¿Ya está harto de la política? No deje que arruine el diseño de su intranet

La política puede arruinar el diseño de su intranet

Conseguir el diseño de intranet a medida adecuado para su empresa puede ser realmente difícil. La razón puede no ser la que usted piensa. No es el dinero… no es la tecnología… es la política. No el tipo de política de republicanos contra demócratas, sino la vieja política interna de la empresa. Por eso es importante conocer las mejores prácticas de diseño de intranets.

El tipo de política que vemos en los proyectos de diseño de intranets suele consistir en desacuerdos entre las personas sobre lo que es más importante porque les apasiona su grupo, departamento, práctica, etc. y quieren que sus prioridades se eleven a la página de inicio o a las páginas de destino clave. Estas políticas son el resultado de desacuerdos sobre el objetivo general del diseño de la intranet.

A diferencia de la política, existe una solución alcanzable que la mayoría puede aplicar. Las organizaciones que tienen misiones, metas, objetivos y estructuras bien definidos tendrán más facilidad para resolver estos problemas, ya que el diseño de la intranet es, en cierta medida, una representación de la organización.

¿Qué dicen las encuestas?

La investigación de Nielsen Norman Group muestra que “una empresa con 10.000 empleados puede ahorrar 4 millones de dólares al año si pasa de una mala usabilidad de la intranet a una usabilidad media” Así que no hay duda de que mejorar el diseño de su intranet mejorará su cuenta de resultados. La cuestión es: ¿cómo mejorar el diseño y la funcionalidad de su intranet evitando la política de un proyecto de esta envergadura para toda la empresa?

Los directivos y ejecutivos de alto nivel pueden estar acostumbrados a tomar decisiones por sus equipos, pero para este proyecto es importante contar con la opinión de las personas que utilizan la intranet todos los días. ¿Y quién la utiliza a diario? Esa es la primera pregunta que debe hacerse. A menudo, las personas que más utilizan la intranet son las que no están sentadas a la mesa cuando se diseña. Al diseñar una intranet, las pruebas de usuario le ayudarán a asegurarse de que los usuarios cotidianos tienen voz, así como los altos directivos.

Aunque la política de empresa pueda parecer indeseable, lo cierto es que las opiniones apasionadas pueden ser buenas para su proyecto cuando se basan en los datos de los usuarios. No estamos sugiriendo que miles, o incluso cientos, de empleados participen en el diseño de su nueva intranet. Después de crear más de 20 soluciones de diseño de intranets personalizadas, hemos aprendido que se necesitan al menos ocho usuarios avanzados a los que poder entrevistar y con los que realizar pruebas de usuario. Aunque puede ser ventajoso que participen más usuarios en las pruebas, lo realmente importante es hacerlas.

Una estrategia que empleamos en esto es pensar en términos de triángulo. Las personas situadas en la parte inferior del triángulo son los usuarios con los que se habla y de los que se recaba información, y la persona situada en la parte superior del triángulo, probablemente su director o el jefe de su departamento, es la que revisa los resultados y toma la decisión sobre la priorización. Un nivel más arriba, se habla con todos los jefes de departamento para recabar información (por ejemplo, sobre la página de inicio), pero es posible que se trabaje con el Director General (o algún cargo del nivel inmediatamente superior) para tomar la decisión sobre la priorización. Si entiendes y estructuras el proyecto para que funcione dentro de estas cadenas de mando, puede ser bastante fácil conseguir que todo se haga.

Cómo diseñar su intranet (no necesita un gestor de campañas)

Si busca ejemplos de buen diseño de intranet, probablemente no los encontrará. La mayoría de las intranets de las empresas se encuentran detrás de un cortafuegos, por lo que no va a encontrar una entrada de blog que muestre imágenes de las “10 principales tendencias de diseño de intranets” que le sirvan de inspiración. Si decide utilizar una solución existente, en lugar de una personalizada, se verá atrapado en el uso de las plantillas disponibles, que pueden no satisfacer las necesidades de sus usuarios.

Creemos que merece la pena dedicar tiempo a hacer investigación de usuarios antes de empezar a pensar en cómo será el diseño de la intranet. ¿Por qué son importantes estos datos? ¿Qué se hace con ellos? los datos de las pruebas de usuarios dejarán claro qué funciones es importante incluir en el diseño de la intranet de tu empresa. Aunque hemos comprobado que el 80% de las intranets tienen funciones similares, diseñar estratégicamente el otro 20% de su intranet personalizada es lo que aumentará la adopción y la productividad de sus empleados. Y nos atreveríamos a decir que hará que el uso de la intranet sea realmente agradable. Es curioso, porque el 80% de la intranet puede ser lo típico, lo de siempre, pero el otro 20% es muy específico de las metas y objetivos empresariales de su empresa. (Y ese 20% suele corresponder a cosas que hacen única a su empresa en términos de propuesta de valor, estructura, experiencia e incluso cultura de empresa)

Pasos para crear una intranet de éxito

La investigación de usuarios puede parecer abrumadora, pero no tiene por qué serlo. Si desea realizar la investigación y el diseño usted mismo, estos son los pasos que le sugerimos:

**1. Puede realizar pruebas sencillas de clasificación de tarjetas en línea con los usuarios. Requieren menos de 30 minutos del tiempo de un empleado y pueden completarse fácilmente en línea cuando les convenga. No hay que consultar horarios, ni reservar salas de reuniones, la gente puede participar en el momento que más le convenga.

2. Haga un seguimiento. Investigue los puntos interesantes realizando entrevistas en profundidad para recopilar los datos más relevantes. ¿Cuánto tiempo pasa el empleado utilizando la intranet? ¿Cuáles son las tareas que esta persona necesita realizar? ¿Cuáles son las necesidades específicas de este usuario?

**3. Tenga en cuenta en qué medida el usuario necesita utilizar la intranet para realizar su trabajo, en lugar de clasificar las opiniones según el organigrama. A menudo se comete el error de dar más importancia a las opiniones de los altos ejecutivos que a las de los usuarios cotidianos. Aunque no estamos diciendo que no se tenga en cuenta a los altos directivos, hay que tener muy en cuenta a las personas que utilizan la intranet para hacer su trabajo todos los días.

**4. Pensamos en un proyecto de diseño de intranet como otro tipo de triángulo, con la página de inicio en la parte superior y las páginas que contienen información más específica dispuestas debajo. La mayoría de la gente se inclinaría por empezar por arriba (con la página de inicio) e ir bajando. En cambio, nosotros recomendamos empezar por abajo, donde las páginas tienen un enfoque más singular. Construya primero la arquitectura de la información, el diseño y la estrategia de contenidos para esas páginas. A continuación, en el siguiente nivel, las páginas suelen ser una consolidación de las cosas más importantes de las páginas de abajo. Así que, como ya las tienes hechas, es fácil mirarlas y determinar lo que debe subir a la cima. Cuando se llega a la página de inicio, en la parte superior del triángulo, la página casi se construye sola, ya que se destacan los componentes que ya se han identificado como los más importantes.

No se olvide de sus electores

Dedicar tiempo a entender cómo utilizan realmente sus empleados la intranet (en lugar de cómo cree usted que lo hacen) mejorará realmente el diseño, la usabilidad y la adopción. Aunque las encuestas pueden ser engañosas en DC, en DOOR3 consideramos que sólo 4 horas de investigación pueden marcar la diferencia entre un mal diseño de intranet y uno excelente. Y si se encuentra con algún problema en el diseño de la intranet, tenemos soluciones para ellos aquí. Póngase en contacto con nosotros hoy mismo

Créditos de las imágenes: KOMUnews, Sarah B. Brooks