En avez-vous assez de la politique ? Ne la laissez pas ruiner la conception de votre intranet

La politique peut ruiner la conception de votre intranet

Il peut s’avérer très difficile de trouver le bon design d’intranet personnalisé pour votre entreprise. La raison n’est peut-être pas celle que vous pensez. Ce n’est pas une question d’argent … ce n’est pas une question de technologie … c’est une question de politique. Pas celle des républicains contre les démocrates, mais la bonne vieille politique interne de l’entreprise. C’est pourquoi il est important de connaître les meilleures pratiques de conception d’un intranet.

Le type de politique que nous voyons dans les projets de conception d’intranet est généralement le fait de personnes qui ne sont pas d’accord sur ce qui est le plus important parce qu’elles sont passionnées par leur groupe, leur département, leur pratique, etc. et qu’elles veulent que leurs priorités soient élevées au rang de page d’accueil ou de pages d’atterrissage clés. Ces politiques résultent d’un désaccord sur l’objectif général de la conception de l’intranet.

Contrairement à la politique, il existe une solution réalisable que la plupart peuvent mettre en œuvre. Les organisations qui ont des missions, des buts, des objectifs et des structures bien définis auront plus de facilité à résoudre ces problèmes, car la conception de l’intranet est, dans une certaine mesure, une représentation de l’organisation.

Que disent les sondages ?

[Une étude du Nielsen Norman Group (https://www.nngroup.com/articles/intranet-users-stuck-low-productivity/) montre qu’“une entreprise de 10 000 employés peut économiser 4 millions de dollars par an en passant d’une mauvaise utilisabilité de l’intranet à une utilisabilité moyenne” Il ne fait donc aucun doute que l’amélioration de la conception de votre intranet améliorera vos résultats. La question est de savoir comment améliorer la conception et la fonctionnalité de votre intranet tout en évitant les aspects politiques d’un projet de cette envergure à l’échelle de l’entreprise

Les cadres supérieurs ont peut-être l’habitude de prendre des décisions pour leurs équipes, mais pour ce projet, il est important d’obtenir l’avis des personnes qui utilisent l’intranet tous les jours. Et qui l’utilise tous les jours ? C’est la première question à poser. Souvent, ce sont les personnes qui n’ont pas de place à la table lors de la conception de l’intranet qui l’utilisent le plus. Lors de la conception d’un intranet, les tests utilisateurs vous aideront à vous assurer que les utilisateurs quotidiens ont leur mot à dire, au même titre que les cadres supérieurs.

Bien que la politique d’entreprise puisse sembler indésirable, la vérité est que les opinions passionnées peuvent être bénéfiques pour votre projet lorsqu’elles sont basées sur des données d’utilisateurs. Nous ne suggérons pas que des milliers, voire des centaines, d’employés participent à la conception de votre nouvel intranet. En construisant plus de 20 solutions personnalisées de conception d’intranet, nous avons appris qu’il vous faut au moins huit utilisateurs chevronnés que vous pouvez interroger et avec lesquels vous pouvez faire des tests d’utilisation. Bien qu’il puisse être avantageux d’avoir plus d’utilisateurs impliqués dans les tests, ce qui est vraiment important, c’est de les réaliser.

Une stratégie que nous employons à cet effet consiste à penser en termes de triangle. Les personnes situées à la base du triangle sont les utilisateurs avec lesquels vous vous entretenez et auprès desquels vous recueillez des informations, et la personne située au sommet du triangle, très probablement leur responsable ou le chef de leur département, est celle qui examine les résultats et prend la décision d’établir des priorités. Au niveau supérieur, vous vous adressez à tous les chefs de service pour recueillir les informations (pour la page d’accueil, par exemple), mais vous pouvez travailler avec le PDG (ou un autre responsable au niveau supérieur) pour décider de l’ordre de priorité à donner à ce projet. Si vous comprenez et structurez le projet de manière à ce qu’il fonctionne dans le cadre de ces chaînes de commandement, il peut être assez facile de tout mener à bien.

Comment concevoir votre intranet (vous n’avez pas besoin d’un gestionnaire de campagne)

Si vous cherchez des exemples de bonne conception d’intranet, vous ne les trouverez probablement pas. La plupart des intranets d’entreprise se trouvent derrière un pare-feu, et vous ne trouverez donc pas d’article de blog présentant des images du “Top 10 des tendances en matière de conception d’intranets” pour vous inspirer. Si vous décidez d’utiliser une solution existante plutôt qu’une solution personnalisée, vous serez contraint d’utiliser les modèles disponibles, qui ne répondront peut-être pas aux besoins de vos utilisateurs.

Nous pensons qu’il vaut la peine de prendre le temps de faire une recherche utilisateur avant même de commencer à réfléchir à la conception de l’intranet. Pourquoi ces données sont-elles importantes ? Qu’en faites-vous ? les données des tests utilisateurs vous indiqueront clairement les fonctionnalités qu’il est important d’inclure dans la conception de l’intranet de votre entreprise. Même si nous avons constaté que 80 % des intranets ont des fonctionnalités similaires, la conception stratégique des 20 % restants de votre intranet personnalisé est ce qui augmentera l’adoption et la productivité de vos employés. Et, osons le dire, rendre l’utilisation de l’intranet agréable. C’est amusant parce que 80 % de l’intranet peuvent être typiques, comme d’habitude, mais les 20 % restants sont très spécifiques aux buts et objectifs de l’entreprise. (Et ces 20 % correspondent souvent à des éléments qui rendent votre entreprise unique en termes de proposition de valeur, de structure, d’expertise et même de culture d’entreprise)

Étapes de la conception d’un intranet réussi

Faire des recherches sur les utilisateurs peut sembler fastidieux, mais ce n’est pas forcément le cas. Si vous souhaitez effectuer la recherche et la conception vous-même, voici les étapes que nous vous suggérons :

1. Effectuez quelques tests Vous pouvez utiliser de simples tests de tri de cartes en ligne avec les utilisateurs. Ces tests nécessitent moins de 30 minutes de la part d’un employé et peuvent facilement être réalisés en ligne à leur convenance. Il n’est pas nécessaire de consulter les horaires, ni de réserver une salle de réunion, les personnes peuvent participer au moment qui leur convient le mieux.

2. Suivi. Étudier les points intéressants en menant des entretiens approfondis afin de recueillir les données les plus pertinentes. Combien de temps l’employé passe-t-il à utiliser l’intranet ? Quelles sont les tâches que cette personne doit accomplir ? Quels sont les besoins spécifiques de cet utilisateur ?

3. Pondérer correctement les données. Tenir compte de la mesure dans laquelle l’utilisateur a besoin d’utiliser l’intranet pour faire son travail, plutôt que de classer les opinions en fonction de l’organigramme. Les gens commettent souvent l’erreur de privilégier l’opinion des cadres supérieurs par rapport à celle des utilisateurs quotidiens. Nous ne disons pas qu’il faut négliger les parties prenantes de haut niveau, mais les personnes qui utilisent l’intranet pour faire leur travail tous les jours doivent être fortement prises en compte.

**4. Nous considérons un projet de conception d’intranet comme un autre type de triangle, avec la page d’accueil en haut et les pages contenant des informations plus spécifiques en bas. La plupart des gens seraient enclins à commencer par le haut (la page d’accueil) et à descendre ensuite. Nous recommandons plutôt de commencer par le bas, où les pages sont les plus ciblées. Construisez d’abord l’architecture de l’information, la mise en page et la stratégie de contenu pour ces pages. Ensuite, au niveau suivant, les pages sont généralement une consolidation des éléments les plus importants des pages inférieures. Comme ces pages ont déjà été créées, il est facile de les examiner et de déterminer ce qui doit être mis en avant. Lorsque vous arrivez à la page d’accueil, au sommet du triangle, la page se construit presque d’elle-même puisque vous mettez en évidence les éléments qui ont déjà été identifiés comme étant les plus importants.

N’oubliez pas vos électeurs

Prendre le temps de comprendre comment vos employés utilisent réellement votre intranet (et non pas comment vous pensez qu’ils l’utilisent) améliorera vraiment la conception, la convivialité et l’adoption. Bien que les sondages puissent être trompeurs en DC, chez DOOR3 nous trouvons que seulement 4 heures de recherche peuvent faire la différence entre un mauvais design d’intranet et un excellent. Et si vous rencontrez des problèmes de conception d’intranet, nous avons des solutions à vous proposer ici. Contactez-nous dès aujourd’hui

Crédits images : KOMUnews, Sarah B. Brooks