Elementos de transformación: Fomentar la aceptación del cambio

Después de invertir millones de dólares en un importante programa de transformación en ACME Corp, Frank Munsen, de Marketing, envía un correo electrónico a todos los empleados diciendo que el nuevo sistema aún no tiene todos los datos, que algunos de esos datos son inexactos y que todavía tiene que utilizar los sistemas antiguos en tándem con los nuevos para poder hacer el trabajo. “Vaya transformación, chicos”, concluye. En el transcurso de las dos semanas siguientes, la utilización disminuye, la riqueza de los datos cotidianos se ve comprometida y el Consejo solicita una revisión actualizada del análisis coste-beneficio del programa. ¿Qué ha fallado?

Claves para gestionar el cambio

Cuando las organizaciones se plantean la transformación, a menudo se centran en elementos como actualizar la tecnología, extraer de las operaciones datos más útiles desde el punto de vista estratégico, reorientar la inversión, mejorar los procesos operativos, etcétera. Sin embargo, lo que suele faltar en la ecuación es casi todo lo necesario para garantizar la adopción satisfactoria de los cambios por parte del público destinatario: los clientes finales, es decir, su personal. Incluso si no opta por un elemento de gestión del cambio totalmente profesional en su programa, debe ser consciente de los factores que pueden hacerle tropezar y de las herramientas que tiene a su disposición para lograr el éxito.

La transformación es cambio, y la dura realidad es que el cambio es doloroso. Su personal necesita cierta motivación para someterse al cambio. Necesita fomentar la motivación adecuada en las personas adecuadas, en el momento adecuado y sobre el tema adecuado. El éxito depende a menudo de que se asuma, planifique y comunique plenamente el clásico qué, dónde, cuándo, quién, por qué y cómo en las primeras fases del programa. La planificación y la gestión proactiva pueden mantener la atención de su programa de transformación en la entrega y evitar la discordia y la preocupación que conducen a una costosa extinción de incendios.

Qué: Tácticas de gestión de la motivación

Estas son algunas tácticas específicas para crear dicha motivación, en orden descendente de deseabilidad:

• Minimice el dolor: Construya sus soluciones a la nueva manera, una manera que no requiera pesados manuales y tediosa formación, sino que se base en un diseño de aplicación profesional e intuitivo. Si dudas de que esto sea posible, piensa en cuántas descargas de aplicaciones para iPad (incluso las más complejas) incluyen un manual de instrucciones.

• Compra: Ofrece algo que ellos quieran a cambio de algo que tú les impongas. Soluciona rápidamente un antiguo problema de una forma que les resulte familiar y les cause el mínimo dolor.

• Incitar la competencia: Asegúrese de que los líderes de la organización sepan que las unidades que adopten pronto el sistema serán recompensadas.

• **Sobornar:Cambiar los incentivos financieros para alinearlos con los objetivos del programa de transformación.

• Fuerza: Esta opción sólo funciona si sus empleados realmente no tienen poder para oponerse al mandato ejecutivo. Incluso en este caso, se trata de una herramienta de último recurso porque puede tener consecuencias morales a corto plazo.

Además, su caja de herramientas debe incluir las siguientes tácticas, diseñadas para permitir una motivación positiva contrarrestando los temores comunes:

• Apoyo: Es posible que sus empleados piensen que el cambio va a ser difícil, aunque todavía no sepan en qué consiste. Asegúreles que dispondrán del nivel de apoyo necesario para superar el proceso de cambio, aunque nadie sepa aún qué nivel de apoyo será realmente necesario.

• **Cuando sea realista, asegúreles también que habrá posibilidades de reciclaje y que sus puestos de trabajo no corren peligro.

Dónde/Cuándo: Momento oportuno para la transformación

¿Dónde y cuándo se inicia la gestión del cambio? ¿Cuándo se publican las actualizaciones? Esté atento a un próximo blog en el que se tratarán los plazos para el inicio, la mitad y el final de la transformación.

Quién/Por qué: Dirigir los esfuerzos de gestión de la motivación

Lograr la adopción requiere:

• Identificar a los “patrocinadores” críticos del programa. El personal que “se adhiere” al programa desde el principio suele tener sus propias razones para hacerlo. Esta es una gran oportunidad para entender sus agendas, aumentar su motivación utilizando las técnicas anteriores y asegurarse de que el programa cuenta con fuertes voces de apoyo.

• Identificar a los posibles opositores al programa y enfocar las tácticas de motivación descritas anteriormente de forma que contrarresten la resistencia y fomenten una visión positiva del programa.

Cómo: Gestión del cambio transformacional

Lamentablemente, la respuesta a esta pregunta puede ser un libro de sabiduría o una perogrullada. Como no tenemos espacio para un libro, me veo obligado a concluir con una perogrullada: Una gestión orientada a los objetivos, abierta y receptiva, una disciplina firme, una comunicación clara y unas alianzas correctamente alineadas con todas las partes interesadas y los proveedores le ayudarán a planificar y gestionar el cambio transformador.