Best Practices für das Intranet-Design zur Schaffung eines ansprechenden digitalen Arbeitsplatzes

Das Intranet hat sich im Laufe der Jahre erheblich weiterentwickelt und ist für viele Unternehmen zu einem unverzichtbaren Instrument geworden. Die Umsetzung von Best Practices für das Intranet-Design erleichtert nicht nur die Kommunikation, sondern verbessert auch die Zusammenarbeit, so dass es für Unternehmen entscheidend ist, mit den neuesten Trends Schritt zu halten.

Dennoch sind viele Menschen noch weit davon entfernt, die Fortschritte der Intranet-Technologie zu begreifen, geschweige denn, Best Practices für das Intranet-Design umzusetzen. Allein das Wort “Intranet” weckt Erinnerungen an das Durchwaten älterer Systeme mit schlechter Benutzeroberfläche und -erfahrung, was die Navigation erschwert und die Aufgaben umständlich macht.

Die gute Nachricht ist, dass das “alte” Intranet verschwunden ist. Es ist tot. Dank des gestiegenen Bewusstseins für die besten Praktiken bei der Gestaltung von Intranets sind Intranets heute benutzerfreundlich gestaltet, dienen der Zusammenarbeit und sind ein soziales Portal, das nicht nur Ihnen, sondern auch Ihrem Unternehmen zugute kommt.

Die Entwicklung von Best Practices für die Intranetgestaltung

Von seinen Anfängen als einfaches internes Netzwerk bis zu seinem heutigen Zustand als dynamischer digitaler Arbeitsplatz hat das Intranet und das, was als bestes Intranetdesign gilt, einen bemerkenswerten Wandel durchgemacht. Im Laufe der Jahre hat sich der Schwerpunkt von der reinen Informationsweitergabe auf die Förderung einer Kultur der Zusammenarbeit und des Engagements verlagert. Zu den wichtigsten Meilensteinen in der Entwicklung von Best Practices für das Intranet-Design gehören:

• Übergang von statischen Seiten zu interaktiven Plattformen
• Integration von Social-Media-Funktionen zur Verbesserung der Kommunikation
• Verlagerung hin zu mobil-responsiven Designs für den Zugriff von unterwegs

Um die Entwicklung des Intranet-Designs zu vertiefen, bietet diese Ressource einen umfassenden Überblick über seine Entwicklung und die Faktoren, die seine aktuelle Form geprägt haben.

Wie man ein Intranet entwirft: häufige Probleme im Prozess

Trotz der Fortschritte bei den bewährten Verfahren für die Intranet-Gestaltung gibt es nach wie vor mehrere allgemeine Herausforderungen für Intranet-Designer. Die Bewältigung dieser Probleme ist von entscheidender Bedeutung für die Gewährleistung einer optimalen Benutzererfahrung.

Navigation und Suche:

Eine der größten Herausforderungen, mit denen die Benutzer bei vielen Intranets konfrontiert sind, ist die Frage der Navigation und Suche. Die Anwendung von Best Practices für das Intranet-Design während der Entwicklung sollte zu einem System führen, das die Benutzer nahtlos zu den gesuchten Informationen leitet, aber leider ist das nicht immer der Fall. Viele Benutzer haben mit verwirrenden Navigationssystemen zu kämpfen, die oft auf schlecht strukturierte Menüs oder zu komplexe Kategorisierungen zurückzuführen sind. Diese Verwirrung kann zu Zeitverschwendung und erhöhter Frustration führen, wenn Mitarbeiter versuchen, die benötigten Ressourcen oder Tools zu finden.

Erschwerend kommt hinzu, dass redundante Links vorhanden sind. Anstatt die Best Practices des Intranet-Designs zu nutzen, um die Benutzerführung zu vereinfachen, können mehrere Links, die zum selben Inhalt führen, zu einem labyrinthartigen Erlebnis führen. Solche Redundanzen verwirren nicht nur die Benutzer, sondern lassen auch die Benutzeroberfläche unübersichtlich und unprofessionell erscheinen. Um ein effektives Intranet zu gestalten, müssen diese Probleme bei der Navigation und Suche unbedingt angegangen werden, um ein optimiertes und benutzerfreundliches Erlebnis zu gewährleisten.

Inhaltliche Probleme:

Eine große Hürde bei der Maximierung des Nutzens von Best Practices für das Intranet-Design liegt im Bereich der Präsentation von Inhalten. Wenn der Inhalt nicht gut organisiert oder formatiert ist, wird er eher zu einem Hindernis als zu einem Vorteil. Benutzer können leicht überfordert oder desinteressiert werden, wenn sie mit Wänden von Text, unklaren Überschriften oder fehlenden visuellen Unterbrechungen konfrontiert werden. Eine solche schlechte Strukturierung kann selbst die wertvollsten Informationen unzugänglich oder irrelevant erscheinen lassen. Darüber hinaus verschärft das Fehlen von Feedback-Mechanismen dieses Problem noch. Ohne eine klare Möglichkeit für die Benutzer, ihre Bedenken zu äußern, Vorschläge zu machen oder Verbesserungsmöglichkeiten aufzuzeigen, werden die Unternehmen im Unklaren über die tatsächliche Benutzererfahrung gelassen. Dieser Mangel an Feedback führt zu einer Entfremdung zwischen Intranet-Administratoren und Nutzern und behindert die Entwicklung und Anpassungsfähigkeit der Plattform. Damit Intranets wirklich ihren Zweck erfüllen, ist es wichtig, dass der Intranet-Designer der klaren Präsentation von Inhalten Priorität einräumt und robuste Feedback-Kanäle einrichtet, um sicherzustellen, dass die Plattform dynamisch, benutzerorientiert und kontinuierlich verbessert wird.

Design-Herausforderungen:

Das Design spielt eine entscheidende Rolle für die Effizienz und Attraktivität von Intranets, und leider ist dies ein Bereich, in dem viele Plattformen versagen. [Ein eklatantes Problem ist das inkonsistente Design (https://www.door3.com/blog/Design-Systems-What-are-they-Why-do-you-need-one). Wenn es an Einheitlichkeit auf den Seiten mangelt, sei es in Bezug auf Farbschemata, Typografie oder Layout, kann das Intranet unzusammenhängend und unprofessionell wirken. Diese Inkonsistenz beeinträchtigt nicht nur die Ästhetik der Plattform, sondern kann auch die Benutzer verwirren und die Navigation und den Konsum von Inhalten erschweren.

Die Verwendung minderwertiger Grafiken verschärft diese Designprobleme noch zusätzlich. Wenn man sich auf Bilder mit schlechter Auflösung verlässt oder zu viele allgemeine Stockfotos verwendet, kann die Plattform unpersönlich und veraltet wirken. Solche Grafiken können den Wert des Inhalts schmälern und die Glaubwürdigkeit der Plattform untergraben. Damit Intranets zu effektiven Kommunikations- und Kollaborationsinstrumenten werden, müssen sie unbedingt ein kohärentes, visuell ansprechendes und benutzerfreundliches Design bieten, das bei der Zielgruppe Anklang findet.

Intranet Design Best Practices für einen digitalen Arbeitsplatz

Auf dem Weg ins Jahr 2024 prägen mehrere bewährte Praktiken für das Intranet-Design die künftige Nutzung eines Intranets. Bei diesen Trends geht es nicht nur um Ästhetik, sondern auch um die sich verändernde Dynamik am Arbeitsplatz und die sich wandelnden Bedürfnisse der Mitarbeiter.

Benutzerzentriertes Design (UCD)

Mit Verlaub, Albert Einstein sagte: “Die einzige Quelle des Wissens ist die Erfahrung… die Benutzererfahrung” Das Verständnis des Benutzers ist der Schlüssel für ein gut durchdachtes Intranetdesign. Durch die Durchführung von Nutzerforschung (es gibt mehrere Arten, die effektiv sind) und die Entwicklung eines iterativen Ansatzes für das Design auf der Grundlage dieses Feedbacks ist das Endergebnis etwas, das tatsächlich zur aktuellen Kultur eines Unternehmens passt und dem Nutzer das Gefühl gibt, am Prozess beteiligt zu sein.

Das benutzerzentrierte Design ist das Herzstück der Best Practices für das Intranet-Design und zeigt sich auf viele verschiedene Arten, auch in der Entwicklung des Arbeitsplatzes. Während sich die Welt auf die Folgen der Pandemie einstellt, spielen Intranets eine zentrale Rolle bei der Unterstützung des hybriden Arbeitsmodells. Funktionen wie Terminbuchungstools und mobile Integrationen sorgen für einen reibungslosen Übergang für die Mitarbeiter. So werden beispielsweise Tools, mit denen Mitarbeiter Schreibtische buchen oder integrierte virtuelle Besprechungsräume einrichten können, immer häufiger eingesetzt.

Rollenbasierte Personalisierung

Was früher als Option für viele Intranets galt, ist heute zu einem Standard bei den Best Practices für die Intranetgestaltung geworden. Durch die Erstellung einer rollenbasierten Matrix kann ein Intranet-Designer eine ideale Homepage für jeden einzelnen Benutzertyp auf der Grundlage seiner Rolle innerhalb des Unternehmens erstellen. Sobald dies erreicht ist, können Sie den Benutzern die Freiheit geben, ihre Erfahrungen weiter anzupassen. Auf Wiedersehen, schreckliche Baumstruktur.

Mobilisierung

Laut dem Pew Research Center haben 85 % der Amerikaner ein Smartphone, was bedeutet, dass mehr als je zuvor Informationen nicht auf einem Desktop konsumiert werden. Es macht also nur Sinn, ein mobiles Erlebnis zu konzipieren, da unsere Arbeitskräfte jeden Tag ungebundener werden. Noch wichtiger ist jedoch, dass dadurch der Überfluss, der manchmal mit dem Intranet-Design einhergeht, reduziert wird. Durch die Konzentration auf die Dinge, die für den Nutzer wirklich wichtig sind (siehe Nutzerforschung und Personalisierung), kann ein Intranet-Designer die Akzeptanz und den Erfolg steigern.

Verbindung und Zusammenarbeit als Schwerpunkt

Bei den Best Practices für die Intranetgestaltung war der Bedarf an Verbindung und Zusammenarbeit noch nie so ausgeprägt wie heute. Da Fernarbeit zur Norm wird, schließen Intranets die Lücke, indem sie:

• Steigerung der Produktivität durch integrierte Tools
• Förderung der beruflichen Entwicklung durch Lernmodule
• Aufbau einer positiven Unternehmenskultur durch Engagement-Funktionen

Die Gestaltung eines Intranets hat sich von einem einfachen internen Kommunikationsinstrument zu einem zentralen Knotenpunkt entwickelt, der ein Gefühl der Gemeinschaft und Zugehörigkeit fördert. Da die Teams über verschiedene Standorte und Zeitzonen verteilt sind, bietet eine Plattform, die unter Berücksichtigung bewährter Intranet-Designverfahren entwickelt wurde, einen einheitlichen Raum, in dem die Mitarbeiter in Echtzeit zusammenarbeiten, Erkenntnisse austauschen und Erfolge feiern können. Funktionen wie Diskussionsforen, Team-Chat-Räume und virtuelle Veranstaltungsräume ermöglichen spontane Interaktionen und ahmen die “Watercooler”-Gespräche in einem realen Büro nach. Darüber hinaus sorgt die Integration von Feedback-Mechanismen dafür, dass die Mitarbeiter eine Stimme haben, und fördert so Transparenz und Vertrauen. Durch die Zentralisierung von Ressourcen, die Erleichterung einer offenen Kommunikation und die Förderung des kontinuierlichen Lernens verbessern Intranets nicht nur die Arbeitseffizienz, sondern fördern auch eine kohäsive und integrative digitale Arbeitsplatzkultur.

Alles über das Intranet erledigen

Die Gestaltung eines Intranets im Jahr 2023 bedeutet nicht nur, eine Plattform für Nachrichten zu entwerfen, sondern einen umfassenden Arbeitsbereich zu schaffen. Dank der API-Integration mit verschiedenen Tools für den digitalen Arbeitsplatz können die Mitarbeiter heute eine Vielzahl von Aufgaben erledigen, ohne das Intranet zu verlassen. Durch diese nahtlose Integration wird sichergestellt, dass die Mitarbeiter alles, was sie brauchen, sofort zur Hand haben.

Natürlich gibt es mehr als nur diese fünf Best Practices für das Intranet-Design (https://www.door3.com/software-development-company-nyc/), aber diese fünf sind Schlüsselelemente für jeden erfolgreichen Intranet-Designer, der sein Spiel verbessern möchte. Das beste Intranet-Design für Ihr Team wartet darauf, durch eine durchdachte Benutzererfahrung freigeschaltet zu werden.

FAQs

Die Welt des Intranet-Designs ist riesig, und es tauchen viele Fragen auf, wenn man sich mit ihren Feinheiten beschäftigt. Hier sind einige häufig gestellte Fragen:

1Q. Was ist ein Intranet?

1A. Ein Intranet ist ein privates Netzwerk innerhalb einer Organisation, das es den Mitarbeitern ermöglicht, Informationen auszutauschen, gemeinsam an Projekten zu arbeiten und auf gemeinsame Ressourcen zuzugreifen. Es wurde entwickelt, um die interne Kommunikation zu verbessern und Geschäftsprozesse zu rationalisieren.

2Q. Welche Vorteile bietet die Verwendung von Best Practices für das Intranet-Design?

2A. Die Verwendung von Best Practices für die Intranetgestaltung bringt Organisationen und ihren Mitarbeitern erhebliche Vorteile. Durch die Einhaltung dieser Praktiken können Unternehmen eine benutzerfreundliche Oberfläche gewährleisten, Prozesse rationalisieren und die Produktivität steigern. Dies führt zu einem einheitlichen Markenauftritt, geringeren Schulungskosten und höheren Akzeptanzraten. Darüber hinaus verbessert ein gut gestaltetes Intranet die interne Kommunikation, Sicherheit und Skalierbarkeit. Es fördert auch eine positive Unternehmenskultur durch Zusammenarbeit und Gemeinschaftsbildung, beinhaltet Feedback-Mechanismen für kontinuierliche Verbesserungen und führt letztendlich zu Kosteneinsparungen, indem es Neugestaltungen minimiert und die Gesamteffizienz erhöht.

**3Q. Wie verbessern KI-gestützte Chatbots die Benutzerfreundlichkeit des Intranets? ** 3A. KI-gestützte Chatbots bieten intuitive Schnittstellen, beantworten häufig gestellte Fragen, bieten personalisierte Unterstützung und verringern den Bedarf an manueller Unterstützung.

**4Q. Was sind die wichtigsten Merkmale eines modernen Intranet-Designs? ** 4A. Moderne Intranets stellen die Benutzerfreundlichkeit in den Vordergrund, integrieren sich nahtlos in andere Tools, unterstützen den mobilen Zugriff und fördern den Aufbau von Gemeinschaften. Moderne Intranets enthalten oft Funktionen wie intelligente Suche, Dokumentenmanagement, Abschnitte mit Unternehmensnachrichten, Feedback-Mechanismen und die Integration mit anderen Unternehmenstools.

5Q. Wie können Intranets hybride Arbeitsmodelle unterstützen?

5A. Intranets spielen eine wichtige Rolle bei der Förderung des hybriden Arbeitsmodells. Sie bieten Tools für die Reservierung von Arbeitsplätzen, die eine effiziente Raumnutzung gewährleisten. Mit mobilen Integrationen gewährleisten Intranets die Zugänglichkeit über verschiedene Geräte, so dass die Mitarbeiter unabhängig von ihrem Standort in Verbindung bleiben können. Sie bieten auch Ressourcen für bewährte Praktiken bei der Fernarbeit und unterstützen die Mitarbeiter bei der Anpassung an dieses neue Arbeitsparadigma. Durch die Integration von Tools für die Zusammenarbeit und die Zentralisierung der Kommunikation fördern Intranets außerdem die nahtlose Teamarbeit und die konsistente Verbreitung von Informationen über verteilte Teams hinweg. Feedback-Mechanismen innerhalb von Intranets erfassen auch die Erkenntnisse der Mitarbeiter und verfeinern die hybride Arbeitserfahrung.

Der Weg in die Zukunft des Intranets

Die Gestaltung von Intranets hat einen langen Weg hinter sich und wurde an die sich ändernden Bedürfnisse von Unternehmen und ihren Mitarbeitern angepasst. Auch in Zukunft wird sich das beste Intranet-Design darauf konzentrieren, nutzerzentrierte, integrierte und vielseitige Intranets zu schaffen. Wenn Unternehmen die aktuellen Trends verstehen und sich mit den vorherrschenden Problemen auseinandersetzen, können sie das volle Potenzial ihrer Intranets ausschöpfen und eine vernetzte, informierte und engagierte Belegschaft sicherstellen.

DOOR3 bietet eine Reihe von User Experience Design Services und Fachwissen, um Ihnen zu helfen, Ihr Intranet-Design auf die nächste Stufe zu bringen. Kontaktieren Sie uns noch heute!

*Michael Montecuollo ist der Leiter des User Experience & Design Teams hier bei DOOR3, das für das preisgekrönte Intranet von Cadwalader, Wickersham & Taft LLP verantwortlich ist