Si una estimación es correcta, entonces no es correcta. Y esto es correcto (o la paradoja de la estimación)

Como cliente, a menudo recibo presupuestos y empiezo a pensar que ahora sé exactamente qué voy a recibir y cuándo estará listo. Espero mi pedido en un restaurante, espero llegar a tiempo al trabajo basándome en las indicaciones para llegar en coche, o creo que los albañiles habrán terminado las reparaciones de mi casa para el próximo sábado.

Recuerdo las palabras:

• “Su pedido estará listo en 20 minutos”
• “El viaje durará media hora”
• “Lo hacemos todos los días. Repararemos su casa en 33 días”

Pero, ¿por qué nunca ocurre a tiempo o como yo espero? ¿Y por qué sigo siendo optimista y pensando que esta vez el resultado sí cumplirá las expectativas?

Imagino que, al pensar como cliente, construyo mis expectativas sobre la idea de que los presupuestos están tallados en piedra. Tal vez porque, en algún lugar profundo de mi mente, me gustaría creer que tengo el control y una comprensión total de la situación. O porque confío en que las personas con las que trabajo son profesionales, saben lo que hacen y, por tanto, me fío de sus valoraciones. Entonces recibo los productos o servicios con retraso, algo va mal o la calidad no es la adecuada. Y entonces empiezo a recordar que, en mi vida profesional, soy gestor de proyectos.

Ir del punto A al punto B

Como gestor de proyectos, me encanta el orden. Pero, por otro lado, también acojo con agrado el reto del caos. Si tienes miedo al caos y a la incertidumbre, te resultará difícil ser gestor de proyectos, porque los proyectos reales generan muchas sorpresas, y no siempre positivas. Nos enfrentamos al caos y creamos orden; es un proceso continuo. Y el primer nivel de este juego es el proceso de estimación.

Google Maps, por ejemplo, es un modelo muy bueno de las carreteras de una ciudad. Pero es sólo un modelo, no es una ciudad real, hoy, a las 8 de la mañana.

Suponiendo que seas un buen conductor, conoces la ciudad, o al menos la ruta a tu oficina. Digamos que suele tardar entre 30 y 45 minutos. Como gestor de tu proyecto “Llegar a la oficina”, añades 15 minutos más por “si acaso” y emprendes el viaje. Mandas un mensaje a tu colega y le dices: “claro, nos vemos a las 9” Tu navegador dice “38 minutos” y suena una canción pegadiza. Luego, en cinco minutos ves una línea naranja en tu mapa y en un par de minutos se convierte en una roja y una notificación dice “+12 minutos” No es genial, pero al menos tienes un margen de tiempo. Luego la cosa empeora, giras por una ruta alternativa, estás casi salvado… y entonces se pincha la rueda del coche y se acaba el juego.

¿Cuáles son tus opciones?

a) poner una rueda de repuesto (hot fix)

b) encontrar un servicio de reparación (replanificar el proyecto y cambiar los plazos y el presupuesto)

c) o dejar el coche en el arcén y coger un taxi (también presupuesto extra para un “desarrollador” adicional, que normalmente no puede empezar hoy, lo que también conlleva dinero extra y retrasos)

Puede que llegues a la oficina a las 9:30 en el mejor de los casos. O tendrás que cancelar o reprogramar la reunión (cambiar el plazo).

Pero quién sabe, ¡quizá puedas permitirte un taxi helicóptero! Y si su reunión de las 9 de la mañana es muy importante, puede que tenga sentido pagarla.

Por supuesto, existe el escenario opuesto. Hoy es festivo, pero por alguna razón vas a trabajar a la oficina de todos modos. En este caso, puede llegar en 15 minutos, lo que también difiere de su estimación de 30 a 45 minutos.

Claro que este ejemplo trata de riesgos, y puedes decir “deberías gestionar mejor tus riesgos” Pero, ¿hasta qué punto puedes hacerlo mejor si tienes “restricciones presupuestarias” equivalentes a una hora? (Y “dormir menos” desde luego no es una solución sostenible a largo plazo)

Estimar proyectos de desarrollo como un héroe de acción

Volviendo a las TI, me gustaría decir que existen innumerables riesgos que pueden ocurrir o no. ¿Deben los jefes de proyecto incluirlos todos en una estimación? No sería razonable, y además factores como el tamaño del equipo y quién hará qué trabajo en concreto influyen en la precisión de la estimación y pueden cambiarla drásticamente.

Algunas de las preguntas que me hago a la hora de elaborar una estimación son:

• ¿Conozco a los miembros exactos del equipo si creo una estimación para un proyecto que aún no se ha vendido?

En general, no.

• Conozco el nivel de riesgo que pueden aceptar los clientes y, al mismo tiempo, añadir un colchón?

*No, sólo puedo hacer conjeturas o basarme en los riesgos aceptables para mi empresa

• ¿Tengo un alcance bien definido antes de la estimación?

*Lo dudo

Pero, ¿por qué hablo de estimaciones si la mayoría de nuestros clientes quieren trabajar en términos de tiempo y material (en lugar de basarse en un precio fijo para un proyecto)? Porque, nos guste o no, incluso estando dispuesto a trabajar en condiciones de T&M, uno sigue queriendo conocer el presupuesto del proyecto y los plazos adecuados. Incluso trabajando bajo la modalidad T&M, una empresa necesita hacer previsiones de recursos para al menos un trimestre. Si has recibido una estimación aproximada o preliminar al principio del proyecto, es bueno que tengas en cuenta todas estas consideraciones. Es sólo una estimación aproximada, similar a una proyección del tiempo de conducción de Google Maps.

Todo héroe de película piensa que su primera acción le llevará al objetivo deseado y solemos oír la frase: “Tengo un plan” ¿Crees realmente que todo saldrá según lo previsto para nuestro héroe?

Decir “tengo un plan” es lo mismo que decir “aquí tienes tu presupuesto” Entonces el protagonista se enfrenta a obstáculos y las “estimaciones” o “planes” iniciales tienen que revisarse o incluso cambiarse. Y algo que era “correcto” se convierte en inexacto o incluso directamente erróneo. Quizá la pregunta correcta no sea: “¿Tienes una estimación correcta?”, sino “¿Tienes un buen conductor que conozca la ciudad?”

Mi opinión es que incluso la estimación de Google Maps para tu viaje es aproximada, pero incluso ese modelo de estimación, con todos sus defectos, es increíblemente sofisticado. Y ningún modelo puede ajustarse totalmente a una realidad dinámica. Esto significa que aunque puedas y quieras pagar por tu estimación y tengas mucho tiempo para trabajar en los detalles, no hay garantía de que tu estimación sea 100% exacta. Por eso, si su estimación es correcta al principio, no lo será durante toda la vida del proyecto, y esto es correcto.

Aun así, una estimación es una buena línea de base para el inicio de un proyecto, y un buen conductor tomará todas las correcciones necesarias a lo largo del camino para llevarte del punto A al punto B.

Y por cierto, ¿cómo van tus planes para 2020? ¿Algún cambio? Aunque es posible que sus estimaciones no hayan ido exactamente según lo previsto, esperemos que su organización haya encontrado nuevas formas de pivotar y mantenerse en el buen camino a lo largo de este tumultuoso año.