caja. En resumen:

• La capitalización de software reconoce el software desarrollado internamente como activos fijos.

• Por uso interno se entiende cuando el software ha sido adquirido o desarrollado únicamente para las necesidades internas de una empresa.

• No puede haber intención o plan de comercializar el software fuera de la empresa.

Además, su empresa puede optar a créditos fiscales por investigación y desarrollo o a devoluciones en efectivo de los gobiernos federal y estatales por su desarrollo de software empresarial personalizado.

Comprender las complejidades de la capitalización del software es crucial para las empresas, los inversores y los profesionales de la industria del software. Al mantenerse al día con las mejores prácticas contables y el panorama en constante evolución del desarrollo de software, las partes interesadas pueden tomar decisiones informadas que beneficien tanto a sus operaciones como a su balance final.

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FAQs

Q1. ¿Por qué es importante la capitalización del software?

A1. La capitalización de software permite a las empresas distribuir el reconocimiento de los costes de desarrollo de software a lo largo de varios periodos, lo que proporciona una representación más precisa de su salud financiera.

Q2. ¿Cómo afecta la capitalización de software a los ingresos netos de una empresa?

A2. Las empresas pueden registrar menores gastos a corto plazo gracias a los costes de capitalización del software, lo que se traduce en mayores ingresos netos.

**Q3. ¿Cuál es la diferencia entre los costes de capitalización de software y la contabilización de los costes de software?

A3. La capitalización implica el reconocimiento de los costes de software a lo largo de varios periodos, mientras que el gasto implica el reconocimiento inmediato de estos costes.