Soluciones para Intranet | Cómo resolver los 3 mayores problemas de Intranet

Elegir las soluciones de intranet adecuadas para su empresa

En la era digital, las soluciones de intranet se han convertido en la piedra angular para fomentar la comunicación interna y la colaboración dentro de las organizaciones. Estas plataformas digitales actúan como el sistema nervioso central de una empresa, proporcionando un medio seguro y eficaz para que los empleados compartan información, gestionen documentos y trabajen colectivamente en proyectos.

De todas las organizaciones soluciones de intranet para pequeñas empresas a nivel empresarial disponibles en la actualidad, seleccionar la adecuada para su negocio es una decisión fundamental que puede influir significativamente en su éxito y en el nivel de adopción dentro de una empresa. El proceso comienza con una evaluación exhaustiva de las necesidades de la empresa, lo que implica identificar los principales retos y requisitos específicos del contexto operativo de la organización e implicar a las partes interesadas para garantizar una comprensión global de estas necesidades. Este enfoque colaborativo es crucial, ya que permite obtener información de las distintas facetas de la empresa, lo que conduce a un proceso de toma de decisiones más informado. El siguiente paso consiste en una comparación meticulosa de las distintas plataformas de intranet, en la que se evalúan las características, la escalabilidad y las opiniones de los usuarios para determinar en qué medida se ajustan a las necesidades empresariales identificadas. Además, es esencial analizar detenidamente el coste total de propiedad y el rendimiento potencial de la inversión, ya que estos factores tendrán implicaciones financieras a largo plazo para la empresa. Al abordar los aspectos funcionales y financieros de las soluciones de software de intranet, las empresas pueden seleccionar una plataforma que no sólo satisfaga sus necesidades inmediatas, sino que también respalde su crecimiento y evolución a lo largo del tiempo.

Hay algunos problemas comunes que vemos cuando trabajamos con nuestros clientes, tanto si una empresa utiliza una de las mejores soluciones de intranet del mercado como si tiene una que tiene diez años.

Antes de hablar de estos problemas comunes, desglosemos primero los conceptos básicos de la intranet.

Comprender las soluciones de intranet

La historia y la evolución de los sistemas de intranet han experimentado una notable transformación desde sus inicios como sistemas básicos en red diseñados para la simple comunicación interna hasta convertirse en completos lugares de trabajo digitales que forman parte integral de la infraestructura operativa de las empresas modernas. Al principio, las intranets se alojaban en servidores locales, lo que requería una inversión sustancial en hardware y recursos informáticos. Sin embargo, se ha producido un cambio significativo hacia soluciones basadas en la nube, que ofrecen mayor escalabilidad, flexibilidad y rentabilidad, permitiendo a organizaciones de todos los tamaños aprovechar el poder de las intranets sin necesidad de una amplia infraestructura física. Las soluciones de software de intranet actuales se caracterizan por sus componentes básicos que agilizan los flujos de trabajo internos, pero también fomentan un entorno de trabajo más conectado y productivo.

Soluciones de intranet para pequeñas empresas frente a empresas

Cuando se comparan las soluciones de intranet para pequeñas empresas con las de las empresas, la escala y la complejidad de las necesidades de la organización desempeñan un papel fundamental a la hora de determinar el ajuste adecuado. Las soluciones de intranet para pequeñas empresas suelen ser rentables, fáciles de implantar y requieren una personalización mínima. Las soluciones de intranet para pequeñas empresas también tienden a dar prioridad a interfaces fáciles de usar, herramientas de colaboración sencillas y sistemas básicos de gestión de documentos que apoyen su agilidad y fomenten la comunicación directa. Por otro lado, las empresas demandan soluciones de intranet que puedan gestionar una mayor escala de operaciones, requisitos de seguridad más complejos y una amplia gama de integraciones con los sistemas empresariales existentes. Estas soluciones deben ofrecer una amplia personalización para adaptarse a las distintas necesidades departamentales, funciones avanzadas de gestión de documentos y una sólida escalabilidad para dar cabida a un número creciente de usuarios y a estructuras organizativas complejas.

##Características clave de las soluciones de intranet eficaces

Las soluciones de software de intranet eficaces se distinguen por características clave que no sólo mejoran la experiencia del usuario, sino que también refuerzan los procesos empresariales. En primer lugar está la interfaz y la experiencia del usuario, que prioriza el diseño y la navegación intuitivos, los paneles personalizados para usuarios individuales y garantiza la accesibilidad a través de varios dispositivos y plataformas, lo que convierte a la intranet en una herramienta versátil para los trabajadores modernos.

La colaboración se ve facilitada por herramientas que permiten editar y compartir documentos en tiempo real, espacios de trabajo dedicados a la gestión de proyectos y funciones de redes sociales que se integran perfectamente en el entorno de trabajo.

La gestión de documentos es otro pilar, con almacenamiento seguro, fácil recuperación, control de versiones y registros de auditoría que garantizan que los documentos están seguros y bien organizados, al tiempo que cumplen la normativa de protección de datos.

La personalización y la escalabilidad de las soluciones de software de intranet también son cruciales, ya que permiten adaptarlas a las necesidades específicas de una empresa, crecer con ella y ser lo suficientemente flexibles para dar cabida a una serie de funciones y permisos de usuario.

Por último, la intranet debe tener capacidades de integración modernas, que proporcionen una conexión fluida con aplicaciones y servicios externos, se sincronicen con sistemas empresariales como CRM y ERP, y ofrezcan una búsqueda unificada en todas las plataformas.

Veamos tres consideraciones diferentes para crear soluciones de intranet eficaces:

Solución de intranet 1: hacerla móvil

Según StatCounter, el uso de móviles superó al de ordenadores de sobremesa en todo el mundo en octubre de 2016. El uso de móviles ha seguido aumentando, y los empleados esperan poder utilizar sus teléfonos para acceder a la información. Si su intranet tiene varios años, probablemente el móvil no era una prioridad cuando se construyó. Para los clientes que no están preparados para crear nuevas soluciones de intranet, a menudo se nos pide que creemos plantillas móviles y adaptables para actualizar sus sistemas existentes.

Sin embargo, el móvil puede no ser su único problema. Lo que hemos aprendido trabajando con más de 200 empresas es que la mayoría esperará entre 7 y 10 años antes de plantearse sustituir su intranet. Las intranets necesitan mantenimiento y actualizaciones periódicas para que sigan siendo utilizables y útiles durante muchos años. Aunque sabemos que la creación de nuevas soluciones de intranet es una inversión sustancial tanto en tiempo como en dinero, también sabemos que cuando se les presenta una interfaz lenta y con errores, los empleados evitarán utilizarla.

Asegúrese de contar con un plan de mantenimiento periódico para su intranet actual y presupueste recursos para sustituirla cuando los avances tecnológicos lo hagan necesario.

Solución 2 para la intranet: ponerle el nombre de alguien

Hay un dicho en periodismo que dice: “Los nombres son noticia” Lo mismo ocurre con las intranets. Alguien tiene que ser el dueño personal de la intranet (o de una parte de ella) para que tenga un éxito óptimo.

Imagínese a un empleado recorriendo documentos antiguos en la intranet de la empresa, buscando la política de vacaciones. Hace clic en un par de documentos obsoletos antes de darse por vencido y enviar un correo electrónico a RRHH. Esto crea la expectativa de que la intranet es una pérdida de tiempo.

La aceptación no empieza en el lado del consumo, sino en el de la producción. Esto significa que alguien en la organización debe ser responsable de crear contenidos para la intranet, gestionarlos y conservarlos. Hemos descubierto que es casi más importante borrar contenidos antiguos que crear nuevos. Según una reciente encuesta de Gallup, sólo el 32% de los empleados en EE.UU. afirman estar comprometidos en su lugar de trabajo. La intranet de su empresa es un punto de contacto que puede mejorar esta métrica si se utiliza bien.

En las grandes empresas, es posible que haya un empleado (o varios) responsable del contenido de la intranet. En empresas más pequeñas, sigue siendo importante que haya una persona que la supervise, aunque sólo sea unas horas al mes.

Solución Intranet 3: Formación

Puede animar a los empleados a utilizar la intranet, pero no puede obligarles. Cuando se planifica el lanzamiento de una nueva intranet (o la actualización de una existente), se dedica mucho tiempo a diseñarla, planificar el diseño y la estructura, codificarla, probarla y prepararla para su lanzamiento. El gran error que cometen algunas personas es pensar que pueden anunciar la nueva intranet a todos los empleados y esperar una adopción masiva. Tiene que haber un plan para incorporar a los usuarios y mostrarles el valor de adoptar la solución, lo que en última instancia ayudará a conseguir su aceptación. [Nielsen Norman Group recomienda identificar a los empleados más interesados y comprometidos durante la fase de diseño de la intranet (https://www.nngroup.com/articles/intranet-study-guide/). Estos usuarios pueden ser defensores que animen y ayuden a formar a sus compañeros para que utilicen el nuevo sitio.

Las personas que han participado en la creación de cualquier solución de intranet pueden olvidar que los nuevos usuarios necesitan formación para utilizarla eficazmente. El grueso de los usuarios será de sólo lectura y puede que no necesite mucha formación técnica, pero algunos deben recibir formación en administración de contenidos. Necesitan saber no sólo cómo añadir contenidos, editarlos y eliminarlos, sino también cuándo y por qué hacer esas cosas y cuáles son sus responsabilidades. Los usuarios que se sientan cómodos con la intranet y su funcionamiento estarán más dispuestos a utilizarla.

Esto no termina con el lanzamiento, no olvide que los nuevos empleados también necesitarán formación para utilizar la intranet. Haga que la formación sobre la intranet forme parte del proceso de incorporación de nuevos empleados, lo que les ayudará a conocer la organización y a establecer la expectativa de que la intranet es una parte importante de la cultura de la empresa.

Mejores prácticas para gestionar una intranet

Una vez que la intranet está en funcionamiento, su gestión eficaz es crucial para mantener su valor para la organización.

Gobernanza de contenidos

• Establezca políticas claras de creación, aprobación y archivo de contenidos.
• Asigne gestores de contenidos para supervisar las distintas secciones de la intranet.

Técnicas de adopción de usuarios

• Fomente la participación de los usuarios destacando las ventajas y la facilidad de uso de la intranet.
• Actualice periódicamente el contenido y las funciones para que la intranet siga siendo pertinente y útil.

Seguridad y conformidad

• Aplique medidas de seguridad sólidas para proteger la información confidencial.
• Asegúrese de que la intranet cumple la legislación sobre protección de datos y la normativa del sector.

¿Necesita ayuda para descubrir soluciones de intranet?

Las soluciones de intranet son algo más que sitios web internos; son herramientas dinámicas e interactivas que pueden transformar el funcionamiento de una organización. Siguiendo las directrices y las mejores prácticas descritas en este artículo, las empresas pueden garantizar que sus soluciones de intranet no sólo sean eficaces desde su lanzamiento, sino que continúen evolucionando y adaptándose a las necesidades cambiantes de sus empleados. De cara al futuro, no cabe duda de que las soluciones de intranet se integrarán aún más en el tejido de nuestros lugares de trabajo digitales y seguirán mejorando la productividad y la conectividad.

Estos son sólo tres de los problemas de intranet con los que nos enfrentamos. Si tiene algún otro problema de intranet que no hayamos tratado aquí, háganoslo saber. Estaremos encantados de ayudarle. Además, si desea conocer las mejores prácticas de diseño de intranets para crear un lugar de trabajo digital atractivo, póngase en contacto con nosotros aquí.