Estudio de caso
Stillwell-Hansen, uno de los principales representantes de fabricantes especializados en calefacción y aire acondicionado, ha dependido de la misma aplicación central para gestionar sus pedidos de ventas y servicios desde finales de la década de 1990. Una vez que la plataforma llegó al final de su ciclo de vida de soporte, el equipo supo que necesitaba una solución mejor y con más visión de futuro para gestionar el negocio.
Nuestro reto
Crear una plataforma que funcionara para un grupo diverso de usuarios era fundamental para el éxito. El software heredado de Stillwell-Hansen estaba irremediablemente aislado. Aunque estaba pensado para realizar el seguimiento del ciclo de vida de un contrato, desde el proceso de presupuesto hasta las órdenes de servicio en curso, la aplicación resultaba frustrante de manejar y tenía fallos. Era difícil y engorroso cambiar entre pedidos, trabajos, informes y otras vistas, y algunos usuarios eludían el sistema con soluciones ad hoc pirateadas. Por eso, cuando Microsoft anunció que la plataforma en la que se basaba, Access, dejaría de recibir soporte, Stillwell-Hansen aprovechó la oportunidad para adaptar sus operaciones al siglo XXI.
Nuestro proceso
El software existente de Stillwell-Hansen afectaba a todos los aspectos de la empresa, desde el seguimiento de los pedidos y las ventas hasta la gestión de los horarios de los técnicos, por lo que era crucial que DOOR3 tuviera en cuenta las necesidades de una amplia gama de usuarios. Al mismo tiempo, cualquier solución debía resultar familiar y cómoda para los empleados que llevaban utilizando el sistema heredado, algunos desde hacía más de 20 años, y no tenían tiempo para la larga formación y la pronunciada curva de aprendizaje que puede conllevar un software completamente nuevo. Además de integrar las funciones críticas existentes, examinamos cómo trabajaban los equipos fuera de la aplicación y cómo podía incorporarse y racionalizarse ese trabajo para fomentar su adopción en toda la organización.
Nuestra solución
Mientras que Stillwell-Hansen había confiado anteriormente en Microsoft Access, DOOR3 actualizó la plataforma trasladándola a un modelo moderno basado en la web. Ahora, todas las funciones de la empresa están centralizadas en una plataforma única e intuitiva que mejora enormemente la visibilidad y la capacidad de elaboración de informes. Además, DOOR3 coordinó el despliegue progresivo de la nueva aplicación y se aseguró de que los pedidos creados durante ese proceso se integraran inmediatamente en el nuevo sistema, garantizando así una transición fluida desde el antiguo.
Mientras que el antiguo sistema no permitía muchos matices, la nueva plataforma de Stillwell-Hansen ofrece a los usuarios las herramientas que necesitan para navegar y gestionar fácilmente los pedidos. Desde la posibilidad de crear varios pedidos dentro de un mismo trabajo hasta el seguimiento transparente del tiempo y la mano de obra necesarios para completar una visita de servicio, los equipos disponen ahora de una gran cantidad de información y datos al alcance de la mano. Herramientas adicionales como un gestor de plantillas ahorran tiempo en la creación de nuevos documentos y garantizan que los empleados utilicen siempre las plantillas de ventas y contratos más actualizadas.
Con una funcionalidad unificada, DOOR3 también introdujo nuevas funciones para ayudar a Stillwell-Hansen a trabajar de forma más inteligente. La aplicación permite a los directivos y a los responsables administrativos supervisar toda la plataforma, introduciendo la posibilidad de realizar un seguimiento de las cifras de ventas y del trabajo entrante, de los centros de costes y beneficios, y de la salud y el progreso de cada división en toda la organización. Gracias a informes nuevos y mejorados, dispondrán de las herramientas necesarias para impulsar su negocio.
Conclusión
Stillwell-Hansen acudió a DOOR3 para modernizar su sistema interno de seguimiento de pedidos. Hicimos eso y mucho más: creamos una interfaz de usuario elegante e intuitiva (https://www.door3.com/ux-design-agency-nyc/ui-design-company/) en una moderna plataforma web que permitió a Stillwell-Hansen sacar más partido que nunca a su software. Escuchamos a los usuarios e incorporamos funciones que facilitaran su trabajo, junto con datos que ayudaran a los directivos a tomar las decisiones correctas. Todo esto se traduce en una aplicación que tiene el poder de cambiar la forma de trabajar de Stillwell-Hansen, para mejor.
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