De Hubspot a Google Sheets con JavaScript

A veces, los proyectos que parecen más sencillos pueden resultar ser los más complicados. Por ejemplo, una solicitud para crear un cuadro de mando que permitiera hacer un seguimiento de los clientes potenciales. Aunque puede que fuera menos sencillo que introducir datos en algunos cuadros y gráficos, el resultado final permitió a nuestro equipo de ventas y marketing convertir lo que había sido un simple ejercicio de seguimiento de clientes potenciales en una herramienta para impulsar la inteligencia de ventas.

En DOOR3 utilizamos Hubspot, que en general hace un buen trabajo de seguimiento de ventas y clientes potenciales, pero queríamos una forma dinámica de mostrar activamente todos los datos más recientes en un solo lugar. Decidimos que había llegado el momento de crear un cuadro de mandos que lo reuniera todo para el equipo.

Encontrar la solución adecuada

Empecé explorando las opciones disponibles. Experimenté con algunas plataformas, como Databox y Power BI, pero al final descubrí que no podían hacer lo que queríamos. Las plataformas existentes proporcionan sus propias herramientas para extraer datos. Sin embargo, hemos visto que nuestro equipo de vez en cuando quiere una función que es muy específica para nuestra organización, y esto significaba que tener el control total sería lo mejor. En concreto, nos ofrecía la posibilidad de integrar también otras fuentes de datos en el futuro.

Al final, después de toda mi investigación, me decidí por una implementación de Google Sheets mediante Google Apps Script. “¿Te has decidido por una simple hoja de cálculo?”, dirás. En realidad, el formato de una hoja de cálculo tiene muchas ventajas, como la legibilidad y la creación de gráficos. Google Apps Script es una plataforma de desarrollo rápido de aplicaciones, que me permitió escribir código en JavaScript y tener acceso a bibliotecas integradas para aplicaciones de Google Workspace, lo que nos dio el control sobre todos los aspectos de nuestra hoja de cálculo de Google. Fue de gran ayuda que nuestra aplicación se pudiera programar en un lenguaje con el que ya estaba familiarizado y que ofreciera la posibilidad de crear las sólidas opciones de personalización y control de datos que buscábamos con poca sobrecarga y a gran velocidad. Todo encajaba a la perfección.

A pesar de ello, me encontré con algunos problemas a la hora de crear el cuadro de mandos. El principal fue la curva de aprendizaje: No había mucha información en Internet sobre cómo hacer algo así. Tuve que leer mucha documentación y comparar mi trabajo con el de otros en Stack Overflow y otros foros similares. Empecé con prueba y error, haciendo pequeñas consultas solicitando datos a Hubspot desde dentro de mis scripts. Hubspot devuelve los datos en JSON, lo que nos permite trabajar con los datos de Hubspot como Javascript Objects. Una vez configuradas las consultas, fue fácil realizar cálculos y adaptar el cuadro de mando a nuestras necesidades. Sólo tienes que ordenar, formatear y mostrar los datos como desees. Añadí elementos de diseño como gráficos, colores, etc. una vez que el equipo estuvo satisfecho con el trabajo preliminar.

Una plataforma potente

Lo que obtuvimos fue un panel de control robusto que permite a los usuarios hacer clic en un acuerdo o empresa e ir directamente a ese perfil dentro de Hubspot, donde pueden hacer cambios que se reflejan dinámicamente en el panel de control. Esto agiliza las reuniones de ventas y marketing y permite al equipo ver fácilmente en qué está trabajando cada uno. Estos cuadros de mando también están haciendo que nuestras proyecciones de ventas sean más inteligentes y fáciles de generar. Al mismo tiempo, nos estamos beneficiando de lo fácil que es comunicarnos en torno a nuestros cuadros de mando. Como todos los miembros del equipo saben utilizar Google Sheets, pueden decirme fácilmente cómo quieren ver los datos o qué mejoras de diseño desean.

Aún mejor, el código que hemos creado es un ejemplo básico de cómo extraer y manipular los datos de Hubspot, y una gran base sobre la que podemos construir. Francamente, es lo que me hubiera gustado tener al principio. Para obtener más información sobre cómo funciona el código, incluyendo un enlace al repositorio de código, asegúrese de permanecer atento a mi próximo post.