Intranet Solutions | Comment résoudre les 3 plus gros problèmes de l'Intranet

Choisir les bonnes solutions intranet pour votre entreprise

À l’ère du numérique, les solutions intranet sont devenues la pierre angulaire de la communication interne et de la collaboration au sein des organisations. Ces plates-formes numériques constituent le système nerveux central d’une entreprise, offrant aux employés un moyen sûr et efficace de partager des informations, de gérer des documents et de travailler collectivement sur des projets.

Parmi toutes les solutions intranet pour les PME et les entreprises disponibles aujourd’hui, le choix de la bonne solution pour votre entreprise est une décision cruciale qui peut influencer de manière significative son succès et le niveau d’adoption au sein de l’entreprise. Le processus commence par une évaluation approfondie des besoins de l’entreprise, ce qui implique d’identifier les principaux défis et exigences spécifiques au contexte opérationnel de l’organisation, et d’impliquer les parties prenantes pour garantir une compréhension globale de ces besoins. Cette approche collaborative est cruciale car elle permet d’obtenir des informations sur les différentes facettes de l’entreprise, ce qui conduit à un processus de prise de décision plus éclairé. L’étape suivante consiste à comparer méticuleusement les différentes plateformes intranet, en évaluant leurs caractéristiques, leur évolutivité et les réactions des utilisateurs, afin de déterminer dans quelle mesure elles répondent aux besoins identifiés de l’entreprise. En outre, une analyse minutieuse du coût total de possession et du retour sur investissement potentiel est essentielle, car ces facteurs auront des implications financières à long terme pour l’entreprise. En tenant compte des aspects fonctionnels et financiers des solutions logicielles pour intranet, les entreprises peuvent sélectionner une plateforme qui non seulement répond à leurs besoins immédiats, mais qui soutient également leur croissance et leur évolution dans le temps.

Il y a quelques problèmes communs que nous rencontrons lorsque nous travaillons avec nos clients, qu’une entreprise utilise l’une des meilleures solutions intranet du marché ou qu’elle en ait une vieille de dix ans.

Avant d’aborder ces problèmes courants, commençons par définir les principes de base d’un intranet.

Comprendre les solutions intranet

L’histoire et l’évolution des systèmes intranet ont connu une transformation remarquable, depuis leur création en tant que systèmes en réseau de base conçus pour une simple communication interne jusqu’à leur transformation en espaces de travail numériques complets faisant partie intégrante de l’infrastructure opérationnelle des entreprises modernes. Au départ, les intranets étaient hébergés sur des serveurs sur site, ce qui nécessitait un investissement substantiel en matériel et en ressources informatiques. Cependant, on observe une évolution significative vers des solutions basées sur le cloud, qui offrent une plus grande évolutivité, une plus grande flexibilité et un meilleur rapport coût-efficacité, permettant aux organisations de toutes tailles de tirer parti de la puissance des intranets sans avoir besoin d’une infrastructure physique étendue. Les solutions logicielles intranet d’aujourd’hui se caractérisent par leurs composants de base qui rationalisent les flux de travail internes, mais favorisent également un environnement de travail plus connecté et plus productif.

Solutions intranet pour les petites entreprises et pour les entreprises

Lorsque l’on compare les solutions intranet pour les petites entreprises à celles pour les entreprises, l’échelle et la complexité des besoins de l’organisation jouent un rôle essentiel dans la détermination de la solution la mieux adaptée. Les solutions intranet pour les petites entreprises sont souvent rentables, faciles à déployer et ne nécessitent qu’une personnalisation minimale. Les solutions intranet pour les petites entreprises ont également tendance à privilégier les interfaces conviviales, les outils de collaboration simples et les systèmes de gestion documentaire de base qui soutiennent leur agilité et favorisent la communication directe. En revanche, les entreprises exigent des solutions intranet capables de gérer une plus grande échelle d’opérations, des exigences de sécurité plus complexes et un large éventail d’intégrations avec les systèmes d’entreprise existants. Ces solutions doivent offrir une personnalisation poussée pour s’aligner sur les besoins variés des départements, des capacités avancées de gestion des documents et une solide évolutivité pour s’adapter à un nombre croissant d’utilisateurs et à des structures organisationnelles complexes.

##Principales caractéristiques des solutions intranet efficaces

Les solutions logicielles intranet efficaces se distinguent par des caractéristiques clés qui non seulement améliorent l’expérience de l’utilisateur, mais renforcent également les processus d’entreprise. Au premier plan, l’interface et l’expérience utilisateur, qui privilégient une conception et une navigation intuitives, des tableaux de bord personnalisés pour chaque utilisateur, et garantissent l’accessibilité sur différents appareils et plateformes, faisant de l’intranet un outil polyvalent pour la main-d’œuvre moderne.

La collaboration est facilitée par des outils qui permettent l’édition et le partage de documents en temps réel, des espaces de travail dédiés à la gestion de projets et des fonctions de réseaux sociaux qui s’intègrent de manière transparente dans l’environnement de travail.

La gestion des documents est un autre pilier, avec un stockage sécurisé, une récupération facile, un contrôle des versions et des pistes d’audit qui garantissent que les documents sont à la fois sûrs et bien organisés, tout en respectant les réglementations en matière de protection des données.

La personnalisation et l’évolutivité des solutions logicielles intranet sont également cruciales, car elles permettent de les adapter aux besoins spécifiques d’une entreprise, de les faire évoluer en même temps qu’elle et d’être suffisamment souples pour s’adapter à toute une série de rôles et d’autorisations d’utilisateurs.

Enfin, l’intranet doit disposer de capacités d’intégration modernes, permettant une connexion transparente avec les applications et services externes, une synchronisation avec les systèmes d’entreprise tels que les CRM et les ERP, et une recherche unifiée sur toutes les plates-formes.

Examinons trois points différents à prendre en compte pour créer des solutions intranet efficaces :

Solution intranet 1 : la rendre mobile

Selon StatCounter, l’utilisation des téléphones portables a dépassé celle des ordinateurs de bureau dans le monde entier en octobre 2016. L’utilisation du mobile a continué à augmenter et les employés s’attendent à pouvoir utiliser leur téléphone pour accéder aux informations. Si votre intranet date de plusieurs années, le mobile n’était probablement pas une priorité lors de sa construction. Pour les clients qui ne sont pas prêts à construire de nouvelles solutions intranet, on nous demande souvent de créer des modèles mobiles et réactifs pour mettre à jour leurs systèmes existants.

Cependant, le mobile n’est peut-être pas votre seul problème. Ce que nous avons appris en travaillant avec plus de 200 entreprises, c’est que la plupart d’entre elles attendront 7 à 10 ans avant d’envisager de remplacer leur intranet. Les intranets ont besoin d’une maintenance et de mises à jour régulières pour rester utilisables et utiles pendant de nombreuses années. Nous savons que la création de nouvelles solutions intranet représente un investissement substantiel en temps et en argent, mais nous savons aussi que les employés éviteront d’utiliser une interface lente et défectueuse.

Veillez à mettre en place un plan de maintenance régulier pour votre intranet existant et prévoyez des ressources pour le remplacer lorsque les progrès technologiques le rendront nécessaire.

Solution intranet 2 : mettre le nom de quelqu’un sur l’intranet

En journalisme, on dit que “les noms font les nouvelles” Il en va de même pour les intranets. Pour un succès optimal, il faut que quelqu’un s’approprie personnellement l’intranet (ou une partie de celui-ci).

Imaginez un employé qui parcourt de vieux documents sur l’intranet de l’entreprise, à la recherche de la politique de vacances. Il clique sur quelques documents périmés avant d’abandonner et d’envoyer un courriel aux RH. Il s’attend ainsi à ce que l’intranet soit une perte de temps pour lui.

L’adhésion ne commence pas du côté de la consommation, mais du côté de la production. Cela signifie que quelqu’un dans l’organisation doit être responsable de la création de contenu pour l’intranet, de la gestion de ce contenu et de sa conservation. Nous avons constaté qu’il est presque plus important de supprimer les anciens contenus que d’en créer de nouveaux. [Selon une récente enquête Gallup (https://www.npr.org/2023/01/25/1150816271/employee-engagement-gallup-survey-workers-hybrid-remote#:~:text=The%20Gallup%20survey%20of%20roughly,compared%20with%36%25%20in%2020.), seuls 32% des employés américains se disent engagés sur leur lieu de travail. L’intranet de votre entreprise est un point de contact qui peut améliorer cette mesure s’il est bien utilisé.

Dans les grandes entreprises, il se peut qu’un employé (ou plusieurs) soit responsable du contenu de l’intranet. Dans les entreprises plus petites, il est toujours important d’avoir une personne qui supervise l’intranet, même si ce n’est que quelques heures par mois.

Solution Intranet 3 : Formation

Vous pouvez encourager les employés à utiliser l’intranet, mais vous ne pouvez pas les y obliger. Lorsque vous prévoyez de lancer un nouvel intranet (ou de mettre à jour un intranet existant), vous passez beaucoup de temps à le concevoir, à planifier la mise en page et la structure, à le coder, à le tester et à le préparer pour le lancement. La grande erreur que commettent certaines personnes est de penser qu’elles peuvent annoncer le nouvel intranet à tous les employés et s’attendre à une adoption massive. Il faut mettre en place un plan d’intégration des utilisateurs et leur montrer l’intérêt d’adopter la solution, ce qui contribuera en fin de compte à les faire adhérer au projet. [Nielsen Norman Group recommande d’identifier les employés qui se sont montrés les plus intéressés et les plus engagés pendant la phase de conception de votre intranet (https://www.nngroup.com/articles/intranet-study-guide/). Ces utilisateurs peuvent être des défenseurs qui encouragent et aident à former leurs collègues à l’utilisation du nouveau site.

Les personnes qui ont participé à la création d’une solution intranet peuvent oublier que les nouveaux utilisateurs ont besoin d’une formation pour l’utiliser efficacement. La plupart des utilisateurs seront en lecture seule et n’auront pas besoin d’une formation technique poussée, mais certains devront être formés à l’administration du contenu. Ils doivent savoir non seulement comment ajouter du contenu, le modifier et le supprimer, mais aussi quand et pourquoi ils doivent le faire et quelles sont leurs responsabilités. Les utilisateurs qui se sentent à l’aise avec l’intranet et son fonctionnement seront plus enclins à l’utiliser.

Cela ne s’arrête pas au lancement, n’oubliez pas que les nouveaux employés devront également être formés à l’utilisation de l’intranet. Intégrez la formation à l’intranet dans le processus d’accueil des nouveaux employés, ce qui aidera ces derniers à découvrir l’organisation et à s’attendre à ce que l’intranet fasse partie intégrante de la culture de l’entreprise.

Meilleures pratiques pour la gestion d’un intranet

Une fois que votre intranet est opérationnel, il est essentiel de le gérer efficacement pour qu’il conserve sa valeur pour l’organisation.

Gouvernance du contenu

• Établissez des politiques claires pour la création, l’approbation et l’archivage du contenu.
• Désigner des gestionnaires de contenu pour superviser les différentes sections de l’intranet.

Techniques d’adoption par les utilisateurs

• Encourager l’engagement des utilisateurs en soulignant les avantages de l’intranet et sa facilité d’utilisation.
• Mettre régulièrement à jour le contenu et les fonctionnalités pour que l’intranet reste pertinent et utile.

Sécurité et conformité

• Mettre en œuvre des mesures de sécurité solides pour protéger les informations sensibles.
• Veiller à ce que l’intranet soit conforme aux lois sur la protection des données et aux réglementations sectorielles en vigueur.

Avez-vous besoin d’aide pour découvrir des solutions intranet ?

Les solutions intranet sont plus que de simples sites web internes ; ce sont des outils dynamiques et interactifs qui peuvent transformer le mode de fonctionnement d’une organisation. En suivant les lignes directrices et les meilleures pratiques décrites dans cet article, les entreprises peuvent s’assurer que leurs solutions intranet sont non seulement efficaces dès leur lancement, mais qu’elles continuent d’évoluer et de s’adapter aux besoins changeants de leur personnel. À l’avenir, il ne fait aucun doute que les solutions intranet seront de plus en plus intégrées dans le tissu de nos lieux de travail numériques, continuant à améliorer la productivité et la connectivité.

Il ne s’agit là que de trois des problèmes liés aux intranets que nous constatons chez nos clients. Si vous avez d’autres problèmes d’intranet que nous n’avons pas abordés ici, n’hésitez pas à nous en faire part. Nous nous ferons un plaisir de vous aider. De même, si vous souhaitez connaître les meilleures pratiques en matière de conception d’intranet pour créer un lieu de travail numérique attrayant, contactez-nous ici.