Mejores prácticas de diseño de intranets para crear un lugar de trabajo digital atractivo

La intranet ha evolucionado considerablemente con los años, convirtiéndose en una herramienta indispensable para muchas organizaciones. Aplicar las mejores prácticas de diseño de intranets no solo facilita la comunicación, sino que también mejora la colaboración, por lo que es crucial que las empresas se mantengan al día de las últimas tendencias.

Dicho esto, mucha gente está lejos de adoptar los avances que ha dado la tecnología de intranet, y mucho menos de aplicar las mejores prácticas de diseño de intranet. La mera palabra nos trae recuerdos de navegar por sistemas antiguos que adolecen de una interfaz y una experiencia de usuario deficientes, lo que dificulta la navegación y hace engorrosas las tareas.

La buena noticia es que la “vieja” intranet ya no existe. Ha muerto. Gracias a la mayor concienciación sobre las mejores prácticas de diseño de intranets, hoy en día las intranets están diseñadas para ser fáciles de usar, con un propósito colaborativo y como un portal social que no sólo le beneficia a usted, sino también a su empresa.

La evolución de las mejores prácticas de diseño de intranets

Desde sus inicios como red interna básica hasta su estado actual como lugar de trabajo digital dinámico, la intranet y lo que se considera el mejor diseño de intranet han experimentado una notable transformación. A lo largo de los años, la atención ha pasado de centrarse simplemente en compartir información a fomentar una cultura de colaboración y compromiso. Algunos hitos clave en el desarrollo de las mejores prácticas de diseño de intranets son:

• Transición de páginas estáticas a plataformas interactivas
• Integración de funciones de redes sociales para mejorar la comunicación
• Cambio hacia diseños que responden a los dispositivos móviles para el acceso sobre la marcha

Para profundizar en la evolución de los diseños de intranet, este recurso ofrece una visión completa de su recorrido y de los factores que han configurado su forma actual.

Cómo diseñar una intranet: problemas habituales en el proceso

A pesar de los avances en las mejores prácticas de diseño de intranets, persisten varios retos comunes para el diseñador de una intranet. Abordar estos problemas es crucial para garantizar una experiencia de usuario óptima.

Navegación y búsqueda:

Uno de los principales retos a los que se enfrentan los usuarios con muchas intranets es la cuestión de la navegación y la búsqueda. Utilizar las mejores prácticas de diseño de intranets durante el desarrollo debería dar como resultado un sistema que guíe a los usuarios sin problemas hasta la información que buscan, pero, por desgracia, no siempre es así. Muchos usuarios se enfrentan a sistemas de navegación confusos, a menudo como resultado de menús mal estructurados o categorizaciones demasiado complejas. Esta confusión puede llevar a una pérdida de tiempo y a un aumento de la frustración cuando los empleados intentan encontrar los recursos o herramientas que necesitan.

La presencia de enlaces redundantes agrava este problema. En lugar de utilizar las mejores prácticas de diseño de intranets para simplificar el recorrido del usuario, los múltiples enlaces que llevan al mismo contenido pueden crear una experiencia laberíntica. Estas redundancias no sólo confunden a los usuarios, sino que también desordenan la interfaz, haciéndola parecer desorganizada y poco profesional. Para diseñar una intranet pensando en la eficacia, es imprescindible abordar estos retos de navegación y búsqueda, garantizando una experiencia ágil y fácil de usar.

Problemas de contenido:

Un obstáculo importante para maximizar la utilidad de las mejores prácticas de diseño de intranets reside en el ámbito de la presentación de contenidos. Cuando el contenido no está bien organizado o formateado, se convierte en un elemento disuasorio en lugar de un activo. Los usuarios pueden sentirse abrumados o desinteresados cuando se enfrentan a muros de texto, títulos poco claros o falta de interrupciones visuales. Esta mala estructuración puede hacer que incluso la información más valiosa parezca inaccesible o irrelevante. Además, la ausencia de mecanismos de retroalimentación agrava el problema. Sin una vía clara para que los usuarios expresen sus preocupaciones, aporten sugerencias o destaquen áreas de mejora, las organizaciones se quedan a oscuras sobre la experiencia real del usuario. Esta falta de información crea una desconexión entre los administradores de la intranet y los usuarios, lo que dificulta la evolución y adaptabilidad de la plataforma. Para que las intranets sirvan realmente a su propósito, es esencial que el diseñador de la intranet dé prioridad a una presentación clara del contenido y establezca sólidos canales de retroalimentación, garantizando que la plataforma siga siendo dinámica, centrada en el usuario y en continua mejora.

Desafíos del diseño:

El diseño desempeña un papel fundamental en la eficacia y el atractivo de las intranets y, por desgracia, es un área en la que muchas plataformas se quedan cortas. Un problema flagrante es el diseño incoherente. Cuando no hay uniformidad en las páginas, ya sea en cuanto a colores, tipografía o diseño, la intranet puede parecer inconexa y poco profesional. Esta incoherencia no sólo disminuye el atractivo estético de la plataforma, sino que también puede confundir a los usuarios, dificultando la navegación y el consumo de contenidos.

Además, el uso de gráficos de baja calidad agrava aún más estos problemas de diseño. Recurrir a imágenes de baja resolución o a fotografías genéricas de archivo puede hacer que la plataforma resulte impersonal y anticuada. Estos gráficos pueden restar valor al contenido y socavar la credibilidad de la plataforma. Para que las intranets sean herramientas eficaces de comunicación y colaboración, es imperativo que ofrezcan un diseño cohesivo, visualmente atractivo y fácil de usar que resuene entre el público objetivo.

Mejores prácticas de diseño de intranets para un lugar de trabajo digital

A medida que nos acercamos a 2024, varias prácticas recomendadas de diseño de intranets están configurando el futuro de cómo utilizamos una intranet. Estas tendencias no sólo tienen que ver con la estética, sino que están impulsadas por la dinámica cambiante del lugar de trabajo y la evolución de las necesidades de los empleados.

Diseño centrado en el usuario (DCU)

Pidiendo disculpas a Albert Einstein, “La única fuente de conocimiento es la experiencia… la experiencia del usuario” Comprender al usuario es clave para crear un diseño de intranet bien pensado. Llevando a cabo una investigación del usuario (hay múltiples tipos que son eficaces) y creando un enfoque iterativo del diseño a partir de esa retroalimentación, el resultado final es algo que realmente se ajusta a la cultura actual de una empresa y da al usuario un sentido de propiedad en el proceso.

El diseño centrado en el usuario está en el centro de las mejores prácticas de diseño de intranets y se manifiesta de muchas maneras diferentes, incluida la evolución del lugar de trabajo. Con el mundo adaptándose a las secuelas de la pandemia, las intranets están desempeñando un papel fundamental en el apoyo al modelo de trabajo híbrido. Funciones como las herramientas de reserva de escritorios y las integraciones móviles garantizan una transición fluida para los empleados. Por ejemplo, cada vez son más comunes las herramientas que permiten a los empleados reservar mesas o integrar salas de reuniones virtuales.

Personalización basada en roles

Antes considerada una opción para muchas intranets, se ha convertido en un estándar en las mejores prácticas de diseño de intranets. Mediante la creación de una matriz basada en roles, un diseñador de intranet puede determinar una experiencia de página de inicio ideal para todos y cada uno de los tipos de usuario en función de su función dentro de la organización. Una vez hecho esto, también puede permitir a los usuarios la libertad de personalizar aún más su experiencia. Hasta nunca, horrible estructura de árbol.

Movilización

Según el Pew Research Center, el 85% de los estadounidenses tienen smartphones, lo que significa que ahora más que nunca la información no se consume en un ordenador de sobremesa. Por lo tanto, diseñar para una experiencia móvil tiene sentido, ya que nuestra mano de obra está cada día más desconectada. Y lo que es más importante, reduce el exceso que a veces puede acompañar al diseño de una intranet. Al centrarse en las cosas que son realmente importantes para el usuario (véase la investigación de usuarios y la personalización) un diseñador de intranet puede aumentar la adopción y el éxito.

Conexión y colaboración como centro de atención

En cuanto a las mejores prácticas para el diseño de intranets, la necesidad de conexión y colaboración nunca ha sido tan pronunciada. Con el trabajo a distancia convirtiéndose en norma, las intranets están salvando las distancias:

• Mejorar la productividad mediante herramientas integradas
• Fomentar el crecimiento profesional mediante módulos de aprendizaje
• Crear una cultura organizativa positiva mediante funciones de compromiso

El diseño de una intranet ha pasado de ser una simple herramienta de comunicación interna a convertirse en un eje central que fomenta el sentimiento de comunidad y pertenencia. A medida que los equipos se extienden por distintas ubicaciones y zonas horarias, una plataforma desarrollada teniendo en cuenta las mejores prácticas de diseño de intranets proporciona un espacio unificado en el que los empleados pueden colaborar en tiempo real, compartir ideas y celebrar logros. Funciones como los foros de debate, las salas de chat para equipos y los espacios para eventos virtuales permiten interacciones espontáneas, imitando las conversaciones de la oficina física. Además, la integración de mecanismos de retroalimentación garantiza que los empleados tengan voz, fomentando la transparencia y la confianza. Al centralizar los recursos, facilitar la comunicación abierta y promover el aprendizaje continuo, las intranets no sólo mejoran la eficiencia del trabajo, sino que también fomentan una cultura digital del lugar de trabajo cohesionada e integradora.

Hacerlo todo desde la intranet

Diseñar una intranet en 2023 no es sólo diseñar una plataforma de noticias, sino crear un espacio de trabajo integral. Gracias a las integraciones de API con diversas herramientas del lugar de trabajo digital, ahora los empleados pueden realizar un sinfín de tareas sin salir de la intranet. Esta integración perfecta garantiza que los empleados tengan todo lo que necesitan al alcance de la mano.

Por supuesto, hay más que estas cinco mejores prácticas de diseño de intranet cuando se construye una intranet, pero estos cinco son elementos clave para cualquier diseñador de intranet de éxito que quiera mejorar su juego. El mejor diseño de intranet para su equipo está esperando a ser desbloqueado a través de una experiencia de usuario reflexiva.

Preguntas frecuentes

El mundo del diseño de intranets es muy amplio, y surgen varias preguntas al adentrarse en sus entresijos. He aquí algunas preguntas frecuentes:

1Q. ¿Qué es una intranet?

1A. Una intranet es una red privada dentro de una organización que permite a los empleados compartir información, colaborar en proyectos y acceder a recursos compartidos. Está diseñada para mejorar la comunicación interna y agilizar los procesos empresariales.

2Q. ¿Cuáles son las ventajas de utilizar las mejores prácticas de diseño de intranets?

2A. Utilizar las mejores prácticas de diseño de intranets beneficia significativamente a las organizaciones y a sus empleados. Siguiendo estas prácticas, las organizaciones pueden garantizar una interfaz fácil de usar, agilizar los procesos y aumentar la productividad. De este modo se consigue una imagen de marca coherente, se reducen los costes de formación y aumentan los índices de adopción. Además, una intranet bien diseñada mejora la comunicación interna, la seguridad y la escalabilidad. También fomenta una cultura organizativa positiva a través de la colaboración y la creación de comunidades, incorpora mecanismos de retroalimentación para la mejora continua y, en última instancia, supone un ahorro de costes al minimizar los rediseños y mejorar la eficiencia general.

**3Q. ¿Cómo mejoran los chatbots con IA la usabilidad de la intranet? ** 3A. Los chatbots con IA ofrecen interfaces intuitivas, responden a preguntas frecuentes, proporcionan asistencia personalizada y reducen la necesidad de asistencia manual.

**4Q. ¿Cuáles son las características clave del diseño de una intranet moderna? ** 4A. Las intranets modernas dan prioridad a la experiencia del usuario, se integran perfectamente con otras herramientas, admiten el acceso móvil y fomentan la creación de comunidades. Las intranets modernas suelen incluir funciones como búsqueda inteligente, gestión de documentos, secciones de noticias de la empresa, mecanismos de retroalimentación e integración con otras herramientas de la empresa.

5Q. ¿Cómo pueden las intranets apoyar modelos de trabajo híbridos?

5A. Las intranets son fundamentales para facilitar el modelo de trabajo híbrido. Ofrecen herramientas de reserva de escritorios, que permiten a los empleados reservar espacios de trabajo, garantizando una utilización eficiente del espacio. Con integraciones móviles, las intranets garantizan la accesibilidad a través de dispositivos, lo que permite a los empleados permanecer conectados con independencia de su ubicación. También proporcionan recursos sobre las mejores prácticas de trabajo remoto, ayudando a los empleados a adaptarse a este nuevo paradigma laboral. Además, al integrar herramientas de colaboración y centralizar la comunicación, las intranets promueven un trabajo en equipo sin fisuras y una difusión coherente de la información entre equipos dispersos. Los mecanismos de retroalimentación de las intranets también recogen las opiniones de los empleados, perfeccionando la experiencia del trabajo híbrido.

El futuro de las intranets

El diseño de intranets ha recorrido un largo camino, evolucionando para satisfacer las necesidades cambiantes de las organizaciones y sus empleados. A medida que avancemos, el mejor diseño de intranet seguirá centrándose en crear intranets más centradas en el usuario, integradas y versátiles. Si comprenden las tendencias actuales y abordan los problemas prevalentes, las organizaciones podrán aprovechar todo el potencial de sus intranets, garantizando una plantilla conectada, informada y comprometida.

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*Michael Montecuollo es el director del equipo de diseño y experiencia del usuario de DOOR3, responsable de la galardonada intranet de Cadwalader, Wickersham & Taft LLP