Si une estimation est correcte, alors elle ne l'est pas. Et ceci est correct (ou le paradoxe de l'estimation)

En tant que client, je reçois souvent des devis et je commence à penser que je sais maintenant ce que je vais recevoir exactement et quand ce sera prêt. J’attends ma commande dans un restaurant, je m’attends à arriver au travail à l’heure en me basant sur les indications routières, ou je pense que les constructeurs auront terminé les réparations de ma maison samedi prochain.

*Je me souviens des mots:

• “Votre commande sera prête dans 20 minutes”
• “Le voyage prendra une demi-heure”
• “Nous le faisons tous les jours. Nous réparerons votre maison en 33 jours”

Mais pourquoi cela ne se produit-il jamais à temps ou de la manière dont je l’attends ? Et pourquoi est-ce que je continue à être optimiste en pensant que cette fois-ci, le résultat sera vraiment à la hauteur des attentes ?

J’imagine qu’en tant que client, je fonde mes attentes sur l’idée que les devis sont gravés dans la pierre. Peut-être parce que, quelque part au fond de moi, j’aime à croire que j’ai le contrôle et une compréhension totale de la situation. Ou bien je crois que les personnes avec lesquelles je travaille sont des professionnels, qu’elles savent ce qu’elles font et que je me fie donc à leurs évaluations. Puis je reçois mes produits ou services en retard, quelque chose ne va pas ou la qualité n’est tout simplement pas au rendez-vous. Je commence alors à me rappeler que, dans ma vie professionnelle, je suis chef de projet.

Se rendre du point A au point B

En tant que chef de projet, j’aime l’ordre. Mais d’un autre côté, j’apprécie également le défi que représente le chaos. Si vous avez peur du chaos et de l’incertitude, il vous sera difficile d’être chef de projet, car les projets réels créent beaucoup de surprises, et pas toujours positives. Nous gérons le chaos et créons de l’ordre ; il s’agit d’un processus continu. Et le premier niveau de ce jeu est le processus d’estimation.

Google Maps, par exemple, est un très bon modèle de routes urbaines. Mais ce n’est qu’un modèle, ce n’est pas une ville réelle, aujourd’hui, à 8 heures du matin.

En supposant que vous soyez un bon conducteur, vous connaissez la ville, ou du moins l’itinéraire qui mène à votre bureau. Disons qu’il faut habituellement 30 à 45 minutes pour s’y rendre. En tant que chef de projet, vous ajoutez 15 minutes supplémentaires “au cas où” et commencez votre voyage. Vous envoyez un SMS à votre collègue et lui dites : “Bien sûr, on se voit à 9 heures” Votre navigateur indique “38 minutes” et une chanson entraînante est diffusée. Cinq minutes plus tard, vous voyez une ligne orange sur votre carte, puis deux minutes plus tard une ligne rouge et une notification indiquant “+12 minutes” Ce n’est pas génial, mais au moins vous avez un délai. Ensuite, la situation empire, vous prenez un autre itinéraire, vous êtes presque sauvé, puis le pneu de la voiture crève et le jeu est terminé.

*What are your options?

a) mettre une roue de secours (hot fix)

b) trouver un service de réparation (replanifier le projet et modifier les délais et le budget)

c) laisser la voiture sur le bord de la route et prendre un taxi (budget supplémentaire pour un “développeur” supplémentaire, qui ne peut généralement pas commencer aujourd’hui, ce qui entraîne également des dépenses supplémentaires et des retards)

Dans le meilleur des cas, vous arriverez peut-être au bureau à 9h30. Ou bien vous devrez annuler ou reprogrammer votre réunion (modifier le délai).

Mais qui sait, peut-être avez-vous les moyens de vous offrir un hélicoptère-taxi ! Et si votre réunion de 9 heures est très importante, il peut être judicieux de la payer.

Bien sûr, il existe un scénario inverse. Aujourd’hui est un jour férié, mais pour une raison ou une autre, vous allez quand même travailler au bureau. Dans ce cas, vous pouvez vous y rendre en 15 minutes, ce qui est également différent de votre estimation de 30 à 45 minutes.

Bien sûr, cet exemple concerne les risques, et vous pouvez dire “vous devriez mieux gérer vos risques” Mais comment pouvez-vous mieux le faire si vous avez des “restrictions budgétaires” équivalant à une heure ? (Et “dormir moins” n’est certainement pas une solution tenable à long terme)

Estimer les projets de développement comme un héros de l’action

Pour en revenir à l’informatique, j’aimerais dire qu’il existe d’innombrables risques qui peuvent ou ne peuvent pas se produire. Les chefs de projet doivent-ils tous les inclure dans une estimation ? Ce ne serait pas raisonnable, et des facteurs tels que la taille de l’équipe et qui fera spécifiquement quel travail ont un impact sur la précision de l’estimation et peuvent la modifier radicalement.

Voici quelques questions que j’aime me poser lors de l’élaboration d’une estimation :

• Est-ce que je connais les membres exacts de l’équipe si j’établis un devis pour un projet qui n’a pas encore été vendu ?

En général, non

• Est-ce que je connais le niveau de risque que les clients peuvent accepter tout en ajoutant une marge de sécurité ?

Non, je ne peux que deviner ou fonder mes hypothèses sur les risques acceptables pour mon entreprise.

• Ai-je un champ d’application bien défini avant de procéder à l’estimation ?

J’en doute.

Mais pourquoi parler d’estimation si la plupart de nos clients souhaitent travailler en régie (par opposition à un prix fixe pour un projet) ? Parce que, qu’on le veuille ou non, même si l’on est prêt à travailler en régie, on veut toujours connaître le budget du projet et les délais appropriés. Même si elle travaille en mode T&M, une entreprise doit faire des projections de ressources pour au moins un trimestre. Si vous avez reçu une estimation approximative ou préliminaire au début du projet, il est bon de garder toutes ces considérations à l’esprit. Il ne s’agit que d’une estimation, semblable à une projection de temps de conduite sur Google Maps.

Tous les héros de films pensent que leur première action les mènera à l’objectif souhaité et nous entendons souvent la phrase “J’ai un plan” Croyez-vous vraiment que tout se passera comme prévu pour notre héros ?

Dire “j’ai un plan” revient à dire “voici votre estimation” Ensuite, le protagoniste se heurte à des obstacles et les “estimations” ou “plans” initiaux doivent être révisés, voire modifiés. Et quelque chose qui était “correct” devient inexact ou même carrément faux. Peut-être que la bonne question n’est pas “Avez-vous une estimation précise ?” mais “Avez-vous un bon chauffeur qui connaît la ville ?”

Je pense que même l’estimation de Google Maps pour votre trajet est approximative, mais même ce modèle d’estimation, avec tous ses défauts, est incroyablement sophistiqué. Et aucun modèle ne peut correspondre entièrement à une réalité dynamique. Cela signifie que même si vous pouvez et voulez payer pour votre estimation et que vous avez beaucoup de temps pour travailler sur les détails, il n’y a aucune garantie que votre estimation sera exacte à 100 %. C’est pourquoi, si votre estimation est correcte au départ, elle ne l’est pas pendant toute la durée du projet, et c’est exact.

Néanmoins, une estimation est une bonne base pour le démarrage d’un projet, et un bon conducteur apportera toutes les corrections nécessaires en cours de route pour vous amener du point A au point B.

Au fait, où en sont vos projets pour 2020 ? Y a-t-il des changements ? Même si vos estimations ne se sont pas déroulées exactement comme prévu, nous espérons que votre organisation a trouvé de nouvelles façons de pivoter et de rester sur la bonne voie au cours de cette année tumultueuse.