UX-Projektmanagement ist ein immer wieder unterschätzter Aspekt bei der Produktentwicklung. Ein starkes UX-Projektmanagement unterstützt die Ziele der Entwicklung neuer Produkte, um Nutzern oder Verbrauchern Waren oder Dienstleistungen anzubieten, die ihren Bedürfnissen entsprechen. Die Kundenerwartungen sind höher als je zuvor, und die Teams können von einem flexiblen, iterativen Ansatz für neue Projekte profitieren, indem sie UX-Projektmanagementstrategien in ihren Prozess einbeziehen.
Was ist UX-Projektmanagement?
UX-Projektmanagement kombiniert traditionelle Projektmanagementtechniken mit UX-Designprinzipien, um sicherzustellen, dass das Endprodukt oder die Dienstleistung den Bedürfnissen und Erwartungen der Nutzer entspricht. Das UX-Projektmanagement umfasst in der Regel die Zusammenarbeit zwischen Designern, Entwicklern und Projektmanagern und die Planung in drei Schlüsselbereichen: Verwaltung des Projektlebenszyklus, Ressourcen und Umfang.
Management des Projektlebenszyklus
Das Management eines Projektlebenszyklus umfasst vier Phasen: Recherche und Planung, Festlegung von Rollen, Zuständigkeiten und Zielen, Entwicklung und Ausführung des Projektplans und Abschluss mit einer abschließenden Überprüfung.
Ein erfolgreiches Projekt muss mit einer Forschungsphase beginnen, um die Bedürfnisse und Vorlieben der Benutzer zu ermitteln. Anhand dieser Informationen lassen sich dann der Umfang, die Ziele und die Zielsetzungen des Projekts festlegen. Anhand dieser Eckdaten lassen sich die für die Durchführung des Projekts erforderlichen Ressourcen ermitteln und ein Zeit- und Kostenplan aufstellen.
Die Informationen aus der Planungsphase helfen dann dabei, die Rollen, Verantwortlichkeiten und Ziele mit den Gesamtzielen des Projekts abzustimmen. Außerdem sollten das Team und alle Beteiligten regelmäßig über alle Fortschritte, Probleme oder Änderungen informiert werden.
Nun, da das Projektteam für den Erfolg gerüstet ist, besteht der nächste Schritt darin, den Plan auszuführen. Während dieser Phase müssen die Fortschritte regelmäßig überwacht werden, um zu bestätigen, dass das Team und das Projekt auf dem richtigen Weg sind und dass alle Probleme sofort angegangen werden können, sobald sie auftreten.
Sobald das Projekt abgeschlossen ist, ist es an der Zeit, es zu beenden. Dazu gehört eine abschließende Überprüfung, um sicherzustellen, dass alle Projektziele erreicht wurden, sowie die Dokumentation der während des Prozesses gewonnenen Erkenntnisse, um zukünftige Projekte zu verbessern.
Verwaltung von Mitarbeitern und Ressourcen
Um die Entwicklung eines erfolgreichen UX-Projektmanagements zu gewährleisten, muss Ihr Team effizient arbeiten. Dies lässt sich durch die Einhaltung klar definierter Rollen und Zuständigkeiten und eines Projektplans mit klaren Annahmen, regelmäßiger Kommunikation und einer positiven und unterstützenden Teamkultur mit ausreichenden Ressourcen erreichen.
Während die Teammitglieder ihre individuellen Aufgaben ausführen, stellt die regelmäßige Kommunikation sicher, dass sie auf dem richtigen Weg bleiben, um die Ziele des Teams zu erreichen. Durch regelmäßige Fortschrittsberichte, Statusberichte und Teambesprechungen, bei denen etwaige Hindernisse oder Bedenken angesprochen werden können, bleibt jeder auf dem Laufenden.
Eine positive Teamkultur fördert die Kommunikation, die Zusammenarbeit, die Kreativität und die Innovation. Studien zeigen, dass Teams, die Wert auf psychologische Sicherheit legen, eine offene Kommunikation fördern und Möglichkeiten bieten, Konflikte anzusprechen und Erfolge zu feiern, letztlich erfolgreicher sind. Wenn Sie Ihrem Team die für den Erfolg notwendigen Ressourcen zur Verfügung stellen, z. B. Werkzeuge, Software und Schulungen, wird es sich unterstützt und geschätzt fühlen.
Umfang verwalten
Der Umfang des UX-Projektmanagements kann eine Herausforderung sein, da sich Anforderungen und Erwartungen ändern können. Deshalb müssen Sie den Projektumfang und die Interessengruppen von Anfang an festlegen und gleichzeitig Prioritäten setzen, den Fortschritt regelmäßig überwachen und einen Prozess zur Umstrukturierung bei Bedarf einrichten.
Die Ziele und Leistungen müssen in der ersten Planungsphase klar festgelegt werden, wobei den Anforderungen der Beteiligten Vorrang eingeräumt werden muss. Auch die Kunden, Benutzer und das Projektteam müssen definiert werden, wobei die Rollen und Zuständigkeiten klar zu definieren sind.
Mit dem Wissen, dass sich der Umfang ändern kann, können Sie die Anforderungen auf der Grundlage ihrer potenziellen Auswirkungen auf das Projekt und des Mehrwerts für den Kunden priorisieren. Die kritischsten Anforderungen sind diejenigen, die zuerst erfüllt werden müssen, damit die Projektziele erreicht werden können, und alle Teammitglieder und Beteiligten müssen sich über diese Prioritäten im Klaren sein.
Sie sollten den Projektfortschritt anhand regelmäßiger Kontrollpunkte und Überprüfungen überwachen, um sicherzustellen, dass die Anforderungen erfüllt werden und eine Ausweitung des Projektumfangs berücksichtigt wird, sobald sie auftritt.
Bevor Änderungen vorgenommen werden, sollten Sie einen Prozess festlegen, der beschreibt, wie diese Änderungen am Projektumfang ermittelt, bewertet und umgesetzt werden. Eventuell ist eine Umstrukturierung erforderlich, und alle Änderungen müssen allen Beteiligten umgehend mitgeteilt werden, wobei die Auswirkungen der Änderungen auf den Zeitplan, das Budget und die Ressourcen des Projekts zu erläutern sind.
Die wichtigsten Aspekte des UX-Projektmanagements
Es gibt viele verschiedene Möglichkeiten, an das UX-Projektmanagement heranzugehen, aber es gibt vier wichtige Aspekte des UX-Projektmanagements, denen besondere Aufmerksamkeit gewidmet werden sollte, darunter Nutzerforschung und -analyse, klare Kommunikation, agiles Projektmanagement sowie Zusammenarbeit und Teamwork.
Führen Sie mithilfe von Interviews, Umfragen und Usability-Tests eine gründliche Nutzerforschung und -analyse durch, um den Design- und Entwicklungsprozess zu unterstützen und ein Endprodukt zu gewährleisten, das den Bedürfnissen und Vorlieben der Endnutzer entspricht.
Diese Forschung sowie alle Rollen, Verantwortlichkeiten und Pläne müssen allen Teammitgliedern und Interessengruppen klar mitgeteilt werden. Offene und effektive Kommunikationskanäle sind ein notwendiger Aspekt eines erfolgreichen UX-Projekts, um alle Beteiligten über Fortschritte, Herausforderungen und Änderungen des Projektumfangs und -plans auf dem Laufenden zu halten.
Da sich der Umfang und der Plan ändern können, müssen Teams und Manager durch agiles Projektmanagement und Design Thinking einen flexiblen Ansatz verfolgen, der es ermöglicht, potenzielle Lösungen zu entwickeln, Prototypen zu erstellen, zu testen und auf der Grundlage von Feedback zu iterieren.
Zusammenarbeit und Teamwork sind für UX-Projekte unerlässlich, da sie in der Regel funktionsübergreifende Teams mit Designern, Entwicklern, Produktmanagern und Stakeholdern umfassen. Die Festlegung klarer Rollen und Verantwortlichkeiten und die Förderung der Teamarbeit werden Ihr UX-Projekt zum Erfolg führen.
Die Methoden des UX-Projektmanagements
Beim UX-Projektmanagement wird hauptsächlich entweder die Wasserfallmethode oder die agile Methode angewandt. Es ist wichtig, beide zu verstehen, um zu entscheiden, welche Methode für die Bedürfnisse Ihres UX-Projekts am besten geeignet ist.
Wasserfall-Methodik
Dieser lineare Ansatz wird häufig in der Softwareentwicklung und in anderen Branchen verwendet und beinhaltet einen schrittweisen Prozess, bei dem ein Team jede Phase abschließt, bevor es zur nächsten übergeht.
Das Team sammelt und dokumentiert zunächst alle Anforderungen für das Projekt, erstellt dann einen detaillierten Entwurf und Plan und implementiert, testet und bringt ihn schließlich in die Produktion ein. Nach der Freigabe sorgt das Team dafür, dass das Produkt in den laufenden Wartungs- und Supportphasen weiterhin wie vorgesehen funktioniert.
Diese Wasserfall-Methode hat einen geradlinigen und strukturierten Ansatz, der für Projekte mit klaren und gut definierten Anforderungen von Vorteil ist. Ihr starrer Charakter lässt jedoch keine Flexibilität oder Iteration zu, was ein Nachteil sein kann, wenn später im Projekt Änderungen erforderlich sind, was zu Verzögerungen und zusätzlichen Kosten führt. In vielen der schnelllebigen Märkte von heute macht diese letzte Eigenschaft das Wasserfallverfahren zu einer schlechten Wahl für Produkte, die sich aufgrund von Benutzeränderungen verändern müssen.
Agile Methodik
Ursprünglich für Softwareentwicklungsprojekte entwickelt und später in andere Prozesse (einschließlich UX-Projektmanagement) implementiert, ist die agile Methodik ein flexibler Ansatz für das Projektmanagement, bei dem Zusammenarbeit und Anpassungsfähigkeit im Vordergrund stehen und der sich darauf konzentriert, dem Kunden in kurzen Iterationen, so genannten Sprints, einen Mehrwert zu liefern.
Das Projektteam beginnt mit der Definition von User Stories oder kurzen Beschreibungen der Ziele und Bedürfnisse der Benutzer, die dann im Laufe des Projekts priorisiert werden. Das Team legt dann fest, was in jedem Sprint geliefert werden kann. Dies sind in der Regel zwei- bis vierwöchige Zeiträume, in denen geplant, ausgeführt und überprüft wird. Darüber hinaus trifft sich das Team täglich, um sicherzustellen, dass alle Mitglieder auf dem gleichen Stand sind und sowohl über Fortschritte als auch über mögliche Probleme informiert sind. Tests und Feedback werden kontinuierlich integriert, was das Team zur Bewertung und Verbesserung des gesamten Prozesses nutzt.
Im Vergleich zur Wasserfallmethodik ermöglicht die agile Methodik eine größere Flexibilität und Anpassung an Änderungen, so dass die Teams dem Kunden effizient und effektiv einen Mehrwert bieten können.
UX-Projektmanagement auf Unternehmensebene
Wenn UX-Projektmanagement in einem großen oder Enterprise-Level-Projekt eingesetzt wird, ist ein detaillierterer Ansatz erforderlich, da der Umfang und die Komplexität des Projekts in der Regel größer sind. Wie bei jedem UX-Projekt müssen Sie eine umfassende Nutzerforschung durchführen, den Projektumfang definieren, Teammitglieder und Stakeholder eindeutig bestimmen und einen Projektplan entwickeln.
Berücksichtigen Sie diese zusätzlichen Schritte:
Legen Sie Messgrößen und wichtige Leistungsindikatoren (KPIs) fest, einschließlich Benutzerengagement, Konversionsraten und Kundenzufriedenheit. Es sollten verschiedene Kontrollpunkte eingerichtet werden, um den Projektumfang zu überprüfen und sicherzustellen, dass das Projekt weiterhin mit den allgemeinen strategischen Zielen übereinstimmt.
Um sicherzustellen, dass das Design auf die Bedürfnisse der Endnutzer abgestimmt ist, sollten Sie Personas entwickeln, die verschiedene Arten von Nutzern und deren Wege darstellen und die Schritte aufzeigen, die sie unternehmen müssen, um ihre Ziele zu erreichen.
Basierend auf den Erkenntnissen aus der Nutzerforschung und den Personas erstellen Sie Wireframes und Prototypen, die die Bedürfnisse der Nutzer widerspiegeln und die dann mit den Endnutzern getestet werden können.
Sobald das Endprodukt entwickelt ist, muss es kontinuierlich überwacht werden. Entwickeln Sie einen Wartungs- und Supportplan für den laufenden Support und beziehen Sie das Feedback der Benutzer ein, um Verbesserungen und Aktualisierungen vorzunehmen, die den Bedürfnissen der Zielgruppe entsprechen.
Durch umfassende Planung, kontinuierlichen Support und einen umfassenden Ansatz, bei dem nutzerzentriertes Design im Vordergrund steht, können Unternehmen sicherstellen, dass ihr UX-Projekt auf Unternehmensebene mit ihren allgemeinen Geschäftszielen übereinstimmt und die Bedürfnisse ihrer Zielgruppe erfüllt.
**Verwandt: **UX Competitive Analysis: A Guide to Outsmarting the Competition
Sieben Tipps für erfolgreiches UX-Projektmanagement
Basierend auf den vorangegangenen Punkten in diesem Artikel finden Sie hier sieben Tipps, die Sie beim Management eines UX-Projekts anwenden sollten.
1. Priorisieren Sie den Benutzer
Führen Sie frühzeitig Nutzerforschung durch, um ein umfassendes Verständnis für die Bedürfnisse und Probleme Ihrer Zielgruppe zu entwickeln. Die Bedürfnisse und Vorlieben der Nutzer sollten während des gesamten Projekts im Vordergrund stehen, um sicherzustellen, dass das Endprodukt ein hervorragendes Nutzererlebnis bietet.
2. Setzen Sie klare Ziele
Die Ziele des Projekts sollten bereits zu Beginn des Prozesses festgelegt werden, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten auf derselben Seite stehen und sich an der allgemeinen Unternehmensstrategie orientieren. Diese Ziele sollten messbar sein, damit sie während des gesamten Projekts nachverfolgt werden können.
3. Effektiv kommunizieren
Alle Beteiligten und Teammitglieder müssen über alle Aktualisierungen und Änderungen auf dem Laufenden gehalten werden, und es müssen klare Kommunikationskanäle eingerichtet werden, damit die Teammitglieder sowohl Erfolge feiern als auch Herausforderungen oder Misserfolge besprechen können.
4. Effektiv zusammenarbeiten
Da an UX-Projekten in der Regel funktionsübergreifende Teams aus Designern, Entwicklern, Produktmanagern und Stakeholdern beteiligt sind, ist die Zusammenarbeit für den Erfolg unerlässlich.
5. Behalten Sie das Budget im Auge
Da sich der Umfang und die Projektanforderungen während der Planung und Entwicklung eines UX-Projekts ändern können, sollten Sie darauf vorbereitet sein, das Budget nach Bedarf anzupassen. Achten Sie darauf, die Kosten unter Kontrolle zu halten, und teilen Sie den Teammitgliedern und Stakeholdern alle Budgetänderungen oder -einschränkungen mit.
6. Organisiert bleiben
Schaffen Sie Projektmanagement-Tools und messbare Berührungspunkte, um den Überblick über alle beweglichen Teile der Planung und Entwicklung eines effektiven UX-Projekts zu behalten. Ermutigen Sie alle Teammitglieder und Stakeholder, die gleichen organisatorischen Tools und Ressourcen zu verwenden.
7. Kontinuierliche Verbesserung
Da UX-Projekte einen fortlaufenden Prozess erfordern, sollten Sie frühzeitig und häufig testen und dann das Feedback der Nutzer kontinuierlich überwachen und auf das Produkt anwenden. Machen Sie sich den iterativen Prozess zu eigen und nutzen Sie die gewonnenen Erkenntnisse, um zukünftige Projekte zu verbessern.
Kommunikation mit Stakeholdern
Bei der Kommunikation mit den Stakeholdern gibt es mehrere Schlüsselinitiativen für ein erfolgreiches UX-Projektmanagement.
Alle Stakeholder müssen von Anfang an identifiziert werden, und ihre Beiträge müssen je nach ihrem Einfluss und Interesse priorisiert werden. Anhand dieser Informationen sowie der Planung, der Durchführung von Nutzerforschung und der Festlegung der Rollen und Zuständigkeiten der Teammitglieder müssen den Stakeholdern die Projektziele, der Umfang und der Zeitplan klar mitgeteilt werden, damit sie verstehen, was wann geliefert wird.
Jede Gruppe von Interessenvertretern hat spezifische Bedürfnisse und unterschiedliche technische Kenntnisse, daher muss die Kommunikation auf sie zugeschnitten sein und eine für sie geeignete Sprache und Terminologie verwenden. Geben Sie bei Bedarf zusätzliche Informationen oder Klarstellungen.
Stakeholder wollen Teil des Projektprozesses sein. Ermutigen Sie sie zu Feedback und hören Sie sich ihre Beiträge an, wenn Sie Entscheidungen treffen. Seien Sie bei regelmäßigen Besprechungen und Statusberichten stets transparent, was den Fortschritt, die Herausforderungen und die Risiken Ihres Projekts angeht. Wenn Sie Herausforderungen und Probleme offen und ehrlich ansprechen, können die Beteiligten gemeinsam mit Ihnen Lösungen entwickeln.
UX-Projektmanagement-Tools für UX-Manager
Projektmanagement-Tools sorgen dafür, dass alle am Prozess Beteiligten auf der gleichen Seite stehen. Berücksichtigen Sie bei der Auswahl eines Tools die Bedürfnisse Ihres Teams, Ihr Budget und die bevorzugten Funktionen. Hier sind einige der beliebtesten Programme:
Asana: Als benutzerfreundliche, visuelle Plattform, die speziell für Teams entwickelt wurde, eignet sich Asana hervorragend für die Organisation, die nahtlose Verfolgung von Aufgaben und die Vereinfachung der Teamarbeit. Einer seiner Vorteile ist, dass es leicht mit anderen Tools und Programmen kombiniert werden kann.
Trello: Trello ist ein einfaches und anpassbares visuelles Listenerstellungstool, das Tafeln und Karten verwendet, um Listen zu erstellen und Projekte zu organisieren. Wie Asana lässt es sich gut mit vielen anderen Tools kombinieren.
Jira: Für Projekte, bei denen die Fehlerverfolgung priorisiert werden muss, ist Jira ein Programm, das in der Softwareentwicklung häufig zur Verfolgung von Problemen und zur Förderung der Teamarbeit eingesetzt wird.
Basecamp: Ursprünglich ein Webdesign-Unternehmen, hat Basecamp seinen Schwerpunkt verlagert, um Teams zu helfen, die ihre Projekte, Dateien und Kommunikation effizient verwalten müssen. Wie Asana und Trello arbeitet auch Basecamp gut mit anderen Tools zusammen.
Monday.com: Monday.com ist ideal für alle, die auf visuelle, flexible Programme Wert legen. Die Cloud-basierte Plattform ermutigt Benutzer, ihren eigenen anpassbaren Workflow für die Verwaltung von Projekten, Aufgaben und Teams zu erstellen.
Microsoft Project: Microsoft Project wird häufig in Unternehmensprojekten eingesetzt und ist eine umfassende Software zur Verwaltung von Aufgaben, Zeitplänen und Budgets.
Smartsheet: Smartsheet ist eine Cloud-basierte Projektmanagement-Software, die Teams bei der Organisation von Aufgaben, Projekten und Arbeitsabläufen unterstützt und eine tabellarische Oberfläche verwendet.
UX-Projektmanagement ist für jede Organisation
Auch wenn sich die Technologien rasant weiterentwickeln und die Nutzererwartungen so hoch sind wie nie zuvor, brauchen Organisationen keine komplette Überarbeitung, um mit diesen sich ständig weiterentwickelnden Zeiten Schritt zu halten. Durch die Anwendung der in diesem Artikel vorgestellten UX-Projektmanagement-Tools sind Unternehmen in der Lage, flexibel und aufgeschlossen gegenüber neuen Ansätzen, Feedback und Zusammenarbeit zu bleiben, so dass sie Produkte und Dienstleistungen entwickeln können, die den Bedürfnissen der Endnutzer kontinuierlich entsprechen.
Wir von DOOR3 haben schon unzählige Unternehmen beim UX-Projektmanagement unterstützt. Haben Sie eine Frage zu einem Projekt, bei dem Sie Hilfe benötigen? Kontaktieren Sie uns hier.
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