Software-Kapitalisierung zur Finanzierung von Wachstum

Sie haben gerade eine halbe Million Dollar an ein Unternehmen für die Entwicklung von Unternehmenssoftware gezahlt, um eine maßgeschneiderte Softwarelösung zur Organisation und Verwaltung Ihres Unternehmens zu erstellen. Wie wollen Sie jetzt, da Phase I in Betrieb ist, Phase II und möglicherweise sogar Phase III bezahlen, ohne dass Ihr operativer Cashflow erheblich beeinträchtigt wird?

In der Welt der Softwareentwicklung hat sich die Art und Weise, wie die Kosten verbucht werden, erheblich verändert. Die Software-Kapitalisierung spielt in dieser Landschaft eine zentrale Rolle. Das Verständnis dieser Kosten und ihrer Bedeutung in der modernen Softwarebranche ist für Unternehmen und Fachleute gleichermaßen wichtig.

Bei der Softwarekapitalisierung wird die neue maßgeschneiderte Unternehmenssoftware Ihres Unternehmens wie jedes andere Anlagegut behandelt und Ihrer Bank zur Kreditaufnahme vorgelegt. Als Aktivposten in Ihrer Bilanz kann sie dazu beitragen, die nächsten Phasen Ihrer individuellen Software-Entwicklungslösung zu finanzieren.

Software-Kapitalisierungskosten beziehen sich auf spezifische Kosten, die mit der Softwareentwicklung verbunden sind. Dazu gehören:

Vergütung der Programmierer Software-Tests Gemeinkosten im Zusammenhang mit dem Entwicklungsprozess

Diese Kosten sind insofern von Bedeutung, als sie in der Bilanz eines Unternehmens kapitalisiert werden, anstatt sofort als Aufwand verbucht zu werden. Dieser Ansatz bietet eine genauere Darstellung der Vermögenswerte und Investitionen eines Unternehmens.

Kriterien für die Aktivierung von Software

Bei den Regeln für die Aktivierung von Software dienen die GAAP-Kriterien als Richtschnur. Generell kann die Softwareentwicklung in zwei Hauptphasen aktiviert werden:

• Die Phase der Anwendungsentwicklung, insbesondere bei Software, die für den internen Gebrauch eines Unternehmens bestimmt ist.
• Die Phase, in der die technologische Durchführbarkeit erreicht wird, insbesondere bei Software, die verkauft oder öffentlich vermarktet werden soll.

Das Verständnis dieser Kriterien und Phasen ist für eine genaue Buchführung und Finanzberichterstattung unerlässlich. Für weitere Einblicke in die Feinheiten dieser Kriterien kann dieser Leitfaden für Modellierungstechniken von Bank & FIG eine wertvolle Quelle sein.

Für den internen Gebrauch entwickelte Software: Eine häufige Frage, die in den Gesprächen über die Software-Kapitalisierungsregeln auftaucht, ist die Frage, wo die für den internen Gebrauch entwickelte Software bei diesen Kriterien einzuordnen ist. Software wie interne Buchhaltungssysteme und kundenspezifische Verwaltungssysteme werden häufig diskutiert.

Für diese Arten von Software ist die Behandlung in den verschiedenen Phasen unterschiedlich:

• Projektphase: Normalerweise als Aufwand verbucht
• Phase der Anwendungsentwicklung: Aktiviert, mit bestimmten Ausnahmen
• Implementierungsphase: Sobald die Software in Betrieb ist und genutzt wird, werden die Kosten als Aufwand verbucht

Für externe Nutzer entwickelte Software: Für Software, die für externe Nutzer bestimmt ist, gelten leicht abweichende Kriterien für die Aktivierung von Software. Solche Software umfasst Produkte, die:

• Verkauft
• Geleast
• An externe Nutzer vermarktet werden

Die Behandlung dieser Softwaretypen in den verschiedenen Phasen umfasst:

• Vortechnologische Durchführbarkeit: Normalerweise als Aufwand verbucht
• Wenn die Software technisch machbar ist, aber noch nicht zum Verkauf steht: In der Regel aktiviert, mit einigen Ausnahmen
• Sobald die Software zum Verkauf verfügbar ist: Kosten werden als Aufwand verbucht

Finanzierung der Entwicklung maßgeschneiderter Unternehmenssoftware: Bereiten Sie sich darauf vor, mit Ihrem Banker zu sprechen

Der erste Schritt zur Finanzierung dieser Art von Software-Kapitalisierung besteht darin, ein Gespräch mit Ihrem Banker zu führen und Ihren Plan für die Software-Kapitalisierung darzulegen: Indem Sie Phase I bereits aus Ihrem operativen Cashflow bezahlt und implementiert haben, haben Sie einen Vermögenswert in Ihrer Bilanz geschaffen, der als Sicherheit für die Finanzierung nachfolgender Entwicklungsphasen eingesetzt werden kann.

Projekte, für die ein Kredit aufgenommen werden kann, erfüllen im Allgemeinen die folgenden Kriterien:

• Phase I ist abgeschlossen, so dass die Kapitalisierung der Kosten beginnen kann.

• Das Management hat sich zur Finanzierung des Softwareprojekts verpflichtet.

• Die maßgeschneiderte Softwarelösung wird wie vorgesehen eingesetzt.

• Künftige Iterationen der Entwicklung werden bis zum Abschluss verfolgt.

Auch wenn Sie vielleicht nicht den vollen Kredit für den Vermögenswert erhalten, wenn er bereits einen Mehrwert für Ihr Unternehmen darstellt, ist Ihre Bank möglicherweise eher bereit, zusätzliches Geld für diesen Vermögenswert zu leihen. Bei der Bestimmung, welche Entwicklungskosten als Software-Kapitalisierungskosten in Frage kommen, spielen mehrere Schlüsselqualifikationen eine Rolle:

• Vergütung der Softwareentwickler: Dazu gehören Gehälter, Sozialleistungen und andere Formen der Vergütung für Entwickler, die aktiv an dem Projekt arbeiten.

• Zurechnung zu den indirekten Gemeinkosten: Dies sind die Kosten, die indirekt mit dem Entwicklungsprozess verbunden sind, aber für dessen Abschluss unerlässlich sind.

• Softwaretests und andere direkte Kosten: Bevor die Software freigegeben wird, wird sie strengen Tests unterzogen. Die mit dieser Phase verbundenen Kosten werden zusammen mit anderen direkten Kosten ebenfalls für die Aktivierung berücksichtigt.

Individuelle Softwareentwicklung ist teuer. Warum sollte man sie aus eigener Tasche bezahlen?

Selbst für kleine und mittelständische Unternehmen können die Kosten für die Konzeption und Entwicklung maßgeschneiderter Unternehmenssoftwarelösungen, die Ihr Unternehmen betreiben, in die Millionen gehen. Auch wenn ein vermögenswertbasierter Finanzierungsansatz nicht für jedes Unternehmen und seinen Bankpartner geeignet ist, lohnt es sich, die Möglichkeiten zu erkunden, denn die Logik des Konzepts ist stichhaltig und der Wert des Vermögenswertes ist real.

Die Aktivierung von Software ermöglicht es Unternehmen, geringere Ausgaben auszuweisen, was zu einem höheren Nettogewinn in ihren Jahresabschlüssen führt. Allerdings stimmen die Regeln für die Aktivierung von Software nach GAAP nicht immer mit der steuerlichen Behandlung überein, so dass potenzielle Steuervorteile entstehen, während gleichzeitig ein höheres buchhalterisches Einkommen ausgewiesen wird.

[Die Modernisierung von Legacy-Anwendungen (https://www.door3.com/modernizing-legacy-systems/) ist eine weitere wichtige Überlegung für Unternehmen, die in kundenspezifische Softwareentwicklung investieren. Veraltete Altsysteme können nicht nur die Produktivität behindern, sondern auch ein erhebliches Sicherheitsrisiko darstellen. Durch die Integration von Modernisierungsmaßnahmen in den Prozess der Entwicklung kundenspezifischer Software können Unternehmen nicht nur ihre Abläufe verbessern, sondern auch das Risiko potenzieller Datenverletzungen oder anderer Sicherheitslücken verringern.

Nehmen Sie “Unternehmen A” als Beispiel.

Das wachsende Unternehmen A benötigte eine kundenspezifische Unternehmenssoftwarelösung, um die Produktivität zu steigern, den Service zu verbessern, die Reaktionszeiten zu erhöhen und die Wettbewerbsposition zu verbessern. Dazu gehörten die Prozesse der Angebotserstellung, die Annahme von Angebotsanfragen, die Verwaltung der Bestell- und Ausführungsprozesse, die Verwaltung der Produktion, die Terminplanung und die Ausführung der Aufträge selbst sowie die Verwaltung des Personals und eines großen Fuhrparks.

Tatsächlich musste fast jeder interne Prozess im Unternehmen A verbessert und gestrafft werden, um die betriebliche Effizienz zu steigern und wichtige Mitarbeiter für wertorientiertere Aufgaben freizusetzen. Da es keine handelsübliche Managementsoftware gab, die diese Anforderungen erfüllen konnte, musste sich Unternehmen A anderweitig umsehen und ein Softwareentwicklungsunternehmen beauftragen, das ihm helfen sollte, seine Organisations- und Effizienzziele zu erreichen und sein Geschäft voranzutreiben.

Die Suche nach einer maßgeschneiderten Softwarelösung hinter DOOR3.

Und genau hier kommt DOOR3 ins Spiel. Eine hochentwickelte kundenspezifische Unternehmenssoftwarelösung dieses Umfangs, die Verbesserungen mit hoher Rentabilität garantiert, erfordert eine erhebliche Investition zur Finanzierung der Entwicklung. Aber wie kann sich ein Kunde eine solche Investition leisten, ohne den Cashflow stark zu belasten? Die Lösung von DOOR3 bestand darin, sich sechs Monate Zeit zu nehmen, um die Software-Infrastruktur zu entwickeln, sie zu liefern, sie in Produktion zu bringen und diese Ausgaben in einen harten Vermögenswert mit echtem Wert zu verwandeln, der dem Kunden gehört.

Im Fall von Unternehmen A verfügte das Unternehmen bereits über viele Sachanlagen und eine anlagenbasierte Kreditbeziehung zu einer Bank. All diese Faktoren trugen dazu bei, den Kreditgeber davon zu überzeugen, dass Phase I der maßgeschneiderten Software tatsächlich eine ernsthafte Überlegung wert war und dass die Finanzierung weiterer Phasen im Interesse des Kunden lag.

Anstatt einzelne “Big Bang”-Releases in solchen Situationen einzusetzen, empfiehlt DOOR3, iterative Releases zu liefern, die als Sicherheit für Kredite von Banken zur Vervollständigung des Gesamtprojekts kapitalisiert werden können, unabhängig davon, ob bereits eine Asset-basierte Kreditvereinbarung mit einer Bank besteht oder nicht.

Die iterative Releaselösung von DOOR3 funktioniert sowohl in anlagenbasierten als auch in regulären Finanzierungsszenarien, indem sie unseren Kunden hilft, ihre maßgeschneiderten Unternehmenssoftware-Installationen in Phasen zu finanzieren, ohne den operativen Cashflow zu binden. Jede neu abgeschlossene Phase, die in die Bilanz aufgenommen wird, wird zu einem Vermögenswert, der zur Finanzierung der nachfolgenden Phasen beiträgt. Die Auswirkungen der Entwicklung kundenspezifischer Unternehmenssoftware auf den Cashflow werden für beide Unternehmen erheblich reduziert, und der Abschluss der gesamten Softwareinstallation und -implementierung ist gewährleistet.

Beziehen Sie Ihren Buchhalter bereits in der Anfangsphase mit ein, wenn Sie über die Kapitalisierung von Unternehmenssoftware nachdenken.

Es ist wichtig, dass Sie Ihren Buchhalter einbeziehen, da es in der Buchhaltung mehrere Regeln für die Softwarekapitalisierung gibt, die vom Entwicklungsstadium des Projekts abhängen: Von der Anfangsphase, in der die Planung und die Entscheidung über den Anbieter der maßgeschneiderten Unternehmenssoftware getroffen werden, über die Entwicklungs- und Implementierungsphase bis hin zu den Kosten für Schulung und Systemwartung. Ein weiterer wichtiger Aspekt ist, dass Ihr Unternehmen nach dem Prinzip der Periodenrechnung arbeiten muss. Dieses Finanzierungsszenario funktioniert nicht im Rahmen der Kassenbuchführung. Zusammengefasst:

• Bei der Softwareaktivierung wird selbst entwickelte Software als Anlagevermögen anerkannt.

• Interne Nutzung bedeutet, dass die Software nur für den internen Bedarf eines Unternehmens erworben oder entwickelt wurde.

• Es darf nicht die Absicht oder der Plan bestehen, die Software außerhalb des Unternehmens zu vermarkten.

Darüber hinaus hat Ihr Unternehmen möglicherweise Anspruch auf Steuergutschriften für Forschung und Entwicklung oder auf Rückzahlungen von Bundes- und Landesregierungen für Ihre kundenspezifische Unternehmenssoftwareentwicklung.

Für Unternehmen, Investoren und Fachleute in der Softwarebranche ist es wichtig, die Feinheiten der Softwarekapitalisierung zu verstehen. Indem sie sich über bewährte Rechnungslegungspraktiken und die sich ständig weiterentwickelnde Landschaft der Softwareentwicklung auf dem Laufenden halten, können die Beteiligten fundierte Entscheidungen treffen, die sich sowohl auf ihren Betrieb als auch auf ihren Gewinn auswirken.

Sind Sie auf der Suche nach einem Partner für die Entwicklung von Unternehmenssoftware? Rufen Sie DOOR3 an.

Das Team von DOOR3, bestehend aus erfahrenen Ingenieuren, Designern und UX/UI-Experten, entwickelt, gestaltet und realisiert elegante Lösungen, die Unternehmen auf die nächste Stufe bringen. Unsere preisgekrönten User-Experience-Experten, Elite-Entwickler und visionären Designer arbeiten mit den Kundenteams zusammen, um maßgeschneiderte Unternehmenslösungen Softwareentwicklung zu erstellen, die die Arbeitsweise von Unternehmen verändern. Wenn Sie mehr über die Entwicklung von Unternehmenssoftware und ihre Designsysteme erfahren möchten, kontaktieren Sie uns.

FAQs

**Q1. Warum ist die Kapitalisierung von Software wichtig?

A1. Die Software-Kapitalisierung ermöglicht es Unternehmen, die Erfassung von Software-Entwicklungskosten über mehrere Zeiträume zu verteilen, was eine genauere Darstellung ihrer finanziellen Lage ermöglicht.

Q2. Wie wirkt sich die Software-Kapitalisierung auf das Nettoeinkommen eines Unternehmens aus?

A2. Unternehmen können durch Software-Kapitalisierungskosten kurzfristig niedrigere Ausgaben ausweisen, was zu einem höheren Nettogewinn führt.

Q3. Was ist der Unterschied zwischen der Aktivierung von Softwarekosten und der Abschreibung von Softwarekosten?

A3. Bei der Aktivierung werden die Softwarekosten über mehrere Perioden hinweg verbucht, während sie beim Aufwand sofort verbucht werden.