La gestión de proyectos de UX es una consideración constantemente infravalorada en el desarrollo de productos. Una sólida gestión de proyectos de UX contribuye a los objetivos del desarrollo de nuevos productos para proporcionar a los usuarios o consumidores bienes o servicios que satisfagan sus necesidades. Las expectativas de los clientes son más altas que nunca, y los equipos pueden beneficiarse de un enfoque flexible e iterativo de los nuevos proyectos empleando estrategias de gestión de proyectos de UX en su proceso.
¿Qué es la gestión de proyectos UX?
La gestión de proyectos de UX combina técnicas tradicionales de gestión de proyectos y principios de diseño de UX para garantizar que un producto o servicio final satisface las necesidades y expectativas de sus usuarios. La gestión de proyectos de UX suele implicar la colaboración entre diseñadores, desarrolladores y gestores de proyectos, planificando a lo largo de tres áreas clave: gestión del ciclo de vida del proyecto, dotación de recursos y alcance.
Gestión del ciclo de vida del proyecto
La gestión del ciclo de vida de un proyecto incluye cuatro etapas: investigación y planificación; definición de funciones, responsabilidades y objetivos; desarrollo y ejecución del plan del proyecto; y cierre con una revisión final.
Un proyecto de éxito debe comenzar con una fase de investigación para identificar las necesidades y preferencias de la base de usuarios. Esta información puede utilizarse después para definir el alcance, las metas y los objetivos del proyecto. Estos puntos de referencia clave ayudan a identificar los recursos necesarios para completar el proyecto, así como a esbozar un calendario y un presupuesto del proyecto.
La información de la fase de planificación ayuda a alinear las funciones, responsabilidades y objetivos con las metas generales del proyecto. Además, el equipo y todas las partes interesadas deben ser informados periódicamente de todos los avances, problemas o cambios.
Ahora que el equipo del proyecto está preparado para el éxito, el siguiente paso es ejecutar el plan. A lo largo de esta fase, debe supervisarse periódicamente el progreso para confirmar que el equipo y el proyecto van por buen camino y que cualquier problema puede resolverse en cuanto surja.
Una vez finalizado el proyecto, es hora de cerrarlo. Esto implica llevar a cabo una revisión final para garantizar que se han cumplido todos los objetivos del proyecto, así como documentar las lecciones aprendidas durante el proceso para ayudar a mejorar futuros proyectos.
Gestión de personas y recursos
Para garantizar el éxito de la gestión de proyectos de UX, su equipo debe funcionar con eficacia. Esto puede lograrse mediante la adhesión a funciones y responsabilidades bien definidas y a un plan de proyecto con supuestos claros, una comunicación regular y una cultura de equipo positiva y de apoyo con amplios recursos.
A medida que los miembros del equipo ejecutan sus tareas individuales, la comunicación periódica garantiza que sigan por el buen camino para alcanzar los objetivos del equipo. Todo el mundo se mantiene informado mediante actualizaciones periódicas de los progresos, informes de situación y reuniones de equipo en las que se puede abordar cualquier obstáculo o preocupación.
Una cultura de equipo positiva fomenta la comunicación y promueve la colaboración, la creatividad y la innovación. Los estudios demuestran que los equipos que dan prioridad a la seguridad psicológica, fomentan la comunicación abierta y ofrecen vías para abordar los conflictos y celebrar las victorias son, en última instancia, más exitosos. Además, proporcionar a su equipo los recursos necesarios para el éxito, incluidas herramientas, software y formación, les ayudará a sentirse apoyados y valorados.
Gestión del alcance
El alcance de la gestión de proyectos de UX puede suponer un reto, ya que los requisitos y las expectativas pueden cambiar. Por eso debe definir el alcance del proyecto y las partes interesadas desde el principio, al tiempo que establece prioridades, supervisa periódicamente los progresos y establece un proceso para reestructurar cuando sea necesario.
Las metas, los objetivos y los resultados deben establecerse claramente en la fase inicial de planificación, dando prioridad a los requisitos de las partes interesadas. También deben definirse los clientes, los usuarios y el equipo del proyecto, con un claro entendimiento de las funciones y responsabilidades.
Sabiendo que el alcance puede cambiar, se puede dar prioridad a los requisitos en función de su impacto potencial en el proyecto y del valor añadido para el cliente. Los requisitos más importantes son los que deben abordarse en primer lugar para alcanzar los objetivos del proyecto, y todos los miembros del equipo y las partes interesadas deben tener claras esas prioridades.
Debe utilizar puntos de control y revisiones periódicas para supervisar el progreso del proyecto con regularidad, de modo que se cumplan los requisitos y se aborde cualquier ampliación del alcance a medida que surja.
Antes de realizar cualquier cambio, establezca un proceso que describa cómo se identificarán, evaluarán y aplicarán los cambios en el alcance del proyecto. Puede ser necesaria una reestructuración, y cualquier cambio debe comunicarse a todas las partes interesadas sin demora, con una explicación del impacto de los cambios en el calendario, el presupuesto y los recursos del proyecto.
Los aspectos más importantes de la gestión de proyectos UX
Hay muchas formas diferentes de enfocar la gestión de proyectos de UX, pero hay cuatro aspectos importantes a los que se debe prestar especial atención, como investigación y análisis de usuarios, comunicación clara, gestión ágil de proyectos, y colaboración y trabajo en equipo.
Mediante entrevistas, encuestas y pruebas de usabilidad, hay que llevar a cabo una investigación y un análisis exhaustivos de los usuarios que sirvan de base al proceso de diseño y desarrollo y garanticen un producto final que satisfaga las necesidades y preferencias de los usuarios finales.
Esta investigación, junto con todas las funciones, responsabilidades y planes, debe comunicarse claramente a todos los miembros del equipo y las partes interesadas. Los canales de comunicación abiertos y eficaces son un aspecto necesario de un proyecto UX de éxito, ya que mantienen a todo el mundo informado de los progresos, los retos y los cambios en el alcance y el plan del proyecto.
Dado que el alcance y el plan pueden cambiar, los equipos y los gestores deben adoptar un enfoque flexible mediante una gestión ágil del proyecto y el pensamiento de diseño, que permita idear posibles soluciones, crear prototipos, probar e iterar en función de los comentarios.
La colaboración y el trabajo en equipo son esenciales para los proyectos de UX, ya que suelen implicar a equipos multifuncionales con diseñadores, desarrolladores, gestores de productos y partes interesadas. Establecer funciones y responsabilidades claras y fomentar el trabajo en equipo contribuirá al éxito del proyecto de UX.
Las metodologías de gestión de proyectos UX
La gestión de proyectos de UX emplea principalmente metodologías en cascada o ágiles (https://www.door3.com/blog/agile-ux). Es importante entender ambas para elegir el método que mejor se adapte a las necesidades de tu proyecto UX.
Metodología en cascada
Comúnmente utilizada en el desarrollo de software y otras industrias, su enfoque lineal implica un proceso paso a paso en el que un equipo completa cada fase antes de pasar a la siguiente.
Al principio, el equipo reúne y documenta todos los requisitos del proyecto, después elabora un diseño y un plan detallados y, por último, lo implementa, lo prueba y lo despliega en producción. Tras el lanzamiento, el equipo se asegura de que el producto siga funcionando según lo previsto a través de las fases de mantenimiento y soporte.
Esta metodología en cascada tiene un enfoque directo y estructurado, beneficioso para proyectos con requisitos claros y bien definidos. Sin embargo, su naturaleza rígida no permite flexibilidad ni iteración, lo que puede ser una desventaja si se necesitan cambios más adelante en el proyecto, con los consiguientes retrasos y costes adicionales. En muchos de los vertiginosos mercados actuales, esta última característica hace de la cascada una mala elección para productos que necesitan cambiar en función de las morrencias de los usuarios.
Metodología ágil
Desarrollada originalmente para proyectos de desarrollo de software y aplicada posteriormente a otros procesos (incluida la gestión de proyectos de UX), la metodología ágil es un enfoque flexible de la gestión de proyectos que prioriza la colaboración y la adaptabilidad, centrándose en ofrecer valor al cliente en iteraciones cortas, denominadas sprints.
El equipo del proyecto empieza definiendo historias de usuario, o descripciones breves de los objetivos y necesidades de los usuarios, que luego se priorizan a lo largo del proyecto. A continuación, el equipo determina lo que puede entregarse durante cada sprint, que suelen ser periodos de dos a cuatro semanas en los que se planifica, ejecuta y revisa. Además, el equipo se reúne a diario para asegurarse de que todos los miembros están en sintonía y son conscientes tanto de los avances como de los posibles problemas. Las pruebas y los comentarios se integran continuamente, y el equipo los utiliza para evaluar y mejorar todo el proceso.
En comparación con la metodología en cascada, la metodología ágil permite una mayor flexibilidad y adaptación a cualquier cambio, lo que permite a los equipos ofrecer valor al cliente de forma eficiente y eficaz.
Gestión de proyectos UX a nivel empresarial
Cuando la gestión de proyectos de UX se emplea en el espacio de los grandes proyectos o proyectos a nivel de empresa se requiere un enfoque más detallado, porque el alcance y la complejidad del proyecto suelen ser mayores. Como en cualquier proyecto de UX, hay que llevar a cabo una investigación exhaustiva de los usuarios, definir el alcance del proyecto, identificar claramente a los miembros del equipo y a las partes interesadas, y desarrollar un plan de proyecto.
Considere estos pasos adicionales:
Establecer métricas e indicadores clave de rendimiento (KPI), como la participación del usuario, las tasas de conversión y la satisfacción del cliente. Deben establecerse varios puntos de contacto para comprobar el alcance del proyecto, asegurándose de que sigue alineado con las metas y objetivos estratégicos generales.
Para garantizar que el diseño se ajusta a las necesidades de los usuarios finales, hay que desarrollar personajes que representen a los distintos tipos de usuarios y sus recorridos, trazando los pasos que deben dar para alcanzar sus objetivos.
A partir de la información obtenida de la investigación de usuarios y de los personajes, se crean wireframes y prototipos que reflejen sus necesidades, que luego pueden probarse con los usuarios finales.
Una vez desarrollado el producto final, hay que supervisarlo continuamente. Desarrolle un plan de mantenimiento y asistencia técnica continua, e incorpore los comentarios de los usuarios para introducir las mejoras y actualizaciones necesarias para satisfacer las necesidades del público destinatario.
Mediante una planificación exhaustiva, un soporte continuo y la adopción de un enfoque integral que priorice el diseño centrado en el usuario, las organizaciones pueden garantizar que su proyecto de UX a nivel empresarial se alinee con sus objetivos empresariales generales y satisfaga las necesidades de su público objetivo.
**Relacionados: **UX Competitive Analysis: A Guide to Outsmarting the Competition](https://www.door3.com/blog/ux-competitive-analysis-a-guide-to-outsmarting-the-competition)
Siete consejos para gestionar con éxito un proyecto de UX
Basándonos en todos los puntos anteriores de este artículo, he aquí siete consejos para utilizar a la hora de gestionar un proyecto de UX.
1. Priorizar al usuario
Aplique la investigación de usuarios desde el principio para desarrollar una comprensión exhaustiva de las necesidades y los puntos de dolor de su público objetivo. Las necesidades y preferencias del usuario deben seguir siendo una prioridad a lo largo de todo el proyecto para garantizar que el producto final ofrezca una gran experiencia de usuario.
2. Establecer objetivos claros
Los objetivos del proyecto deben fijarse en una fase temprana del proceso, para garantizar que todo el mundo esté de acuerdo y alineado con la estrategia empresarial general. Estos objetivos deben ser mensurables para poder realizar un seguimiento a lo largo del proyecto.
3. Comunicar con eficacia
Todas las partes interesadas y los miembros del equipo deben estar al corriente de cualquier actualización o cambio, y deben establecerse canales de comunicación claros para que los miembros del equipo celebren los éxitos y discutan los retos o fracasos.
4. ### 4. Colaborar eficazmente
Dado que los proyectos de UX suelen implicar a equipos multifuncionales de diseñadores, desarrolladores, gestores de productos y partes interesadas, la colaboración es esencial para el éxito.
5. No pierdas de vista el presupuesto
Dado que el alcance y las necesidades del proyecto pueden cambiar a lo largo del proceso de planificación y desarrollo de un proyecto de UX, prepárese para ajustar el presupuesto según sea necesario. Trabaje para mantener los costes bajo control y siga comunicando cualquier cambio o limitación presupuestaria a los miembros del equipo y a las partes interesadas.
6. Manténgase organizado
Cree herramientas de gestión de proyectos y puntos de contacto medibles para realizar un seguimiento de todas las partes móviles de la planificación y el desarrollo de un proyecto UX eficaz. Anima a todos los miembros del equipo y a las partes interesadas a utilizar las mismas herramientas y recursos organizativos.
7. Mejorar continuamente
Dado que los proyectos de UX requieren un proceso continuo, realice pruebas desde el principio y con frecuencia, y después supervise y aplique continuamente los comentarios de los usuarios al producto. Adopte el proceso iterativo y utilice los conocimientos adquiridos para mejorar futuros proyectos.
Comunicación con las partes interesadas
A la hora de comunicarse con las partes interesadas, hay varias iniciativas clave para gestionar con éxito un proyecto de UX.
Hay que identificar a todas las partes interesadas desde el principio y priorizar sus aportaciones en función de su nivel de influencia e interés. Utilizando esta información, junto con la planificación, la realización de estudios de usuarios y la definición de las funciones y responsabilidades de los miembros del equipo, hay que comunicar claramente los objetivos, el alcance y los plazos del proyecto a las partes interesadas para que entiendan qué se va a entregar y cuándo.
Cada grupo de interesados tiene necesidades específicas y distintos niveles de conocimientos técnicos, por lo que la comunicación debe adaptarse utilizando un lenguaje y una terminología apropiados para ellos. Proporcione información adicional o aclaraciones cuando sea necesario.
Las partes interesadas quieren participar en el proceso del proyecto. Fomente sus comentarios y escuche sus aportaciones a la hora de tomar decisiones. Mediante reuniones periódicas e informes de situación, sea siempre transparente sobre los avances, retos y riesgos del proyecto. Cuando eres abierto y sincero sobre los retos y problemas que surgen, las partes interesadas pueden trabajar contigo para desarrollar soluciones.
Herramientas de gestión de proyectos de UX para gestores de UX
Las herramientas de gestión de proyectos mantienen a todos los implicados en el proceso en la misma página. A la hora de elegir una herramienta, hay que tener en cuenta las necesidades del equipo, el presupuesto y las funciones preferidas. Estos son algunos de los programas más populares:
Asana: Una plataforma visual y fácil de usar diseñada específicamente con los equipos en mente, Asana es ideal para la organización, el seguimiento perfecto de las asignaciones y la simplificación del trabajo en equipo. Una de sus ventajas es que se puede combinar fácilmente con otras herramientas y programas.
Trello: Simple y personalizable, Trello es una herramienta visual para hacer listas que utiliza tableros y tarjetas para hacer listas y organizar proyectos. Al igual que Asana, se puede combinar bien con muchas otras herramientas.
Jira: Para proyectos que necesitan priorizar el seguimiento de errores, Jira es un programa que se utiliza comúnmente en el desarrollo de software para el seguimiento de problemas y fomentar el trabajo en equipo.
Basecamp: Originalmente una empresa de diseño web, Basecamp cambió su enfoque para ayudar a los equipos que necesitan gestionar eficientemente sus proyectos, archivos y comunicación. Al igual que Asana y Trello, Basecamp funciona bien con otras herramientas.
Monday.com: Monday.com es genial para quienes priorizan los programas flexibles basados en lo visual. Su plataforma basada en la nube anima a los usuarios a crear su propio flujo de trabajo personalizable para gestionar proyectos, tareas y equipos.
Microsoft Project: Comúnmente utilizado en proyectos de nivel empresarial, Microsoft Project es un software integral concebido para servir a los usuarios en la gestión de tareas, calendarios y presupuestos.
Smartsheet: Utilizando una interfaz tabular, Smartsheet es un software de gestión de proyectos basado en la nube para ayudar a los equipos a organizar tareas, proyectos y flujos de trabajo.
La gestión de proyectos UX es para todas las organizaciones
Incluso con el rápido ritmo de evolución de las tecnologías y las expectativas de los usuarios en el punto más alto que han estado nunca, las organizaciones no necesitan una revisión completa para mantenerse al día con estos tiempos en constante evolución. Al aplicar las herramientas de gestión de proyectos de UX incluidas en este artículo, las organizaciones tienen la capacidad de permanecer flexibles y abiertas a nuevos enfoques, comentarios y colaboración, de modo que las empresas puedan desarrollar productos y servicios que satisfagan continuamente las necesidades de los usuarios finales.
En DOOR3 hemos ayudado a innumerables empresas con la gestión de proyectos de UX. ¿Tiene alguna pregunta sobre un proyecto en el que necesita ayuda? Póngase en contacto con nosotros aquí.
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