Cómo una cultura de gestión flexible puede ayudar a las empresas a pivotar en 2020

Es difícil pensar en una empresa o sector que no haya sufrido una conmoción este año. Desde el paso exclusivo al trabajo a distancia hasta la lucha contra picos o caídas inesperados de la demanda, pasando por la rápida adopción de nuevos modelos de negocio y fuentes de ingresos, el año 2020 mantuvo en vilo a casi todas las empresas.

A medida que los equipos se esforzaban por adaptarse a los nuevos modos de trabajo, ya fueran totalmente remotos, socialmente distanciados en persona o híbridos, la cultura de gestión se ponía bajo la lupa. Empresas que habían funcionado de la misma manera durante décadas con resultados sólidos tuvieron que replantearse de repente la relación entre directivos y empleados. Los expertos en gestión piensan en esos modelos en términos de culturas de gestión rígidas y flexibles.

Llevo 15 años en TI y he tenido experiencia trabajando en ambas. Teniendo en cuenta las realidades de 2020, quise investigar cómo se están adaptando a las nuevas circunstancias distintas empresas de TI con diversos estilos. Después de muchas conversaciones interesantes e informativas con empleados y clientes de distintas empresas, aquí van algunas reflexiones sobre las culturas de gestión y los retos a los que se han enfrentado este año.

Una historia de gestión ajustada

A lo largo del siglo XX, el tight fue el principal estilo de gestión. Aunque no necesariamente estén familiarizados con el término, la mayoría de los trabajadores lo han experimentado en un momento u otro.

¿Cuáles son las principales características de la gestión estricta? Entre ellas están

• oficinas de espacio abierto
• una estructura clara de gestión
• procesos de trabajo estables
• expectativas claras sobre el rendimiento laboral

Toda la filosofía de las empresas estrechas parece girar en torno a un punto: conseguir el máximo rendimiento durante las horas de trabajo de cada empleado. Puede parecer difícil discutir este planteamiento. El rendimiento de los empleados y la previsibilidad son características muy importantes para planificar y conseguir resultados empresariales. Pero como suele decirse, toda moneda tiene dos caras.

Gestionar al personal con restricciones estrictas tiene muchos inconvenientes. Es evidente la sensación de microgestión y de estar bajo presión constante. Para algunos, esto es un verdadero problema, y es probable que los jefes directos y RR.HH. sean los que más noten el impacto. He visto situaciones en las que, tras sólo unos pocos cambios, los empleados quedaron satisfechos y su rendimiento incluso aumentó.

El mayor problema es el siguiente: Los empleados que siguen patrones establecidos, con vías de escalada definidas y responsabilidades circunscritas no suelen tener el deseo o la capacidad de resolver problemas no triviales en circunstancias imprevistas. No hay más que pensar en las conocidas expresiones, dichas medio en broma, pero familiares para tantos oficinistas: “eso está por encima de mi nivel salarial” o “sólo hay que darle una patada a la lata por el camino”, pasando la pelota en lugar de asumir la responsabilidad de abordar los problemas y proponer una solución. A grandes rasgos, en caso de fuerza mayor, la eficacia de los “hacedores” es mucho menor que la de los “solucionadores de problemas”

Pasar a una cultura de gestión suelta

Con el desarrollo de las tecnologías digitales, que aumentaron los cambios dinámicos en las estructuras empresariales, se encontró una respuesta lógica a los retos modernos a los que se enfrentan las empresas en la cultura de gestión flexible. El principio de gestión flexible se basa en un alto grado de libertad del personal. La empresa acoge con satisfacción la creatividad de los empleados y confía plenamente en ellos. Cada uno decide por sí mismo cuándo, dónde y cómo cumplir con sus responsabilidades inmediatas. Imagínese, por ejemplo, el cliché del espacio de trabajo de una startup, con locales para estimular la creatividad y ofrecer el máximo confort. He visitado muchas empresas cuyas oficinas eran más bien salas de juegos o acogedoras cafeterías, donde los empleados pueden intercambiar ideas mientras toman un helado o se reúnen en cafeterías artesanales.

Si bien es cierto que resulta atractivo, también es fácil ver las desventajas. Para empezar, estas configuraciones pueden conducir a un uso ineficiente del tiempo de trabajo. Es natural que una persona siga el camino del mayor placer y la menor resistencia. El número de personas en las salas de juego convencionales puede empezar a superar al de los empleados que trabajan detrás de las pantallas. Además, el cultivo de la innovación y el pensamiento creativo puede resultar contraproducente, ya que los empleados recurren a herramientas ineficaces para alcanzar los objetivos empresariales.

Dicho esto, no cabe duda de que el principio de la libertad tiene sus ventajas. A saber, la capacidad de fomentar personal con habilidades de pensamiento creativo y crítico. los “solucionadores de problemas” son mucho más eficaces en situaciones atípicas y pueden tomar decisiones importantes de forma independiente, lo que acelera y simplifica considerablemente el proceso de creación de productos innovadores.

La solución de gestión Ricitos de Oro

Por supuesto, el exceso de libertad es la causa de la explotación ineficaz del tiempo de trabajo, y la falta de responsabilidad puede conducir a un menor rendimiento. Esto nos lleva a lo que creo que es la siguiente iteración de la cultura empresarial: tight-loose. La esencia del tight-loose es el deseo de combinar ambos conceptos para extraer los máximos beneficios minimizando los riesgos. La selección y formación del personal se basa en el principio de que quienes resuelven problemas son más importantes que quienes los hacen. Sin embargo, los objetivos empresariales siguen siendo la máxima prioridad y, para alcanzarlos, es necesario que exista tanto un elemento vertical de gestión como un plano de libertad claramente definido para los empleados.

Se fomentan la creatividad y el pensamiento crítico, pero se definen sus ámbitos de aplicación. No hay una supervisión constante, pero sí requisitos claros tanto para las tareas y sus plazos como para la calidad esperada del trabajo realizado. Todos comprenden las funciones de gestión y responsabilidad.

Sin duda, este año ha traído un gran sufrimiento a personas de todo el mundo: cientos de miles de muertos, miles de millones de pérdidas y millones de parados. En tiempos así, todas las empresas buscan un camino de fortaleza.

Resulta que la cultura de gestión tiene un impacto significativo en la velocidad de reacción y en cómo las empresas son capaces de adaptarse a las realidades cambiantes. Creo que ha quedado claro: las empresas que trabajan según el principio de tight-loose resultaron estar lo mejor preparadas posible para la agitación del año en curso. En unos tiempos para los que nadie estaba preparado, la presencia de personas creativas capaces de asumir responsabilidades ayudó con bastante éxito a cambiar el formato y el paradigma del trabajo a distancia por completo, sin perder la calidad del trabajo.

En mi opinión subjetiva, DOOR3 es un gran ejemplo de ello. Fuimos capaces tanto de prepararnos rápidamente para los cambios en el entorno empresarial como de ofrecer a nuestros clientes buenas soluciones a sus problemas. Gracias a ello, seguimos manteniéndonos firmes y miramos al futuro con un optimismo contenido.